Retour sur expérience des outils Google : Vincent, lanceur de G Suite dans son établissement !

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Vincent, secrétaire de direction d’un établissement scolaire belge répond à nos questions sur la mise en place des outils Google. Merci d’avoir pris le temps de partager ton expérience !


Bonjour, peux-tu te présenter ?

« Bonjour, je m’appelle Vincent W. J’ai 45 ans. Je qualifierais mon parcours professionnel d’assez atypique, ce qui correspond assez bien à ma personnalité je pense. Après des études secondaires classiques au Collège de Soignies, je me suis dirigé vers l’enseignement artistique à Bruxelles en vue de décrocher un diplôme d’architecte d’intérieur. Après mes quatre années d’études et un concours de circonstances, me voilà de retour dans mon école pour un remplacement “de courte durée” au secrétariat. Depuis lors, je n’ai plus quitté mon école !

Quelques années plus tard, j’ai souhaité m’investir davantage dans l’informatique. J’ai suivi une solide formation en gestion et administration réseau qui m’a ouvert les portes de la gestion du parc informatique des services administratifs. De fil en aiguille, j’en suis arrivé à la gestion des services email et puis le web.

L’informatique – et le codage en particulier – est une passion née très jeune, dans les années 80, grâce à un papa passionné par l’informatique. Les compétences que j’ai acquises pendant ces 20 dernières années m’ont  permises de développer des applications pour mon école. Actuellement mon emploi reste centrée sur l’administratif mais l’informatique grignote d’années en années mon temps de travail.

Quelle est ta place dans l’établissement scolaire ?

Je suis secrétaire de direction, un poste à géométrie variable selon les écoles. Dans l’équipe où je travaille, nos responsabilités sont liées à la gestion des carrières des enseignants. A ceci s’est ajouté pour moi celle de la gestion de l’informatique pour nos services administratifs. Cela passe par la gestion du parc informatique, la gestion du site web de l’école, celle des comptes G Suite des profs et des élèves et le développement d’une plateforme administrative propre à notre établissement scolaire. Pour accomplir ces missions, j’ai l’immense chance d’avoir la confiance de mes directions et le soutien de l’équipe administrative.

Comment es-tu devenu passionné par Google ?

En 2008, notre école fait face à un gros souci en matière de communication par email. On a sans doute du mal à l’imaginer aujourd’hui, mais à l’époque le traitement des spams était payant et nos quotas explosaient de mois en mois. Pour cette raison, nos serveurs mails étaient très régulièrement bloqués. La décision est prise de partir à la recherche d’un autre fournisseur de services et c’est assez naturellement que je découvre et propose « Google Apps for Education ». La décision est prise très rapidement par notre Conseil d’administration et les comptes email du personnel migrent vers Google. Les étapes suivantes vont se succéder assez rapidement grâce à l’enthousiasme pour cette solution innovante : développement du Cloud, déploiement des comptes G Suite pour nos 2 600 élèves et plus récemment celui de Classroom. Un gros investissement qui a nécessité pas mal d’heures de travail mais que personne ne regrette aujourd’hui, tout particulièrement dans le contexte de ces derniers mois.
 

Aujourd’hui tu utilises ou tu as mis en place G Suite dans ton établissement, peux-tu nous en parler ?

Historiquement, la première application déployée était Gmail. Le passage d’un client installé sur les PC à un « webmail » a été assez bien accueilli mais il a progressivement bouleversé nos habitudes de travail grâce à l’utilisation de G Suite.
Google Docs et Google Sheets sont par contre encore un peu trop boudés à mon goût. A nous de promouvoir ces applications et particulièrement l’aspect collaboratif de ces outils.

L’application qui a le vent en poupe actuellement est bien entendu Classroom. Nous avions débuté le déploiement il y a un peu plus de trois ans dans les classes du premier degré, c’est-à-dire chez les 12-14 ans. Quelques classes pilotes avec des enseignants motivés ont bénéficié d’un encadrement spécifique, avec l’installation de PC en classe, la mise en place d’un journal de classe en ligne, etc. Actuellement, chaque classe du premier degré dispose de son flux Classroom, ce qui nous a permis d’ailleurs de diffuser très facilement les documents administratifs à destination des parents durant le confinement. 

Deux enseignants disposent d’une partie de leur horaire de cours (coordination) pour gérer les comptes des élèves de ce degré (qui représentent environ un tiers de nos élèves). Dans une optique de continuité, nous avons impliqué les enseignants du deuxième degré et du troisième degré. Des initiations pour nos enseignants ont été proposées durant les journées pédagogiques de ces deux dernières années. Cette stratégie s’est montrée payante puisque durant le confinement nous avons constaté un réel intérêt pour Classroom.

Meet vient compléter Classroom et nous sommes ravis de constater que Google a pris la mesure de ce que peut apporter cet aspect de l’enseignement à distance en améliorant le service.

Enfin, nous avons voulu tirer parti de l’authentification oAuth pour gérer les accès à la plateforme administrative développée en interne : fiches élèves pour les équipes éducatives, vade mecum pour les enseignants, documents dynamiques (attestations, certificats…), diffusion des résultats ou encore application de réservation de rendez-vous pour les réunions de parents. La gestion des utilisateurs en est grandement facilitée. Le RGPD nous a conforté dans cette solution. C’est une solution que je recommande à toute personne qui souhaite gérer facilement les accès utilisateurs à une plateforme ou un site pour son école. 

Dans quel secteur as-tu mis en place des outils, sur quelles disciplines ?

N’étant pas enseignant, sur ce point je ne peux pas répondre complètement à cette question.
Néanmoins, le déploiement des outils G Suite a largement été réalisé avec quelques formations lors des journées pédagogiques ou formations flash :

  • pour nos enseignants : Google Drive, Classroom et Meet
  • pour nos élèves : Classroom
  • pour nos équipes de directions et équipes administratives : Google Drive (drives d’équipe).

Seul ou en équipe ?

J’ai démarré seul en 2008. Grâce à l’enthousiasme des directions et à l’implication des « personnes ressources », c’est désormais une petite équipe de trois à sept personnes (selon leurs rôles) qui gère les comptes et le déploiement des applications G Suite.

Quelle réaction/adhésion des parents ? des élèves ?

Les réactions sont vraiment très positives globalement. Au scepticisme de certains (notamment vis à vis de Google) a succédé un réel enthousiasme pour ces outils. Le début du confinement a cependant nécessité un effort soutenu de l’équipe technique pour (ré)activer les comptes dormants et réaliser quelques tutoriels à destination des enseignants ou des élèves et de leurs parents. On peut dire que ce virus a donné un fameux coup de boost à l’enseignement en ligne.

Quelle est la réaction de l’équipe éducative ?

Certains enseignants ont très rapidement compris que G Suite serait un excellent moyen d’apporter un « plus » aux cours dispensés en classe. Les enseignants de langues moderne en particulier sont les plus proactifs !

As-tu assuré une formation sur l’utilisation de ces outils ? Auprès des élèves, collègues, parents ?

Non, cette tâche a été confiée à des enseignants. En début de confinement, je me suis chargé de créer quelques rapides tutos sous forme de capsules vidéo.

Quels sont tes projets à venir pour ce projet ?

Je souhaite me former pour apprendre à utiliser les API Google pour pouvoir faire évoluer la plateforme administrative de l’école. Intégration du Drive notamment ou encore de Classroom.

Et pourquoi pas à terme la proposer à d’autres établissements qui ont choisi eux aussi G Suite.

Comment s’est passé le confinement avec les outils G Suite ?

Alors on peut dire que la plus grosse surprise est venue de nos « PDG » (nos Profs De Gym 😉 ) qui ont réalisé quotidiennement des capsules vidéo via Youtube à destination de leurs élèves. Un pari audacieux grâce à leur dynamisme : maintenir la forme et rythmer nos journées ! Nous n’avons pas encore eu l’occasion de tester le streaming en direct des séquences de sport… ce sera peut-être pour plus tard.

Un point à souligner, nous avons dû (re)penser notre organisation dans la mise en place des cours à distance. Ils sont devenus par la force des choses le moyen principal d’assurer les cours. Il faut bien avouer qu’en tout début de confinement, tout le monde a voulu faire de son mieux. Proposer un apprentissage à distance ne s’improvise pas. Des flux titularisés (un flux par classe) ont été mis en place pour apporter de la cohérence dans les cours, assurer le suivi des élèves et rassurer leurs parents dans les intentions pédagogiques de l’école.

L’enjeu pour la rentrée de septembre sera sans aucun doute d’améliorer encore l’encadrement des élèves au travers des applications G Suite.

Quel a été le changement par rapport à la pédagogie à la façon d’animer un cours ? (classe inversée, utilisation de Classroom ?)

Avec les contraintes liées au confinement, de gros changements ont bien entendu été nécessaires.

Classroom est devenu le principal fil de communication entre les élèves et les enseignants. Au-delà de ces adaptations, nous nous sommes réellement approprié l’application pour apprendre à mieux communiquer.

Certains enseignants se sont investis dans des cours via Meet, d’autres plus discrètement ont découvert les possibilités offertes par Classroom et se les approprient. Nous sommes convaincus que ces aménagements s’inscriront dans la durée et qu’ils profiteront à l’essor du e-learning.

Le mot de la fin…

Il sera court 😉 J’encourage vraiment les établissements scolaires à rejoindre G Suite, tout d’abord pour l’entraide et le dynamisme de la communauté qui l’anime, les possibilités innovantes offertes et enfin bien sûr pour la gratuité des outils.


Merci Vincent pour ton témoignage !

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