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Comment importer les documents d’entreprise dans les Drives d’équipe ?

Ecrit par Michael Ravier

Il y a quelques mois, j’ai rédigé un dossier détaillé sur les Drives d’équipe et l’immense simplification qu’ils apportent pour les entreprises sur plusieurs points. Lire cette rubrique est un préalable recommandé pour comprendre ce qui est à suivre.

Car s’il est un aspect qui n’est pas simple, c’est le rapatriement de contenus existants “classiques” de Google Drive vers des Drives d’équipe.

Passons d’abord en revue les conditions sous lesquelles un utilisateur peut importer des données.

 

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D’abord un utilisateur simple du domaine de l’entreprise :

  • L’utilisateur peut “déplacer” des documents depuis “Mon Drive” vers un Drive d’équipe dont il aura obtenu l’accès.
  • Il ne peut en revanche pas déplacer un dossier entier.
  • Il ne peut pas non plus déplacer des documents qui ne lui appartiennent pas. Ce qui est logique, puisque le fait de déplacer un document dans un Drive d’équipe revient à en transférer la propriété.

Maintenant passons du point de vue de l’administrateur :

  • L’administrateur a, lui, le droit de déplacer des dossiers entiers dans un Drive d’équipe.
  • Il a aussi autorité sur les fichiers dont leurs propriétaires sont des utilisateurs du domaine.
  • Ainsi, un administrateur peut déplacer un dossier partagé “classique” contenant des contenus dont les propriétaires sont des personnes du domaine de l’entreprise.
  • En revanche, même un administrateur ne peut pas déplacer des contenus dans un Drive d’équipe si le propriétaire est un utilisateur extérieur au domaine. Seul le propriétaire externe peut déplacer ce qui lui appartient dans un Drive d’équipe de l’entreprise Dupont (celle-ci devra évidemment l’ajouter en tant que membre du Drive d’équipe).

On voit donc que la situation peut largement se complexifier pour une entreprise qui invite depuis longtemps des collaborateurs extérieurs à participer en modification dans ses dossiers partagés. L’entreprise peut alors disposer d’une structure très complexe avec des documents, voir des dossiers qui ne lui appartiennent pas.

 

Exemple :

  • L’entreprise Dupont créé un dossier appelé “collaboration externe”.
  • Un participant extérieur créé un dossier appelé “projet Delta”.
  • Des utilisateurs de l’entreprise Dupont et des utilisateurs externes crééent dans “Delta d’autres dossiers et documents.

Conséquence : si l’administrateur tente de déplacer le dossier “collaboration externe” dans le Drive d’équipe, ni le dossier “projet Delta”, ni son contenu n’y sera déplacé, puisque le dossier “Delta” appartient à une entité extérieure.

Rappelons qu’il n’est pas possible de transférer la propriété d’un document d’un domaine à un autre.

SAUF si l’entité extérieure décide de déplacer elle-même le contenu dont elle est propriétaire dans le Drive d’équipe (mais encore une fois, sans pouvoir déplacer des dossiers entiers).

Dès lors, le propriétaire du dossier “Delta” peut déplacer le contenu qui lui appartient, et seulement celui qui lui appartient. Chaque utilisateur contributeur pouvant faire de même. Pour peu que le dossier Delta comporte des milliers de sous dossiers et documents, la tâche peut vite se révéler impossible.

Ayant tout cela bien en tête, abordons les différentes possibilités de migration de documents dans des Drives d’équipe. Malheureusement, nulle n’est parfaite.

Cas n°1 : Un utilisateur Dupont souhaite migrer un dossier comportant d’autres dossiers. Il est propriétaire de la totalité du contenu.

Solutions :

  • l’utilisateur recréé les sous-dossiers dans le Drive d’équipe auquel il a accès et y déplace les documents dans chaque dossier correspondant
  • ou bien il partage le dossier parent à un administrateur qui déplace l’ensemble pour lui.

Jusqu’ici, ça va a peu près…

Cas n°2 : Un utilisateur de Dupont souhaite migrer un dossier partagé contenant des documents d’autres utilisateurs.

Solutions :

  • Chaque utilisateur déplace individuellement les fichiers dont ils sont respectivement propriétaires dans le Drive d’équipe.
  • Ou bien un utilisateur partage l’ensemble du dossier à un administrateur pour que celui-ci transfert l’ensemble, tel quel.

Cas n°3 (ca se complique) : Un dossier de l’entreprise Dupont doit être migré vers un Drive d’équipe, mais ce dossier comporte de nombreux fichiers et dossiers classiques (non Google) appartenant à des utilisateurs extérieurs au domaine.

  • soit chaque utilisateur extérieur déplace un à un les éléments lui appartenant dans le Drive d’équipe (peu réaliste avec des milliers de documents et dossiers).
  • soit l’administrateur télécharge “physiquement” le contenu sur un disque dur, au moyen de Drive File Stream, et ré-importe le contenu dans le Drive d’équipe.

Il est à noter que cette solution crée une copie de l’existant dans le Drive d’équipe. Les fichiers d’origine continue à exister dans que les propriétaires ne les ont pas supprimés, et l’entreprise Dupont n’y peut rien. Son seul pouvoir est de supprimer les dossiers et éléments dont elle est propriétaire, ce qui aura pour effet de “démembrer” le dossier partagé existant et de rendre son contenu désormais non désirable plus difficilement accessible. Mais ce contenu qui ne lui appartient pas continuera à exister dans le cloud, et sera toujours disponible via le moteur de recherche et les liens directs d’accès.

A noter également que de ce fait, les copies créées et importées dans le Drive d’équipe disposent de nouveaux liens d’accès. Les utilisateurs devront donc faire attention à ne plus utiliser les anciens liens, et devront se méfier des résultats lorsqu’ils effectuent une recherche ou qu’ils accèdent au menu des éléments “récents”.

Cas n°4 : On reprend le cas n°3, mais cette fois, avec la présence de documents au format Google.

Solution 1 : les choses se compliquent encore, car on ne peut pas simplement “charger” un document Google via Drive File Stream.

Si les propriétaires extérieurs ne peuvent pas ou ne souhaitent pas déplacer manuellement chaque document dans le Drive d’équipe, la seule solution est de télécharger le contenu depuis l’interface web de Drive pour forcer la conversion des documents. Seul le clic droite > “télécharger” fonctionnera, à petites doses.

    • note : l’utilisation de l’outil “google takeout”, qui permet de créer facilement une archive d’un Drive, aurait été utiles. Mais n’est pas applicable car celle-ci ne permet de récupérer que les documents dont l’utilisateur est propriétaire, et non les contenus appartenant à des utilisateurs tiers, même s’ils se trouvent dans un dossier appartenant à l’utilisateur.

Le téléchargement et la réimportation comporte plusieurs inconvénients :

  • Ce mode de téléchargement n’est pas adapté aux gros volumes. Il faut y aller petit à petit, sous peine de plantage de la création des dossiers zip qui sont chargés.
  • Chaque conversion comporte des risques de modification de formats, d’erreurs, etc
  • Les liens vers les documents Google sont perdus, avec ce que cela implique par exemple pour des formules Google Sheets comme importrange (qui permet de relier des tableaux).
  • La conversion d’Office à Google (dans le sens inverse) sera nécessaire à la réimportation dans le Drive d’équipe.

Solution n°2 : Si la société Dupont utilise un outil de sauvegarde Drive sur serveurs tiers, de type Spanning ou Backupify, alors la récupération des contenus du dossier partagé sera grandement accélérée et simplifiée, puisque ces outils permettent de télécharger rapidement une archive d’un dossier Drive à un instant T, y compris des contenus appartenant à des tiers.

Cette solution n’enlève cependant rien aux risques liés aux conversions et à la perte des liens existants.

 

Conclusion :

Le choix de la méthode ressemble à un choix entre la peste et le choléra.

Il faut néanmoins souligner que cette complexité n’est pas le fait des Drives d’équipe : elle était pré-existante, mais nombre d’utilisateurs et de décideurs n’avaient pas conscience des implications d’un dossier partagé avec des propriétaires extérieurs, ou bien ils ne souhaitaient pas s’embarrasser d’une stratégie évitant ces dérives.

Les bénéfices des Drives d’équipe viennent en réalité révéler les carences du fonctionnement pré-existant, que nous nous sommes efforcés de souligner dans de multiples articles.

Le Drive d’équipe, nous l’avons vu dans le précédent article, corrige ces failles. Mais il ne permet pas de facilement “rattraper” l’existant.

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A propos de l'auteur

Michael Ravier

Michael Ravier, fondateur de la société Worklive.eu, est consultant et formateur en solutions numériques collaboratives pour les entreprises.

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