La gestion des données dans Google Workspace

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Rédigé par Léo Verstraet - il y a 4 semaines et modifié le 02/08/2024 à 14:50

Ce que vous allez découvrir

Choisissez la région de vos données
Sécurité accrue
Migration de données
Les migrations delta
Google Takeout
Conclusion

La gestion des données dans Google Workspace

Google offre deux modes pour l’utilisation de ses outils : un mode gratuit principalement utilisé par les particuliers, et un mode payant destiné aux entreprises, associations et autres organisations. Le mode gratuit ne propose aucun outil de surveillance, tandis que le compte payant inclut l’accès à une console d’administration Google Workspace. Conformément aux directives de la Commission Européenne, une nouvelle section, la section “Données”, a été ajoutée à cet outil de monitoring. Cette section aborde des aspects tels que la souveraineté numérique, y compris le chiffrement des données.

Choisissez la région de vos données

Avec un compte Google payant, les utilisateurs ont accès à une console d’administration avancée. Cet outil permet une gestion précise et détaillée du parc informatique, qu’il s’agisse de quelques ordinateurs ou de plusieurs milliers. Les administrateurs peuvent spécifier les opérations autorisées pour chaque appareil enregistré. Pour se conformer aux diverses exigences en matière de protection des données de l’Union Européenne, Google a récemment introduit une nouvelle section appelée « Données » dans la console d’administration de Google Workspace. Cette section est dédiée à la gestion et à la protection des informations sensibles.

Nouvelle partie "Données" dans la console d'administration.

En accédant à cette section, diverses informations sont disponibles, notamment celles relatives à la souveraineté numérique. Ce concept, parfois difficile à appréhender, permet à l’utilisateur de sélectionner l’emplacement de stockage de ses données.

Choisir la région de stockage des données.

Comme cela est précisé sur la capture d’écran, cela ne concerne que certaines données. Voici la liste :

Service Google Workspace	Données couvertes
Agenda	Les titres, descriptions, dates, heures, fréquences, participants et lieux des événements
Drive	L’ensemble du contenu importé dans Drive, y compris le texte, les images et dessins intégrés, et les commentaires associés des utilisateurs
Forms	Le texte, les images intégrées, les réponses et les brouillons de réponses
Gmail	Les objets, corps, pièces jointes, expéditeurs et destinataires des messages
Google Docs, Sheets, Slides	Le texte, les images et dessins intégrés, et les commentaires associés des utilisateurs
Google Chat	Les messages et pièces jointes
Google Keep	Le texte et le titre des notes, les images, les dessins et les enregistrements audio
Google Meet	Les enregistrements Meet, y compris les chats (fichiers .SBV), dans Drive. Les autres données couvertes incluent les rapports de participation, les résultats des sondages, les transcriptions, les questions, les auteurs des questions et Jamboard.
Nouvelle version de Sites	Le texte, les images intégrées, les informations intégrées au site, le code HTML/CSS/JavaScript intégré
Vault	Les exportations

Source : centre d’aide Google

Sécurité accrue

Pour rappel, le chiffrement côté client (Client-Side Encryption ou CSE) de Google Workspace apporte une couche de sécurité additionnelle aux données de votre compte, telles que les fichiers et les e-mails, en complément du chiffrement par défaut déjà fourni par Google Workspace. Le CSE est particulièrement bénéfique pour les comptes contenant des données sensibles ou soumises à des réglementations strictes. Avec le CSE, ni les serveurs de Google ni les tiers ne peuvent déchiffrer les données.

Il est à noter que pour ces deux procédures, des guides et ressources sont disponibles. Toutefois, il semble que la mise en place ait été quelque peu précipitée, car certaines sections demeurent encore en anglais.

Guides et ressources sur la protection des données.

Source : centre d’aide Google

Migration de données

La deuxième partie de la section « Données » est dédiée à la migration des fichiers, aussi bien pour l’import que pour l’export. Il s’agit d’un service novateur applicable à un compte Gmail ou tout autre compte. La migration s’effectue en fonction de l’adresse électronique de départ et de destination.

Ce nouveau service de migration des données de Google Workspace permet aux administrateurs de transférer les données de messagerie des utilisateurs d’un compte Google Workspace à un autre, ou même d’un compte gratuit à un compte payant. Le service prend en charge la migration des e-mails, des pièces jointes, des libellés et des statuts de lecture, mais ne migre pas les messages provenant de Google Groupes. Une fois la migration terminée, les administrateurs peuvent supprimer les données de configuration et les rapports associés.

Actuellement, ce service prend en charge uniquement la migration des données de messagerie d’un compte Google gratuit vers un compte payant, et vice versa. Les types spécifiques de données de messagerie migrées incluent :

Messages électroniques, y compris les brouillons et les messages envoyés
Libellés et sous-libellés
Pièces jointes aux messages électroniques
Statuts de lecture (lu et non lu)
Étoiles

Les migrations delta

Enfin, en ce qui concerne les migrations delta, elles permettent de transférer les modifications et ajouts apportés aux données de messagerie après une migration initiale. Une migration delta inclura les éléments suivants :

Tous les nouveaux messages électroniques ajoutés au compte source après la première migration.
Les modifications des messages existants, telles que les changements d’état de lecture, les nouvelles étiquettes appliquées ou les mises à jour des brouillons.

Il est crucial de noter que les migrations delta traitent uniquement les nouveaux messages et les modifications apportées aux messages existants. Les éléments déjà migrés avec succès lors de la migration initiale et qui n’ont pas été modifiés ne seront pas migrés de nouveau.

Par exemple, si un utilisateur modifie un brouillon de message après la migration principale, le nouveau service de migration de données transférera le message mis à jour en tant que nouveau brouillon. Toutefois, la version précédente du brouillon restera également dans le compte cible.

Google Takeout

Dans la section dédiée à la migration des données, on trouve également Google Takeout. Cette plateforme, développée par le Google Data Liberation Front (GDLF), permet aux utilisateurs de télécharger leurs données stockées sur divers services Google au format ouvert. L’objectif du GDLF est de simplifier la procédure pour les utilisateurs qui souhaitent quitter Google, tout en espérant que cette facilité incitera davantage de personnes à continuer d’utiliser les services de Google. Vous pouvez accéder à ce service via l’adresse suivante : takeout.google.com.

Conclusion

La nouvelle section « Données » dans la console d’administration de Google Workspace représente une avancée significative dans la gestion des informations pour les utilisateurs professionnels. Cette fonctionnalité fournit un contrôle accru sur la localisation et la sécurité des données, ainsi que des outils de migration efficaces. Bien que certaines fonctionnalités soient encore en phase de développement, cette initiative de Google illustre son engagement envers la souveraineté numérique et la protection des données, en conformité avec les réglementations européennes. Les entreprises et organisations peuvent désormais gérer leurs données Google Workspace avec une confiance renforcée.

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