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Gmail : les réponses standardisées

Ecrit par Thierry

Vous en avez assez de répondre constamment à la même question ? Gagnez du temps, et laissez Gmail le faire à votre place ! Il vous suffit de rédiger une première fois votre réponse et d’enregistrer le message en tant que réponse standardisée. Gmail permet d’ajouter un texte prédéfini lors de la rédaction  d’un mail.  Les réponses standardisées sont à ajouter manuellement, au cas par cas, dans vos mails, ce n’est donc pas une signature de mail ni une réponse d’absence automatique…

Dans quel cas créer une réponse standardisée ?

Les réponses standardisées sont utiles lorsque vous devez envoyer de façon régulière  des emails toujours formuler de la même façon à quelques détails près à vos contacts. Ce besoin se produit régulièrement  pour les personnes en relation avec des clients internes ou externes :

  • Un email pour accuser la réception d’une prise de commande/réservation/question ;
  • Un email pour demander la validation de factures, opérations diverses…
  • Un email d’invitation à des réunions (vous aurez juste à préciser date/lieu/heures manuellement)…

Les avantages des réponses standardisées sous Gmail :

  • Gratuit,
  • Pas d’extension ou d’application dont vous ne maîtrisez pas le code,
  • Souplesse d’utilisation ;
  • Possibilité de sauvegarder plusieurs réponses standardisées ;
  • Vous pouvez personnaliser le texte après les avoir inséré dans votre mail pour ajouter des informations complémentaire ou supprimer quelques lignes inutiles en fonction du contexte de votre email.

Comment accéder aux réponses standardisées ?

Enregistrer, insérer, modifier et supprimer une réponse standardisée sous Gmail

Enregistrer une réponse standardisée

  1. Créez un nouveau message.
  2. Rédigez votre texte, et si par défaut une signature automatique est insérée, supprimez la de votre texte – elle serait mise en double dans vos envois.
  3. Cliquez sur le triangle en bas à droite de votre fenêtre de message.
  4. Cliquez sur Réponse standardisée
  5. Cliquez  sur Nouvelle Réponse standardisée
  6. Donnez un nom compréhensible à cette réponse pour l’identifier plus facilement en cas de nombreuses réponses sauvegardées.


Insérer une réponse standardisée dans un email

  1.  Créer un nouveau mail – Notez que la signature automatique est bien mise par défaut.
  2. Positionnez votre curseur au début de la zone de texte
  3. Cliquez en bas de la fenêtre sur le triangle à côté de la poubelle
  4. Dans le menu réponse standardisée cliquez en haut sous INSERER sur le nom de la réponse que vous souhaitez.
  5. En relâchant le bouton de la souris la réponse standardisée s’ajoute dans votre email.

Les réponses standardisées peuvent servir pour les mails initiaux (nouveau message) ou pour répondre à un message. Evidemment, vous pourrez personnaliser votre mail avant envoi.

Comment modifier une réponse standardisée sauvegardée ?

Pour changer le texte d’une réponse standard déjà existante, sélectionnez le texte modifié dans votre email, puis dans le menu réponse standardisée, cliquez sur le nom de la réponse dont vous souhaitez voir le texte changé. Gmail vous demandera une confirmation de changement.

Si vous souhaitez créer une nouvelle réponse standardisée avec un texte légèrement modifier ou avec un texte totalement différent : cliquez sur Nouvelle réponse standardisée et donnez lui un nouveau nom !

Comment supprimer une réponse standardisée ?

Créer un nouveau mail, et dans le menu des Réponses standardisées, cliquez sur le nom de la réponse à supprimer dans la zone Supprimer du menu !

Conclusion

Cette fonctionnalité se révèle très pratique dans de nombreux cas. N’hésitez pas à l’utilisez. Vous pouvez aussi tester l’extension de wizy.io (email templates) pour aller encore plus loin dans les réponses standardisées.

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A propos de l'auteur

Thierry

Thierry VANOFFE, consultant, formateur, coach G Suite.
Passionné et fasciné par Google, ce blog me permet de partager cette passion et distiller tutos, trucs, astuces, guides sur les outils Google.
N’hésitez pas à me solliciter pour vos formations en ligne ou en présentiel.

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