Le billet de François – Faire le ménage dans Gmail et Drive

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Ce n’est pas encore le printemps, mais j’ai envie de vous parler de ménage.

Parce qu’il n’y a pas de saison pour le business, avoir ses mails et ses fichiers toujours bien rangés est très important. D’abord parce que cela aide fortement à être efficace et réactif, mais surtout parce que cela procure un sentiment extrêmement positif dans le travail : d’une part on sent mieux la progression du travail et d’autre part, on est toujours disponible. Même si tous les produits Google disposent d’une fonction de recherche, voire de suggestion, ce n’est pas idéal pour tout se rappeler ; alors qu’avec un rangement par dossiers ou label, on peut visualiser d’un coup tous les éléments d’un projet et même souvent retracer un historique rapide. Enfin, je pense qu’il y a d’autres personnes qui comme moi, n’utilisent jamais de listes de choses à faire, car c’est leur méthode de procrastination la plus forte.

Alors, quels sont les outils et méthodes pour que tout soit propre ?

Tout d’abord, il ne faut pas hésiter à utiliser à fond les dossiers / labels et surtout à les faire vivre. Au delà d’une vingtaine de fichier, un dossier devient illisible et il faut créer des sous-dossiers. De même, quand un dossier ou un label n’a plus d’usage (dossier clos, année révolue), il faut le déplacer dans un dossier spécialement dévolu aux sauvegardes, rendant ainsi la navigation dans les dossiers utiles plus simple.

Dans Gmail, la fonction des filtres aide énormément pour le classement, c’est pourquoi je recommande de l’utiliser à chaque fois que c’est possible. Il est vrai qu’une fois créés, les filtres ne sont pas très facile à gérer, surtout si on en a plein. Néanmoins, comme ils fonctionnent avec les même requêtes que la recherche, en se référant à l’aide sur la recherche, on peut créer des filtres plus complexes, pour des regroupements ou des exceptions. Et une fois que les mails répétitifs les plus courants reçoivent leurs label automatiquement, la gestion du courrier va beaucoup plus vite, sur les grands comme les petits écrans.

Mon deuxième outil de rangement, dans Gmail comme dans Drive, est la petite étoile de suivi. En m’en servant conformément à sa destination, on peut se permettre d’avoir une boîte de réception et un dossier racine vides sans perdre de vue les actions qui sont en cours. Et si, en plus, on gère ces listes en prenant bien soin d’en sortir les dossiers / mails finis, avec l’objectif de les réduire à zéro, on remplace avantageusement une DOTO list distincte par une liste dynamique intégrée à l’outil de productivité. Il faut simplement prendre l’habitude de la consulter.

Ce qui est intéressant, c’est que j’utilise la même méthode avec les favoris de Chrome ; en plus de la multitude d’archives classées dans une belle arborescence de dossiers et de sous-dossiers, j’ai aussi, dans la barre de favoris les dossiers “à lire” et “à faire”, qui comportent eux-même des sous-dossiers et qui évoluent tout le temps.

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François

François

Fondateur de l'agence de marketing web Baccon.net et du forum pour Les Usagers De Google En France (ludgef.com)

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