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Google Workspace : combler les écarts de travail hybrides

En juin, Google a partagé sa vision pour naviguer dans l’avenir du travail hybride avec une seule expérience connectée dans Google Workspace.  Un lieu dédié à la collaboration en équipe : les espaces sont désormais en […]

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Rédigé par Thierry Vanoffe - il y a 11 mois

Ce que vous allez découvrir

  • Un lieu dédié à la collaboration en équipe : les espaces sont désormais en ligne
  • Rendre les réunions plus hybrides
  • Planification de réunions
  • Des réunions plus spontanées
  • Assurer l'équité de la collaboration dans les réunions hybrides
  • Élargissement du choix et de la flexibilité pour le matériel de réunion

Google Workspace : combler les écarts de travail hybrides

En juin, Google a partagé sa vision pour naviguer dans l’avenir du travail hybride avec une seule expérience connectée dans Google Workspace

Un lieu dédié à la collaboration en équipe : les espaces sont désormais en ligne

Les espaces sont le lieu central de la collaboration d’équipe dans Workspace et à partir d’aujourd’hui, les espaces sont disponibles pour tous les utilisateurs. Les espaces sont uniques, en ce sens qu’ils sont étroitement intégrés aux outils Google Workspace tels que Agenda, Drive, Docs, Sheets, Slides, Meet et Tasks, offrant ainsi aux utilisateurs un meilleur moyen de participer à des discussions thématiques, de partager des connaissances et des idées, de déplacer des projets, faire avancer et construire des communautés et une culture d’équipe.

Spaces peut être un hub central pour la collaboration, à la fois en temps réel et de manière asynchrone. Au lieu de démarrer une chaîne d’e-mails ou de planifier une réunion vidéo, les équipes peuvent se réunir directement dans un espace pour faire avancer les projets et les sujets, qu’il s’agisse d’une équipe de 10 pour la « Planification de la feuille de route 2022 » ou d’une équipe de 1 000 pour la « Planification de la feuille de route 2022 ».

Avec Spaces, les équipes peuvent partager des idées, collaborer sur des documents et gérer des tâches à partir d’un seul endroit. Parce que tout leur travail est conservé pour une future référence, les membres de l’équipe peuvent facilement intervenir et contribuer au moment qui leur convient le mieux, en voyant un historique complet des conversations, du contexte et du contenu en cours de route. Utiliser Spaces aide les équipes qui sont réparties sur plusieurs fuseaux horaires avec des styles de travail variés. Il a été utile de s’appuyer sur Spaces pour conserver et structurer les connaissances de base, que ce soit pour intégrer un nouveau coéquipier ou préserver le contexte lorsque quelqu’un passe à un nouveau rôle.

Navigation simplifiée 

Une interface utilisateur flexible aide les utilisateurs à accéder facilement à leur boîte de réception, à leurs discussions, à leurs espaces et à leurs réunions, le tout à partir d’un seul emplacement, afin qu’ils puissent rester au courant de tout ce qui est important.

Espaces découvrables

Les espaces et leur contenu peuvent être rendus accessibles à tous les membres d’une organisation, afin que d’autres personnes puissent trouver et rejoindre la conversation. Les administrateurs peuvent également définir la détectabilité comme valeur par défaut pour leur organisation.

Recherche améliorée

Permet aux utilisateurs de trouver facilement du contenu à l’intérieur et à travers les espaces, ou même de découvrir de nouveaux espaces à rejoindre. « Tout rechercher » dans Spaces ouvre de nouvelles possibilités de collaborations puissantes et facilite l’accès à la base de connaissances collective de l’équipe.

Fil de discussion en ligne 

La capacité de répondre à n’importe quel message dans un espace alimente des discussions et une collaboration plus approfondies entre les équipes et les organisations.

Fonctionnalités de sécurité et d’administration robustes 

Outils de modération de contenu, de gestion des espaces et d’établissement des bonnes règles pour une communication saine entre les domaines et les entreprises.

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Le fil de discussion en ligne dans Spaces alimente des discussions plus approfondies

Rendre les réunions plus hybrides

Space jouera un rôle important en jetant les bases des réunions et, dans certains cas, en réduisant le nombre de réunions dont une équipe a besoin pour s’aligner. Disposer d’un espace dédié à la collaboration asynchrone, avec un accès à tout le contenu et au contexte approprié, aidera les équipes à être plus réfléchies dans la planification des réunions. C’est une priorité étant donné l’augmentation de la fatigue liée aux réunions au cours des 18 derniers mois. Mais lorsqu’une réunion semble vraiment utile, l’expérience de transition vers (et hors) celle-ci à partir de différents points de contact de collaboration doit être transparente. 

Planification de réunions

Avec le travail hybride, de nombreuses équipes, ont des emplacements et des horaires de travail qui peuvent changer quotidiennement. Lorsque beaucoup d’entre nous étaient ensemble au bureau, nous avions peut-être tendance à planifier des réunions à un moment qui privilégiait la « majorité au bureau », mais il est désormais particulièrement important de planifier des réunions à l’échelle de l’ensemble de l’équipe distribuée. 

Désormais, en plus d’indiquer leur présence virtuelle ou physique lors de l’acceptation des invitations à une réunion, les membres de l’équipe peuvent définir leur emplacement pour chaque jour de travail dans Calendrier. Lorsqu’elles sont combinées, ces capacités permettent aux organisateurs de réunions et aux équipes d’assistance sur site de planifier la bonne combinaison de présence en personne et virtuelle. Ils peuvent également offrir une plus grande visibilité et aider à définir les attentes des équipes hybrides.

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Le lieu de travail dans Google Agenda permet de définir les attentes avec les collègues

Des réunions plus spontanées

L’appel Google Meet est une expérience transparente de lancement d’un appel vidéo ou audio entre un ou plusieurs participants, complétant des réunions vidéo planifiées plus structurées. Notre intention est d’amener les appels Meet à tous les points de terminaison naturels dans Workspace où vous lanceriez un appel ad hoc, y compris les chats, les cartes de personnes et les espaces, mais cela viendra d’abord aux chats en tête-à-tête au sein de l’application mobile Gmail. Bientôt, il sera possible d’appeler les membres de l’équipe directement depuis un chat en tête-à-tête. Cela fera sonner leur appareil exécutant l’application mobile Gmail et enverra une puce d’appel à notre chat sur leur ordinateur portable, afin qu’ils puissent facilement répondre à partir de n’importe quel appareil. Ce n’est pas tout à fait la même chose qu’une conversation spontanée dans un couloir, mais c’est peut-être la meilleure chose à faire dans un cadre hybride.

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Les appels Google Meet à partir de discussions 1:1 dans l’application mobile Gmail connectent facilement les collègues

Assurer l’équité de la collaboration dans les réunions hybrides

Comment s’assurer que les réunions hybrides ne sont pas deux réunions en une, divisées entre celles en personne et celles qui sont à distance ? Des réunions hybrides efficaces nécessitent une expérience unifiée afin que les personnes assises ensemble dans la même pièce puissent interagir de manière transparente avec leurs collègues distants, sans jamais avoir l’impression qu’il y a deux conversations parallèles.

Le mode compagnon dans Google Meet a été spécialement conçu pour relever spécifiquement ce défi et sera déployé en novembre. Avec le mode compagnon, il est possible d’organiser ou de rejoindre une réunion depuis une salle de conférence à l’aide d’un ordinateur portable tout en tirant parti de l’audio et de la vidéo dans la salle, et tout se passe sans aucun retour audio gênant. Cette fonctionnalité permet de partager du contenu ou de voir des présentations de près sur son propre appareil, d’accéder au chat et au tableau blanc de la réunion, de lancer et de voter sur des sondages ou de poster une question dans les questions-réponses. Et pour garantir que les utilisateurs ont un plus grand choix sur la façon dont ils participent aux réunions, des sous-titres traduits en direct seront disponibles dans Meet et via le mode Companion d’ici la fin de l’année. 

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Le mode compagnon permet aux participants dans la salle d’héberger, de présenter et de participer pleinement aux réunions

Élargissement du choix et de la flexibilité pour le matériel de réunion

Alors que le mode compagnon permet aux personnes présentes dans la salle de rester connectées de manière transparente à leurs collègues distants, le matériel de réunion joue un rôle crucial pour rendre les réunions hybrides plus immersives et humaines, avec la possibilité pour chacun d’être clairement vu et entendu. Pour offrir plus de flexibilité et de choix sur cette base de la façon dont nous nous réunissons dans un monde de travail hybride, nous annonçons un portefeuille de matériel Google Meet élargi et une interopérabilité avec d’autres solutions de salle de conférence.

Tout d’abord, il y a deux nouveaux appareils de visioconférence tout-en-un pour compléter les kits Series One Room. Le Series One Desk 27 est un appareil tout-en-un de 27 pouces idéal pour les petits espaces partagés ou votre bureau, au bureau ou à la maison. Planche Série One 65 est un appareil 4K tout-en-un de 65 pouces qui peut être associé à un support en option pour une flexibilité de configuration ultime, transformant n’importe quelle pièce ou espace en un hub de collaboration vidéo en quelques minutes. 

Les deux appareils disposent de capacités de collaboration avec l’application Jamboard intégrée, et chacun peut être utilisé comme écran externe. Bien qu’optimisée pour Google Meet, la connexion USB-C à partir de votre ordinateur portable vous offre la possibilité d’utiliser l’application de réunion de votre choix tout en tirant parti de l’audio haute fidélité et de la vidéo haute définition sur Series One Desk 27 et Board 65.

Les nouveaux appareils tiers dans l’écosystème matériel de Google Meet sont également disponibles. Google a certifié Logitech Rally Bar Mini et Rally Bar pour Google Meet, qui fournissent des solutions complètes pour les salles de petite et moyenne taille. De plus, le Rayz Rally Pro est une nouvelle station d’accueil pour appareil mobile d’Appcessori qui lancera automatiquement Google Meet pour les réunions vidéo et offrira une expérience audio améliorée à partir de votre appareil mobile.

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Nouveaux appareils tiers certifiés pour Google Meet

Le matériel Google Meet certifié garantit une vidéo et un son de haute qualité lors des réunions et est facile à déployer et à gérer. 

Les organisations peuvent utiliser Pexip pour Google Meet pour rejoindre en toute transparence des réunions Meet à partir de la plus large gamme de solutions de visioconférence tierces. La firme de Mountain View annonce également la prise en charge de l’interopérabilité bidirectionnelle avec les appareils de Webex par Cisco et le matériel Google Meet. Bientôt, vous pourrez lancer une réunion Google Meet sur du matériel Webex et une réunion Webex sur du matériel Google Meet. L’interopérabilité des appels entre Meet et Webex est prise en charge sur Series One Board 65, Series One Desk 27 et le reste du portefeuille de matériel Google Meet, ainsi que Webex Room Series, Room Kit Series, Desk Series et Board Series. Une disponiblité générale est prévue cette année. 

Combler les écarts dans le monde du travail hybride émergent sera nécessairement une combinaison de technologie, de culture du lieu de travail et de réinvention de l’utilisation des espaces physiques. Mais développer un état d’esprit « hybride d’abord » commence par les outils que les gens utilisent tous les jours pour se connecter, créer et collaborer, et Google Workspace continuera de jouer un rôle crucial dans cette évolution.

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Rédacteur

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Thierry Vanoffe

Thierry VANOFFE, consultant, formateur, coach Google Workspace CEO de Numericoach, leader de la formation Google Workspace en France. Passionné par Google, ce blog me permet de partager cette passion et distiller tutos, trucs, astuces, guides sur les outils Google. N'hésitez pas à me solliciter pour vos projets de formation.

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