Numeriblog Google Workspace Google Sheets, le tableur surpuissant Premiers pas sur Google Sheets pour les débutants

Premiers pas sur Google Sheets pour les débutants

Vous connaissez tous les feuilles de calcul. Elles ont révolutionné la manière dont nous gérons les données. Google Sheets est un outil facile d’accès et riche en fonctionnalités qui s’est imposé dans l’univers de la […]

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Rédigé par Léa Cravé - il y a 4 semaines et modifié le 21/06/2024 à 15:30

Ce que vous allez découvrir

  • Qu'est-ce que Google Sheets ?
  • Premiers pas
  • Cas d'usage typiques
  • Fonctionnalités avancées
  • Conclusion

Premiers pas sur Google Sheets pour les débutants

Vous connaissez tous les feuilles de calcul. Elles ont révolutionné la manière dont nous gérons les données. Google Sheets est un outil facile d’accès et riche en fonctionnalités qui s’est imposé dans l’univers de la gestion de données. Grâce à lui, vous pouvez créer, modifier et partager des feuilles de calcul en ligne. Ce guide est destiné aux débutants et couvre les premiers pas sur Google Sheets, des cas d’usage typiques aux fonctionnalités de base. Vous êtes prêts ? C’est parti !

Logo Google Docs

Qu’est-ce que Google Sheets ?

Google Sheets est une application de feuilles de calcul en ligne faisant partie de la suite bureautique Google Workspace. Comme Microsoft Excel, elle offre une gamme étendue de fonctionnalités pour saisir, manipuler, analyser et partager des données. Sa force réside dans sa capacité à permettre la collaboration en temps réel entre utilisateurs.

Premiers pas

Création et accès

Pour commencer, assurez-vous d’avoir un compte Google. Rendez-vous sur sheets.google.com ou accédez à Google Sheets via Google Drive. Une fois sur la page d’accueil, cliquez sur le bouton « + » pour créer une nouvelle feuille de calcul ou choisissez un modèle préexistant. Les modèles peuvent vous aider à démarrer plus rapidement en fournissant des structures prédéfinies pour des tâches courantes comme la gestion de budget ou la planification de projets.

Les modèles de Google Sheets

Interface utilisateur

L’interface de Google Sheets est intuitive. En haut, la barre d’outils contient des boutons pour les opérations courantes comme l’ajout de cellules, la mise en forme du texte et l’insertion de graphiques. 

La barre de formules en haut permet de saisir ou d’éditer des données dans la cellule sélectionnée. 

Les colonnes sont identifiées par des lettres (A, B, C, …) et les lignes par des chiffres (1, 2, 3, …), permettant de repérer facilement chaque cellule par sa référence (ex. A1, B2).

L'interface de Google Sheets

Saisie et manipulation des données

Pour entrer des données, cliquez sur une cellule et commencez à taper. Pour modifier des données existantes, double-cliquez sur la cellule. Vous pouvez copier, couper et coller des données en utilisant les raccourcis clavier classiques (Ctrl+C, Ctrl+X, Ctrl+V) ou les options du menu contextuel. De plus, vous pouvez glisser-déposer les bordures de cellules sélectionnées pour déplacer rapidement des données.

Formules et fonctions

Google Sheets supporte une vaste bibliothèque de formules et fonctions, similaires à celles d’Excel. Pour utiliser une formule, commencez par saisir « = » suivi du nom de la fonction et des arguments dans des parenthèses. Par exemple, « =SOMME(A1:A10) » additionne les valeurs de la colonne A de la ligne 1 à la ligne 10. Parmi les fonctions courantes, on trouve :

  • SOMME : additionne les valeurs d’une plage de cellules ;
  • MOYENNE : calcule la moyenne des valeurs d’une plage de cellules ;
  • SI : effectue un test logique et renvoie une valeur si le test est vrai, et une autre valeur si le test est faux ;
  • RECHERCHEV : recherche une valeur dans la première colonne d’une plage de cellules et renvoie une valeur dans la même ligne d’une colonne spécifiée.

Mise en forme

La mise en forme des données permet de les rendre plus lisibles et visuellement attrayantes. Google Sheets propose des options de mise en forme conditionnelle, des couleurs de fond, des bordures, et bien plus encore. Ces options sont accessibles via la barre d’outils ou le menu « Format ». La mise en forme conditionnelle est particulièrement utile pour mettre en évidence des données spécifiques, comme des valeurs supérieures à un certain seuil ou des dates spécifiques.

La catégorie Format de Google Sheets

Collaboration et partage

L’un des principaux avantages de Google Sheets est la collaboration en temps réel. Vous pouvez partager une feuille de calcul avec d’autres utilisateurs en cliquant sur le bouton « Partager » en haut à droite. Les collaborateurs peuvent alors visualiser, commenter ou modifier le document selon les permissions que vous définissez. Vous pouvez également définir des règles de partage plus avancées, telles que des dates d’expiration pour les liens de partage ou des restrictions d’accès basées sur des domaines spécifiques.

Image de référence
Partager une feuille de calcul Google Sheets

Cas d’usage typiques

Gestion budgétaire 

Google Sheets est idéal pour suivre les dépenses personnelles ou les budgets de projets. Utilisez des formules pour calculer les totaux et visualisez vos dépenses avec des graphiques. Vous pouvez également configurer des feuilles de calcul pour suivre les revenus, les dépenses récurrentes et les économies.

Planification d’événements 

Que ce soit pour un mariage, une conférence ou une réunion de famille, Google Sheets peut aider à organiser les tâches, suivre les RSVP, et budgétiser les dépenses. Vous pouvez utiliser des onglets pour séparer différentes catégories d’information, comme les invités, le budget et l’agenda de l’événement.

Analyse de données 

Avec ses fonctions avancées et la possibilité d’intégrer des données externes via Google Forms ou des APIs, Google Sheets est un outil puissant pour l’analyse de données. Vous pouvez importer des données, créer des tableaux croisés dynamiques et utiliser des formules complexes pour analyser des tendances et extraire des informations pertinentes.

Fonctionnalités avancées

Intégration avec Google Forms : créez des formulaires pour collecter des données, qui sont ensuite automatiquement ajoutées à Google Sheets pour une analyse facile.

Scripts Google Apps : automatisez les tâches répétitives avec des scripts personnalisés en utilisant Google Apps Script. Par exemple, vous pouvez écrire un script pour envoyer des emails automatiquement en fonction des données d’une feuille de calcul.

Add-ons : Google Sheets supporte une variété d’add-ons qui peuvent étendre ses fonctionnalités. Des add-ons pour la gestion de projets, l’analyse de données, et même des outils pédagogiques sont disponibles dans le G Suite Marketplace.

Conclusion

Google Sheets est un outil polyvalent qui, avec un peu de pratique, peut devenir un compagnon indispensable pour la gestion de données. Son interface rend l’outil accessible aux débutants, tout en offrant une profondeur suffisante pour les utilisateurs avancés. Nous espérons que ce guide vous aidera à faire vos premiers pas sur Google Sheets et à découvrir le potentiel de cet outil. Bonne exploration !

En maîtrisant les bases décrites dans ce guide, vous serez bien équipé pour explorer davantage les capacités de Google Sheets et l’utiliser pour divers projets personnels et professionnels. Que ce soit pour organiser vos finances, planifier un événement ou analyser des données complexes, Google Sheets est un outil puissant et flexible qui peut vous aider à accomplir vos tâches plus efficacement.

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Léa Cravé

Rédactrice SEO chez Numericoach, j'ai intégré l'équipe en janvier 2023. Je rédige des articles pour Numeriblog, ainsi que pour la rubrique actualité sur Numericoach.

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