G Suite pour les associations : comment ne pas refaire plusieurs fois les mêmes tâches ? Partie 2

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Il y a maintenant trois ans, j’ai fait la découverte d’un module complémentaire à Google formulaire qui m’a fait faire un saut quantique dans la gestion de mon temps ! Après une demi-journée de découverte et de mise en place de cet outil, j’ai tout simplement gagné trois semaines dans mon année ! oui trois semaines : vous avez bien lu ! Je savais la Google Suite percutante et puissante, mais à ce moment là j’ai réellement commencé à intégrer le titre de cet article comme mode de pensée. Comment utiliser l’outil pour me simplifier la vie et au final me consacrer au plus  important ?


Dans le cadre de mes activités je suis amené annuellement à gérer les inscriptions de candidats à des formations que j’organise : au même titre qu’une association doit gérer les inscriptions de ses adhérents.

Tous les ans, je retrouvais mon fichier d’inscriptions pour le mettre à jour puis le transformer en PDF afin de le mettre en ligne sur mon site ou de l’envoyer tout simplement par mail. Puis, au compte-gouttes, je récupérais les documents en format papier, voir en mail scanné quand j’avais de la chance. Il me restait alors à scanner ce qui ne l’était pas, ranger le doc scanné et celui d’origine, puis saisir les informations, une fiche d’inscription après l’autre, dans une table de donnée que je dupliquais et renommais chaque année.

Un process qui bout à bout, me prenait environ trois semaines voir parfois un peu moins. Une longue série d’actions répétitives et passionnantes qui me faisait vivre des émotions intenses ! Vous voyez peut être ce que je veux dire…

A ce moment j’utilisais régulièrement l’application Google Formulaire et c’est la découverte d’un module complémentaire qui m’a fait passer dans un autre monde : celui des gens efficaces mais paresseux !

NB : Si vous ne connaissez pas les modules complémentaires : se sont des applications que l’on trouve sur le Marketplace de Google dans Google Slides / Sheets / Docs et Forms et qui vous permettent de trouver des fonctionnalités qui n’y sont pas natives. 

Module Complémentaire Form Publisher

Le module complémentaire Form Publisher va tout simplement vous permettre de gérer au sein de votre association des inscriptions à un stage, des activités ou encore vos adhésions annuelles, le tout en faisant le job à votre place.

  • Vous construisez un formulaire avec des questions qui correspondent aux champs attendus dans votre fiche d’inscription. 
  • Vous réalisez votre fiche d’inscription sur la base d’un Google Document ou d’un Google Slides et vous y glissez des champs de fusion correspondants aux questions de votre formulaire : le module complémentaire vous propose d’ailleurs un modèle que vous pouvez modifier. 
  • Vous décidez du nom du fichier qui sera généré après remplissage du formulaire ainsi que du dossier dans lequel vous voulez le ranger dans votre Drive.
  • Vous rédigez un mail d’accusé de réception qui sera renvoyé à la personne qui a rempli le formulaire et vous pouvez même vous mettre en copie !
  • Vous récupérez les réponses de votre formulaire dans un tableur ce qui vous permet de les exploiter.

Ensuite, une fois que vous avez fait tout ça, vous faites autre chose ! Du roller, du surf  🤟 de la méditation, ou tout simplement quelque chose de plus important : 😉 votre vrai travail ! Depuis trois ans, il m’a fallu 30 minutes pour mettre à jour mes fiches d’inscriptions et créer des nouveaux dossiers de rangement : c’est tout !

Cette expérience a été clairement pour moi une étape clé dans ma compréhension de l’outil G Suite. Au final, ce n’est pas fondamentalement cette application qu’il faut retenir, même si elle est vraiment top ! mais plutôt l’effet indirect qu’elle m’a apporté : obtenir du temps et le consacrer à quelque chose d’important.

Peu importe votre niveau de maîtrise de l’outil. Pour conclure cet article, je vous invite à vous poser ces questions le plus souvent possible :

Que puis-je mobiliser dans mes outils G Suite pour me libérer de tâches répétitives ?

Comment organiser mon ou mes fichiers pour y arriver ?

Comment mettre en oeuvre la collaboration pour me rendre service et permettre à chacun de mes collègues d’aller en ce sens ?


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Coach G Suite . Je suis convaincu que l'usage de compte google en entreprise ou en association est un formidable moyen pour augmenter la productivité de chacun de ses membres tout en leur permettant de développer des modes de collaboration plus efficaces et responsables. C'est ce message positif que je cherche à transmettre lors des formations que j'anime avec passion.

2 Commentaires

  1. Bonjour Gregory,

    intéressé par l’outil j’ai lu les avis sur la marketplace et j’ai été un peu refroidi.
    Il semble qu’il y ait quelques soucis avec le login Google et sa certification.
    Je me trompe ?
    Tu as une version premium ?

    • Bonjour Fred

      C’est vrai que les derniers avis son un peu piquant ! pour ma part , je l’utilise avec un petit volume mensuel donc en version gratuite .
      A ce jour l’apps est toujours présente sur le Gsuite Marketplace et peut être installée sur un domaine.
      Une solution alternative serait d’utiliser le module Autocrat présent sur Gsheets , il permet de faire des envois en publipostage et peut se déclencher lorsqu’une nouvelle ligne apparait dans un tableur .

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