Google Currents : une migration vers Spaces dans Google Chat

Google a récemment annoncé la migration de Google Currents dans Google Chat, via Spaces. Cela concerne les clients Google qui se sont inscrits pour la migration (il y avait une case à cocher dans la console d’administration Google Workspace). Embarquez avec nous dans cette nouvelle aventure, à la découverte des changements de Google Currents. Êtes-vous prêt ? C’est parti !

Les dates importantes

Tout d’abord, commençons par les dates clés de cette migration de Google Currents. Grâce à cette liste, vous ne louperez rien : 

• 6 février 2023 : vous avez eu accès à votre date de migration, ainsi qu’à un calendrier plus détaillé ;
• 15 mars 2023 : des bannières seront présentes sur le web pour indiquer la date de migration pour les clients concernés. Pour tous les utilisateurs, la date d’expiration du produit sera indiquée ;
• 31 mars 2023 : pour les clients qui migrent, la création de nouvelles communautés ne sera plus disponible. Après cette date, tous les utilisateurs inscrits feront automatiquement partie de la migration. Avant cette date, seuls les administrateurs peuvent faire une demande via le Support, pour se retirer du processus de migration. ;
• avril à juin 2023 : c’est dans cette période qu’est programmée la migration de tous les clients concernés. Dès lors, l’accès à Google Currents sera désactivé. Vous retrouverez vos données dans les espaces 48 heures après la migration ;

Le jour de votre date de migration, l’envoi de vos données se fera automatiquement. Vos anciennes communautés apparaîtront dans des Spaces qui sont des espaces de discussion sur Google Chat. L’accès à votre organisation sur Currents sera donc désactivé. Avec Takeout (un outil Google pour télécharger les fichiers par applications), vos données seront cependant toujours accessibles.

• 5 juillet 2023 : pour les clients qui ne migrent pas, l’accès clients à Currents ne sera plus disponible ;
• 8 août 2023 : les données commenceront à être supprimées sur Google Currents.

Les changements à venir

Qui dit migration de données sur une autre interface, dit aussi changements et nouveau mode de fonctionnement. Bien que dans le futur Google souhaite que Chat se rapproche de Google Currents, des différences sont quand même présentes. Pas de panique pour les anciens utilisateurs, ces changements sont simplement une habitude à prendre mais le principe reste le même !

Pour accéder à vos données sur Google Chat, vous devez simplement vous connecter à votre compte Google. Vous pourrez ainsi vous rendre sur vos espaces Spaces que ce soit dans Gmail ou via l’interface de Chat. Avoir la possibilité de switcher entre sa boîte de réception et vos espaces de chat sur la même interface Gmail va vous permettre de gagner du temps et améliorer votre productivité. Plus les éléments sont simples d’accès, plus il est facile de travailler !

Sur Google Chat, on ne parle plus de communautés, mais bien d’espaces que l’on nomme aussi Spaces. Les termes “Rejoindre une communauté” se transforment donc en “Rejoindre un espace”. Pour publier quelque chose dans la communauté, vous aurez maintenant accès à la messagerie dans l’espace. Enfin, le dernier changement concerne les commentaires et les likes d’un post. Sur Google Chat, vous pouvez répondre directement dans un fil de discussion ainsi que réagir grâce à des émojis. C’est une façon fun d’animer vos conversations textuelles ! 

Pour les grandes communautés Currents supérieures à 25 000 membres, vous ne verrez pas tous les utilisateurs migrer vers Spaces (un espace). Seules les personnes actives qui ont soit créé le post ou y ont participé seront migrées dans l’espace dédié en tant que membre. Pour les utilisateurs inactifs, ils auront accès à l’espace en tant qu’invité tant que les membres n’atteignent pas 25 000 utilisateurs.

Google a prévu dans son roadmap, de vous donner accès à une multitude de fonctionnalités Google Chat tel que : 

• des espaces d’annonces ainsi que de plus grands espaces ;
• certaines API pour Chat ;
• une amélioration de l’interface pour les utilisateurs ;
• une fonctionnalité de recherche et une création de conversation améliorées ;
• une meilleure gestion de l’espace administrateur (dans les espaces) ;
• des contrôles supplémentaires au niveau de la gestion d’espace.

Notez aussi qu’il y a des éléments qui ne vont pas être migrés. Cela concerne : 

• les posts, les commentaires et les likes faits en dehors des Communautés ainsi que ceux qui ont été créés avant juillet 2020 ;
• les Communautés sans membres ;
• les Communautés partagés, celles qui ont plusieurs propriétaires et qui font partie de différents domaines ; 
• les messages qui ont été classés comme abusifs par la plateforme et ceux qui se trouvent dans la configuration de révision des messages.

Zoom sur l’application Takeout

Dans ce zoom, partons découvrir l’outil Takeout qui vous sera de grande utilité dans cette migration de données.

Qu’est-ce que Takeout ?

Takeout est un outil d’exportation et de sauvegarde de données. Grâce à cette application, vous pouvez transférer vos documents dans un espace de stockage local. En étant totalement gratuit, vous aurez la possibilité de libérer votre espace de stockage Google Drive ou dans le cas de cet article, de transférer vos données sur une autre plateforme, Google Chat. Attention, l’administrateur de votre domaine ne doit pas bloquer le service pour qu’il puisse être utilisé.

Quels sont ses avantages et ses inconvénients ?

Takeout à ses points forts mais aussi ses points faibles. Cela va dépendre de votre situation et de ce que vous voulez faire de vos données. 

Si vous êtes un utilisateur individuel, l’outil est très utile pour des petites organisations car il pourra vous permettre d’appliquer des filtres par produit sur vos données. Notez cependant que l’exportation doit s’effectuer pour chaque utilisateur et que même en tant qu’administrateur vous devrez obligatoirement vous faire passer pour l’utilisateur individuel pour récupérer les données.

En ce qui concerne un domaine entier, Takeout s’adapte vraiment aux domaines avec de nombreux utilisateurs où vous pourrez organiser vos données sous la forme de dossiers par produits. Néanmoins, vous pouvez exporter vos données tous les 30 jours. Cela demande donc une organisation. L’exportation se fait au niveau de tous les produits Workspace ce qui peut être très volumineux. Plus les données sont nombreuses, plus le temps d’exportation peut être long.

Pour les clients Entreprise Plus qui sont dans un groupe ou une unité d’organisation vous pouvez choisir d’exporter des données d’un petit groupe et les organiser dans des dossiers. Pour réduire la portée d’exportation des données vous pouvez créer des groupes d’utilisateurs personnalisés. Dans ce cas, vous n’avez pas de restriction des 30 jours de temps d’attente entre chaque exportation. Comme pour les domaines entiers, l’exportation des données se fait sur tous les produits Workspace. Cependant, la prise en charge se fait seulement avec une demande à la fois.

C’est déjà la fin de cet article. Pour plus d’informations sur la migration de Google Currents, rendez-vous sur les Webinaires Numericoach ou contactez nos experts sur le sujet.
Vous pouvez aussi retrouver les anciennes saisons des Webinaires et apprendre plein d’informations et d’astuces sur la suite bureautique Google Workspace.