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Youtube Les mails ne sont (presque) JAMAIS urgents : reprenez le contrôle de votre temps
Ah, les emails ! Ce doux mélange entre outil indispensable et source inépuisable de distraction. Combien de fois avez-vous interrompu une tâche importante pour vérifier cette fameuse notification ? Aujourd’hui, on vous propose de reprendre le […]
Ce que vous allez découvrir
- Pourquoi les mails paraissent toujours urgents ?
- Des statistiques qui parlent d'elles-mêmes
- Les impacts des interruptions constantes
- Exemples concrets : quand l'urgence n'est qu'une illusion
- Des solutions pour mieux gérer vos emails
- Reprenez le contrôle de votre boîte de réception
Les mails ne sont (presque) JAMAIS urgents : reprenez le contrôle de votre temps
Ah, les emails ! Ce doux mélange entre outil indispensable et source inépuisable de distraction. Combien de fois avez-vous interrompu une tâche importante pour vérifier cette fameuse notification ? Aujourd’hui, on vous propose de reprendre le contrôle de votre temps avec une vérité surprenante : les mails ne sont (presque) JAMAIS urgents.
Pourquoi les mails paraissent toujours urgents ?
La première question à se poser est : pourquoi ressentons-nous cette urgence constante de vérifier nos mails ? En réalité, ce sentiment est souvent lié à une habitude ancrée et à une pression sociale implicite. On s’attend à ce que vous répondiez rapidement, et cette attente crée un stress inutile.
Des statistiques qui parlent d’elles-mêmes
Pour ceux qui aiment les chiffres (et qui veulent des preuves solides pour ignorer leur boîte de réception pendant une réunion), voici quelques statistiques intéressantes :
- 82 % des emails ne nécessitent pas de réponse immédiate. Une étude de McKinsey a montré que la plupart des emails peuvent attendre quelques heures sans que cela n’affecte votre travail ou celui de vos collègues.
- 25 % du temps de travail est consacré à la gestion des emails. D’après une enquête de l’International Data Corporation, un quart de notre journée de travail est passée à lire et répondre à des emails. Imaginez tout ce que vous pourriez accomplir avec ce temps !
- 70 % des employés vérifient leurs emails en dehors des heures de bureau. Selon une étude d’Adobe, cette habitude contribue à l’épuisement professionnel et à une mauvaise qualité de vie.
Les impacts des interruptions constantes
Chaque fois que vous êtes interrompu(e) par un email, votre cerveau met en moyenne 23 minutes pour retrouver sa concentration initiale. Ce phénomène, connu sous le nom de « coût de commutation », est l’un des principaux responsables de la baisse de productivité. Alors, la prochaine fois que vous entendez cette notification, rappelez-vous que l’impact sur votre travail est bien plus important que l’email lui-même.
Exemples concrets : quand l’urgence n’est qu’une illusion
Prenons quelques exemples concrets pour illustrer le caractère faussement urgent des emails :
- vous êtes en pleine réunion stratégique quand votre téléphone vibre. Un email de votre collègue : « As-tu vu le dernier rapport de vente ? On en parle après le déjeuner ? » Pas besoin d’interrompre la réunion pour ça. La réponse peut attendre ;
- en pleine rédaction d’un document important, une notification : « URGENT : réunion demain à 15h ». En vérifiant l’email, vous réalisez que cette information est déjà notée dans votre calendrier partagé. L’email n’a donc rien d’urgent ;
- vous travaillez sur une présentation pour un client et recevez un email de votre manager : « Peux-tu me donner ton avis sur ce document d’ici la fin de la semaine ? » Il est mardi matin, vous avez amplement le temps de répondre plus tard.
Ces exemples montrent que la plupart des emails peuvent attendre un moment plus approprié. En retardant leur traitement, vous évitez de perturber votre concentration et augmentez votre productivité.
Des solutions pour mieux gérer vos emails
Maintenant que nous avons établi que la plupart des emails ne sont pas urgents, comment pouvons-nous mieux gérer notre boîte de réception ?
- désactivez les notifications : c’est simple mais efficace. En désactivant les notifications, vous pouvez choisir des moments précis pour consulter vos emails plutôt que d’être constamment interrompu.
- définissez des plages horaires pour lire vos emails : par exemple, consacrez 30 minutes le matin et 30 minutes en fin de journée à cette tâche. Cela permet de rester concentré le reste du temps sur des tâches plus importantes.
- utilisez les outils de gestion de mails de Google Workspace : Gmail offre des fonctionnalités comme les libellés, les filtres et les réponses automatiques pour vous aider à trier et prioriser vos emails efficacement. N’hésitez pas à explorer ces outils pour gagner du temps !
- formez-vous à la gestion des emails : oui, cela existe ! Des formations spécialisées, comme celles proposées par Numericoach, peuvent vous aider à adopter les meilleures pratiques pour gérer vos emails et optimiser votre temps de travail.
Reprenez le contrôle de votre boîte de réception
Adopter de nouvelles habitudes demande du temps et de la persévérance.
Cependant, les bénéfices sont immenses : une meilleure concentration, une productivité accrue et, surtout, moins de stress.
Prenez quelques minutes pour réfléchir à la façon dont vous gérez actuellement vos emails et comment vous pouvez améliorer ce processus.
Pour aller plus loin, découvrez nos autres articles sur la gestion du temps et les outils Google Workspace sur notre blog.
Vous avez des questions ou besoin d’un accompagnement personnalisé ? Prenez rendez-vous avec notre équipe Numericoach !
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