Google Sheets : projet planning de tâches 2/3 – créer des tâches et les faire apparaître dans le planning avec les mises en forme conditionnelles

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Dans un projet, l’organisation des tâches à réaliser dans le temps imparti et la communication sur les évolutions des délais à chaque membre de l’équipe sont primordiales. De nombreux outils de gestion de projets existent et permettent de répondre à ce besoin. Pour autant, je vous propose de prendre en main quelques fonctions clés de Google Sheets pour construire un planning perpétuel et y faire figurer des dates de réalisations de tâches.

objectif final du projet, suivre étape par étape la réalisation

Sommaire du projet :

  • Créer le calendrier perpétuel
  • Repérer les week-ends et les lignes de tâches (publication à venir)
  • Cacher les colonnes inutiles (publication à venir)

2/3 Créer les tâches et les faire apparaître dans le planning

L’objectif : Mettre en couleur dans le planning les plages de dates correspondant à une tâche dont on connait la date de début et de fin et faire apparaître les week-ends

Pour atteindre cet objectif, nous allons principalement utiliser les mises en forme conditionnelles.

Créer les tâches

Ajoutez une ligne par tâche en indiquant :

  • Le titre de la tâche,
  • une date de début et une date de fin en y forçant l’affichage grâce à la validation de données.

Sélectionnez la plage du planning (pour moi, il s’agit de la plage G6:NJ14).

Clic droit, sélectionnez « Mise en forme conditionnelle » (ou « Format > Mise en forme conditionnelle »). Relisez l’article suivant pour en savoir plus sur la mise en forme conditionnelle.

Sélectionnez « La formule personnalisée est… »

Formule à copier :

=ET(G$5<>"";ET(G$5>=$D6;G$5<=$F6))

Quelques explications : La plage de mise en forme conditionnelle couvre plusieurs colonnes et plusieurs lignes. Sheets va étudier chaque cellule et comparer ses coordonnées avec celles indiqués dans la formule personnalisée. Ici, il faut comparer la date de la cellule de la ligne 5 (qui contient en fait la date complète du planning même si elle n’affiche que le jour) avec les deux dates limites de chaque tâche.

Si la date de la ligne 5 est entre celle de la colonne D et F, alors il faut la mettre en couleur.

Donc :

  • Pour G6, la première cellule de la plage, il faut comparer G5 avec D6 et F6 : si la date G5 est plus grande ou égale à celle de D6 et plus petite ou égale à celle de F6, alors il faut la mettre en couleur ;
  • pour H6 il faut comparer H5 avec D6 et D6 ;
  • pour G7 il faut comparer G5 avec D7 et F7 ;
  • pour AB10, il faut comparer AB5 avec D10 et F10 ;
  • etc.

Remarquez l’importance de bloquer certaines informations et d’en libérer d’autres…

Voici la formule en détail :

=ET(J’ouvre une parenthèse pour associer deux conditions qui doivent être vraies de façon concomitante.
G$5<> » »La date dans la cellule de la colonne de chaque cellule et de la ligne 5 (bloquée grâce au « $ ») n’est pas nulle
;ET
ET(Encore deux conditions à vérifier!
G$5>=$D6La date du planning est supérieure ou égale à celle indiquée dans la cellule de la colonne D (bloquée)
;ET
G$5<=F6La date du planning est inférieure ou égale à celle indiquée dans le cellule de la colonne F (bloquée)
)
)

Mettre en couleur les week-ends

Nouvelle mise en forme conditionnelle

Sélectionnez la plage contenant également les noms des jours (pour mon exemple il s’agit de la plage G4:NJ14). Créer une nouvelle mise en forme conditionnelle :

=ET(G$5<>"";ET(OU(G$4="s";G$4="d")))

La formule personnalisée est basée sur le même principe que la précédente. J’utilise l’opérateur relationnel « OU » car il faut colorer la cellule si l’information dans la ligne 4 est « s » ou « d ». Attention, la ligne 4 ne porte plus l’information de la date complète car nous avons rempli en dur la première lettre du jour. (voir article précédent).


Testez l’adaptation des mises en formes en modifiant les dates du planning général ou celle des tâches.

Associer plusieurs mises en forme conditionnelles

Les règles de mises en forme conditionnelles s’accumulent dans le volet à droite. Les premières règles sont traitées en priorité. Vous pouvez les déplacer en cliquant sur la poignée en pointillée à gauche de la règle.

les taches vertes apparaissent au dessus des week-ends.

Les week-ends apparaissent au dessus des tâches vertes.


Je vous invite à jouer avec ces mises en forme conditionnelles qui permettent de faire ressortir des informations pertinentes de votre tableau. Et si vous essayiez de faire apparaître la date d’aujourd’hui dans le planning, comme sur cet exemple ?

Eh oui, je travaille un dimanche ! C’est Thierry qui m’oblige. Un vrai tortionnaire ! Mais bon, c’est comme un sacerdoce, et vous savez, moi je ne crois pas qu’il y ait de bonne ou de mauvaise situation. Moi, si je devais résumer ma vie aujourd’hui avec vous, je dirais que c’est d’abord des rencontres, des gens qui m’ont tendu la main, peut-être à un moment où je ne pouvais pas, où j’étais seul chez moi. Et c’est assez curieux de se dire que les hasards, les rencontres forgent une destinée… Parce que quand on a le goût de la chose, quand on a le goût de la chose bien faite, le beau geste, parfois on ne trouve pas l’interlocuteur en face, je dirais, le miroir qui vous aide à avancer. Alors ce n’est pas mon cas, comme je le disais là, puisque moi au contraire, j’ai pu ; et je dis merci à la vie, je lui dis merci, je chante la vie, je danse la vie… Je ne suis qu’amour ! Et finalement, quand beaucoup de gens aujourd’hui me disent : « Mais comment fais-tu pour avoir cette humanité ? » Eh bien je leur réponds très simplement, je leur dis que c’est ce goût de l’amour, ce goût donc qui m’a poussé aujourd’hui à entreprendre une construction mécanique, mais demain, qui sait, peut-être simplement à me mettre au service de la communauté, à faire le don, le don de soi…


Rendez-vous au prochaine épisode pour cacher automatiquement les colonnes inutiles de notre planning !


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