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Youtube Google VAULT : Drive, Team Drive et Google Groupes.
Depuis ce 09/03/2017, la mise à jour de Google Vault aide encore mieux votre organisation à répondre à ses besoins juridiques, en vous permettant de gérer les données G Suite de vos employés à des fins […]
Google VAULT : Drive, Team Drive et Google Groupes.
A partir de maintenant, non seulement les admins G Suite et les utilisateurs peuvent rechercher et exporter les fichiers Drive, ils peuvent également définir des stratégies de rétention pour gérer le cycle de vie des fichiers dans le Drive et le Team Drive, pour les docs au format Google ou non-Google (tant qu’ils sont détenus par les utilisateurs dans votre domaine).
Comme avec la messagerie, la règle par défaut sera applicable à tous les utilisateurs de votre domaine. Vous pouvez définir une politique de rétention indéfinie (tels que les fichiers ne soient jamais effacés), ou vous pouvez choisir d’avoir des fichiers expurgées à la fin d’une période de temps spécifique. Cette règle par défaut peut être appliquée à tous les fichiers ou uniquement les fichiers qui ont été supprimés par les utilisateurs.
Vous pouvez également définir des règles de rétention personnalisées pour les unités organisationnelles spécifiques (UO) ou pour Team Drives. Les règles personnalisées peuvent être appliquées à tous les fichiers ou uniquement les fichiers qui ont été supprimés par les utilisateurs.
Contrairement à Gmail, vous ne pouvez pas cibler des règles de rétention personnalisée du Drive avec des termes spécifiques.
L’archivage légal sur les fichiers Google Drive
En plus d’établir des politiques de conservation, vous pouvez maintenant utiliser l’archivage légal pour Drive et Team Drives pour vos employés, pour des fichiers Google ou des fichiers non-Google (tant qu’ils sont détenus par les utilisateurs dans votre domaine). Cela permettra de préserver tous les fichiers qui appartiennent ou sont partagés avec l’utilisateur en attente, indépendamment du fait que l’ utilisateur supprime ces fichiers. Si un utilisateur en attente supprime un fichier, il apparaîtra comme supprimé pour lui, mais il sera disponible dans Vault jusqu’à ce qu’il y soit retiré.
Exporter un moment dans le temps pour les fichiers Google Drive
Vault vous permet maintenant d’exporter les révisions des fichiers Drive et Team Drives de vos employés à partir d’ un point précis dans le temps (cela vaut pour Google Documents, Feuilles, Présentations et fichiers Dessins). Cela peut être fait en spécifiant simplement la date de version souhaitée dans le formulaire de recherche.
Notez que cette fonction n’est pas encore disponible pour les formulaires Google Apps Script, ou tout type de document non-Google.
Utiliser Vault pour Google Groupes
Enfin, Vault fonctionne maintenant avec les Google Groupes (les fameuses listes de diffusion qui servent pour le partage), ce qui signifie que vous pouvez rechercher, exporter selon les politiques de conservation établies et faire de l’archivage légal sur le contenu Groupes de vos employés. Les groupes peuvent être utilisés pour les listes de courriel, les forums et les boîtes de réception partagées ou de collaboration, et vous pouvez maintenant appliquer les mêmes programmes de conservation et de eDiscovery que vous utilisez dans Gmail pour le contenu stocké dans les archives Groupes.
Pour en savoir plus sur le support de Vault, consultez le Centre d’ aide Vault .
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Thierry VANOFFE, consultant, formateur, coach Google Workspace CEO de Numericoach, leader de la formation Google Workspace en France. Passionné par Google, ce blog me permet de partager cette passion et distiller tutos, trucs, astuces, guides sur les outils Google. N'hésitez pas à me solliciter pour vos projets de formation.
