ALL Google Drive

Pourquoi Team Drive et Drive File Stream rendent le choix Google beaucoup plus évident pour les entreprises

Ecrit par Michael Ravier

Beaucoup de grandes entreprises décident de passer à Google plutôt que Office 365 en ce qui concerne leurs outils e-mails et agenda. Mais pour ce qui est du partage de Document, Drive restait une solution inadaptée, à moins de passer par des solutions complémentaires comme Powertools ou AODocs.

En effet, Drive est fondamentalement conçu comme un outil de stockage personnel permettant de partager des documents de pair à pair.

Dés lors qu’il s’agit de créer une structure partagée avec de nombreux utilisateurs, les risques d’erreurs se multiplient et les contraintes d’organisation s’alourdissent.

La principale cause est la notion de propriété : chaque créateur de document est propriétaire de son oeuvre, ce qui n’empêche pas aux autres éditeurs d’un dossier, d’éjecter les documents des autres en cliquant “supprimer”. Le document est alors orphelin, c’est à dire qu’il n’est pas réellement supprimé, encore moins déplacé dans une corbeille… Il est simplement enlevé du dossier, ce qui le rend difficilement localisable, via le moteur de recherche par exemple. Il suffit également qu’un utilisateur supprime par erreur un dossier pour que tout le contenu dont il n’est pas propriétaire devienne également orphelin, et donc potentiellement perdu.

Dans le cas d’une collaboration avec des utilisateurs de Drive issus de différents domaines, c’est encore pire. Il est impossible de transférer la propriété de documents et dossiers d’un domaine à un autre. Si le domaine Google d’un contributeur à un dossier Drive ferme, les contributeurs des autres domaines perdent l’accès aux documents dont le premier était propriétaire. Et cela même le premier contributeur souhaitait transférer la propriété de ses documents. D’expérience personnelle, cela peut s’avérer très embêtant pour une entreprise qui travaille principalement avec des prestataires extérieurs. Le départ de l’un d’entre eux signifie potentiellement la perte de toute sa contribution dans le répertoire partagé de l’entreprise cliente. Si le contributeur avait créé un tableau de coordination d’équipe pour son client, ce tableau disparaîtra, même s’il est toujours utilisé au quotidien par ce client.

Autre handicape majeur de Drive : son inaccessibilité à partir d’applications logicielles classiques. Il est certe possible d’installer l’outil de synchronisation locale, pour avoir accès aux documents dans un navigateur de fichiers windows classique; Mais cette solution est inenvisageable lorsqu’il s’agit de partager un espace de 1To avec 50 personnes. En effet dans ce cas de figure, chaque poste doit disposer d’un espace de stockage suffisant, et le fait qu’une personne modifie un document (de 1Go par exemple) oblige les 50 postes à recharger cette version. De quoi rapidement saturer le réseau et créer des erreurs de synchronisation, sans parler des risques de contamination de virus et de suppressions accidentelles.

Les annonces de Google cette semaine (début mars 2017) résolvent tous ces problèmes.

Avec Team Drives (les Drive d’équipe), Google propose enfin un espace de partage dans lequel les droits de propriété sont systématiquement attribués à l’espace lui même, assurant la pérennité de l’espace documentaire. Mieux, l’espace est équipé d’une corbeille dédiée. Il devient ainsi impossible de créer par erreur des documents orphelins en cas de suppression. Toute action non souhaitée sera réversible en restaurant les documents présents dans la corbeille.

Encore mieux, Team Drive est partageable à l’extérieur du domaine, y compris avec un compte GMail Classique. Tout document déposé par le collaborateur extérieur devient alors propriété de l’espace (et donc de l’entreprise qui l’héberge). Concrètement, cela signifie qu’il est enfin possible de transférer les droits d’un document entre domaines, chose qui a été réclamée depuis de nombreuses années par les administrateurs système qui gèrent des espaces Drive;

Dernière annonce, et non des moindre : celle de “Drive File Stream”, une application qui rend les espaces Drive et Team Drives accessibles depuis l’explorateur Windows, sans pour autant synchroniser l’ensemble des espaces. Concrètement cela signifie que les programmes d’un ordinateur peuvent avoir accès à des centaines de To de données dans héberger quoi que ce soit en local, de façon transparente, comme ce serait le cas avec n’importe quel serveur de fichier. Pour des utilisateurs d’applications professionnelles comme Photoshop, c’est la possibilité de partager et stocker facilement sur Drive n’importe quel type de fichier. La “corbeille” dédiée du Team Drive prémuni également l’espace contre les suppressions accidentelles ou les actions des virus, contrairement à un serveur de fichier classique.

Reste tout de même à voir si cette solution (pour l’instant accessible uniquement en Early Adopter Program) gère aussi le verrouillage des fichiers lorsqu’ils sont en cours d’édition, pour les inconditionnels éventuels de Excel et de ses macros qui ne voudraient pas écraser les modifications de quelqu’un d’autre. Si cette fonctionnalité était présente, elle rendrait beaucoup plus simple le choix des DSI qui hésite encore à abandonner Sharepoints.

A suivre à la première opportunité d’un test…

Notez cette information
[Total: 4 Average: 3.5]

A propos de l'auteur

Michael Ravier

Michael Ravier, fondateur de la société Worklive.eu, est consultant et formateur en solutions numériques collaboratives pour les entreprises.

2 commentaires

  • Nous avons été parmis les EAP des team drive au sein de notre domaine (3500 comptes actifs 22000 utilisateurs), l’outil a été très vite adopté et son fonctionnement est simple. Nous dénombrons plus de 500 Team Drive ce qui est plutôt pas mal pour encourage le travail collaboratif et l’appropriation des outils bureautiques google.
    Par contre un point pose soucis c’est l’absence de granulométrie des droits au sein d’un team drive. On partage tout ou rien sur ce point Ao DOcs conserve encore un avantage dans un environnement purement professionnel.

    Nous attendons avec impatience Drive file stream pour pouvoir stopper google drive sync à la source de nombreux problèmes (de compréhension notamment ;-))

Laisser un commentaire