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Gform/Gsheets : Pré-remplir un formulaire Google à partir des données d’un tableau.

Ecrit par Michael Ravier

Remerciements à Jean-Paul Jourdan pour cette astuce.

Les formulaires Google sont un moyen très pratique de récupérer des informations. Mais dans certains cas, il serait encore mieux de pouvoir proposer un formulaire pré-rempli au destinataire (avec, par exemple, son nom, prénom, catégorie, etc). Cela facilite la tâche de la personne qui doit remplir le formulaire, mais aussi celle de la personne qui analyse les résultats. Par exemple il est possible de préciser automatiquement dans le formulaire que telle personne a participé à tel atelier portant tel nom.

Cette astuce permet d’automatiser le pré-remplissage.

Obtenir le lien pré-rempli

Cette étape permet d’obtenir une URL du formulaire comportant une référence à chacun des champs pouvant être complétés.

Une fois le formulaire créé, aller dans Réponses > Obtenir une URL pré-remplie.

Remplissez les champs à pré-remplir avec des termes facilement reconnaissables (par exemple indiquez votre prénom, nom, etc). Attention, seuls les champs texte à saisie libre permettent le pré-remplissage.

A la fin du formulaire, cliquez “obtenir le lien” puis “copier le lien” 

Vous pouvez envoyer directement cette URL à vos destinataire.

Dans ce cas, ils ouvriront le formulaire pré-rempli avec les champs que vous aviez saisi.

Si vous souhaitez personnaliser le contenu de ces champs pré-rempli (remplacer par leurs nom, prénoms….), continuer à lire.

2. Personnaliser l’URL pour pré-remplir les champs

Collez l’URL pré-remplie dans un tableur contenant la liste de vos destinataires.

Votre tableur doit comporter une colonne pour chaque champs à compléter automatiquement (“prénom”, “nom”, etc).

Il s’agit maintenant, à l’aide d’une fonction Google Sheets, de modifier la composition de l’URL pour chaque destinataire (et donc chaque ligne du tableau).

Voici à quoi ressemble une URL pré-remplie :

https://docs.google.com/forms/d/19hNA7A6d5B3tpu2FLND1jYJWZS3Aa85kPuygnCgXosE/viewform?entry.911006710=Michael&entry.57927197=Ravier&entry.1716243431=Worklive

Les portions en gras font référence à un champ du formulaire.

Les portions qui suivent les parties en gras font référence au texte que vous aviez saisi en étape 1.

Il faut donc obtenir une URL qui remplacera automatiquement les champs par ceux de votre tableau.

Pour cela il faut jouer avec les formules permettant de saisir et d’agréger du texte.

Notez bien :

  • =” ” pour citer du texte
  • & pour concaténer du texte.

Formule à utiliser :

= »https://docs.google.com/forms/d/19hNA7A6d5B3tpu2FLND1jYJWZS3Aa85kPuygnCgXosE/viewform?entry.911006710= »&A2

&

« &entry.57927197= »&B2

&

&entry.1716243431=&C2

Mis bout à bout  :

= »https://docs.google.com/forms/d/19hNA7A6d5B3tpu2FLND1jYJWZS3Aa85kPuygnCgXosE/viewform?entry.911006710= »&A2& »&entry.57927197= »&B2&&entry.1716243431=&C2

Dérouler la formule pour l’appliquer à chaque ligne.

Voyez notre exemple ici

Publipostage

Pour envoyer les liens personnalisés aux destinataires, installer et utiliser l’extension Yet Another Mail Merge pour Google Sheets.

Créer le mail modèle et compléter avec les champs souhaités issus du tableau.

Vous pouvez remplacer  l’URL par un texte cliquable pour l’email.  Pour cela, utiliser la fonction “hyperlink”.

=HYPERLINK(cellule avec lien;« texte »)

=HYPERLINK(G3;« Cliquez sur ce lien pour remplir notre formulaire »)

Il ne reste plus qu’à lancer le publipostage pour communiquer le lien individuel pré-rempli !

Retrouvez la communauté dédiée à Google Sheets sur Google+ 

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A propos de l'auteur

Michael Ravier

Michael Ravier, fondateur de la société Worklive.eu, est consultant et formateur en solutions numériques collaboratives pour les entreprises.

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