Numeriblog Google Workspace Gmail, le coeur du réacteur Organiser vos données dans Google Workspace

Organiser vos données dans Google Workspace

Ayant l’occasion d’assister au webinaire animé par Laurine Kastner Coach Google Workspace chez Numericoach. Je vous retranscris celui-ci et vous présente quelques astuces afin d’organiser vos données dans Google Workspace. Nous allons nous baser ici […]

personnes ont consulté cet article

3 minutes

Rédigé par Jennyfer Delage - il y a 2 mois

Ce que vous allez découvrir

  • L’étiquetage dans Gmail
  • Classer des fichiers dans Google Drive
  • La notion de priorité
  • Les règles de nommage
  • L’espace de travail
  • La réunification

Organiser vos données dans Google Workspace

Ayant l’occasion d’assister au webinaire animé par Laurine Kastner Coach Google Workspace chez Numericoach. Je vous retranscris celui-ci et vous présente quelques astuces afin d’organiser vos données dans Google Workspace. Nous allons nous baser ici sur deux applications : Gmail et Drive. Bien que leur utilisation ne soit pas là même, il existe de vraies similarités entre elles.

Ces outils ont été conçus pour les personnes voyageant beaucoup. Grâce à ce partage de fichier, ils sont accessibles depuis n’importe quel matériel. Par cet espace, vous pouvez y accéder depuis votre bureau, votre maison, votre école etc.

Google sur les appareils numériques

C’est un véritable outil de collaboration, nous avons la possibilité de partager les fichiers avec d’autres personnes. Ainsi, on retrouve une utilisation optimale puis un travail carré. L’avantage est que les fichiers peuvent être modifiés à tout moment est part qui on le désire.

L’étiquetage dans Gmail

Vous connaissez certainement la fonctionnalité de Gmail permettant de placer vos mails dans un libellé. Pour cela il suffit de faire glisser le fichier dans le libellé ou alors de déplacer et glisser le fichier directement dedans. C’est une habitude à proscrire et je vais vous expliquer pourquoi.

Sur l’interface de Gmail vous trouverez sur la gauche les libellés marquant un certain nombre de catégories de mail que vous recevez.

Entrer un libellé
Aperçu du libellé crée

Et pour cela nous allons utiliser la méthode de l’étiquetage, celle-ci consiste à ajouter un libellé directement au mail. Techniquement c’est le schéma inverse de ce que je vous parlais juste avant, on agit la avec un pistolet à étiquette point le gros avantage et également qu’on peut mettre plusieurs étiquettes sur ses mails, cela explique que nous allons pouvoir les catégoriser autant qu’on le souhaite.

Aperçu de l’étiquetage sur Gmail

L’avantage des étiquettes va être que l’on va pouvoir conserver les mails. Certes, il faut les archiver au fur et à mesure cependant lorsque nous supprimerons le libellé, les mails seront toujours présents dans l’archivage. À l’inverse, lorsque nous avons mis un libellé il se situe directement dans dedans.

Il est possible d’attribuer automatiquement un libellé dans les paramètres de Gmail, ainsi les mails que l’on va recevoir seront classés mécaniquement. Rien de plus simple, il n’y a plus qu’à cliquer sur l’onglet “libellé”. Fabuleux, n’est-ce pas ?

Classer des fichiers dans Google Drive

Il faut rappeler que peu importe les licences, qu’elles soient personnelles ou professionnelles, reste accessible à tous. Cet outil permet de créer des dossiers, et des sous-dossiers. Voici quelques illustrations afin de vous familiariser avec l’outil.

Vous trouverez ci-dessous comment créer des dossiers, des sous-dossiers, comment mettre de la couleur pour un dossier. Il est évident que les personnes visuelles préfèrent avoir un repère de couleur, nous associons chaque mot à une couleur. Cela a également été démontré par la synesthésie, voulant prouver qu’une couleur appartient à une note de musique, et que cela crée un leitmotiv.

Classement des dossiers
Le menu déroulant pour ajouter des options

La notion de priorité

Sachez que lorsque vous voulez mettre la priorité sur un document, il existe 3 niveaux de nommage. On distingue alors les priorités suivantes :

  1. les caractères spéciaux ;
  2. les chiffres ;
  3. l’ordre alphabétique.

Les règles de nommage

Vous pouvez privilégier le trigramme, c’est-à-dire un acronyme de 3 lettres désignant un mot. Par exemple chez Numericoach, nous privilégions ce type de trigramme pour classer les dossiers.

TrigrammeEntrepriseTrigrammeCompétencesTrigrammeType de document
NBNumeriblogFORFormationPLGPlanning
Le trigramme

L’espace de travail

Vous pouvez créer un espace de travail, celui-ci ne servira pas pour stocker des fichiers. Il vaut mieux ne pas en avoir trop. Vous pouvez alors vous fier à la taille de votre écran, ou alors fixer un maximum (exemple : 10 fichiers max). Le but est de tout voir sur une page et donc de ne pas avoir à descendre avec la molette de la souris.

Pour le classement, on peut ainsi voir des tris par thème, par fichier, que je vais consulter par besoin, par auteur…

NB : il ne peut y avoir que 25 fichiers maximum dans cet espace.

Il est tout à fait pensable de mettre cet espace de stockage en favoris afin qu’il s’ouvre automatiquement dès que l’on allume Google Drive. Vous pouvez tout aussi bien le masquer ou le supprimer.

La réunification

Nous allons maintenant parler des critères identiques pour Gmail ainsi que Google Drive. Nous constatons qu’il y a 3 niveaux de recherche possible à effectuer :

  • La barre de recherche ;
  • Les critères de recherche avancée appelés également “filtres”, par exemple en fonction de la date, de mots-clés précis, emplacement, mots dans le document ;

Remarque : lors de la recherche pour les mots du document, le logiciel prend également en compte le nom du fichier si le mot y figure ;

  • Les opérateurs de recherche avec par exemple : type:PDF ou encore owner:prenom.nom@gmail.com

Prêt à tenter ? C’est parti ! Retrouvez aussi Google Workspace sur Keep et d’autres applications Android.

Besoin d'un peu plus d'aide sur Google Drive ?

Des formateurs sont disponibles toute l'année pour vous accompagner et optimiser votre utilisation de Google Drive, que ce soit pour votre entreprise ou pour vos besoins personnels !

Découvrir nos formations Google Drive

Rédacteur

Photo de profil de l'auteur
Jennyfer Delage

Rédactrice pour Numeriblog

S’abonner
Notification pour
guest
0 Commentaires
Commentaires en ligne
Afficher tous les commentaires