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Youtube Proposition de stratégie de gestion documentaire (Data Manager System) avec Google Workspace : l’Iceberg d’Agatha (2/5)
Voir l’article précédent : Proposition de stratégie de gestion documentaire (Data Manager System) avec Google Workspace : l’Iceberg d’Agatha (1/5) La liste des suspects Dans votre entreprise, chacun est à même de produire un document […]
Ce que vous allez découvrir
- La liste des suspects
- Exemples d'utilisation
Proposition de stratégie de gestion documentaire (Data Manager System) avec Google Workspace : l’Iceberg d’Agatha (2/5)
Voir l’article précédent : Proposition de stratégie de gestion documentaire (Data Manager System) avec Google Workspace : l’Iceberg d’Agatha (1/5)
La liste des suspects
Dans votre entreprise, chacun est à même de produire un document original. Du CEO jusqu’au stagiaire. Il vous faut en conséquence commencer par bien identifier chaque individu ainsi que sa fonction et les différents rôles qui lui sont dévolus.
Pour cela, nous nous rendons dans la console d’administration, à la rubrique « Annuaire », dans votre menu latéral gauche :
Une fois déplié, vous pouvez alors cliquer sur “Utilisateurs” :
Dans cet annuaire, chaque membre de l’entreprise doit être identifié :
Une photo des suspects est toujours utile quand l’entreprise a une taille certaine et encore plus si elle est répartie sur plusieurs sites. Les photos permettent de mettre un nom sur un visage, ça permet d’identifier le petit nouveau ou d’éviter de tutoyer la boss lorsque vous la croisez par hasard pour la première fois dans les couloirs.
Attardons-nous sur des rubriques souvent délaissées telles que fonction et service. En effet, quand vous êtes un employé lambda d’une grande boite, c’est bien de savoir à qui on a affaire, mais aussi à qui on peut demander quelle information. Dans une entreprise de taille plus modeste, cela reste très utile, nous y reviendrons.
Si votre entreprise a plusieurs sites ou des succursales, renseigner toujours l’adresse à laquelle travaille votre employé. Cela évite d’attendre qu’il participe à une réunion en présentiel alors qu’il est à l’autre bout de la planète. C’est également valable pour les entreprises plus modestes en taille. Savoir où est affecté un employé est une information importante pour éviter les déplacements inutiles (économie de carburant oblige pour des raisons financières et écologiques).
Ajouter une personne liée, permet de savoir qui est son N+1 par exemple ou qui est son binôme en cas d’absence.
En cliquant dans Informations utilisateur, vous pourriez ajouter une fonction transversale comme responsable évacuation bloc D lors des exercices incendies par exemple. S’il fait partie du comité d’entreprise ou autre responsabilité.
Bien remplir toutes ses rubriques, vous permettra d’identifier rapidement la « personne-ressource » en cas de besoin. C’est toujours un gain de temps et un aide-mémoire utile.
Toujours dans la console d’administration, vous pouvez gérer la visibilité des profils, vous pouvez activer des fonctions de partages de contacts pour éviter la saisie de doublons et d’annuaires personnalisés. Pour optimiser votre organisation, il peut être utile de coupler ces annuaires personnalisés avec vos unités organisationnelles.
Exemples d’utilisation
- Grandes entreprises : Les grandes entreprises peuvent créer des unités organisationnelles pour chaque département (RH, marketing, ventes, etc.) et définir des annuaires personnalisés pour chaque équipe au sein de ces départements.
- Écoles : Les établissements scolaires peuvent utiliser les unités organisationnelles pour représenter les différents niveaux (maternelle, primaire, secondaire) et les annuaires personnalisés pour gérer les classes et les groupes d’élèves.
Pour en savoir plus sur ces unités organisationnelles, je vous renvoie à l’article rédigé par Thierry : Console Admin : Structure organisationnelle Google Workspace
Pour ma part, j’avais aussi envisagé une idée piquée chez Microsoft. Un annuaire basé sur l’organigramme hiérarchique de votre entreprise, du PDG jusqu’à l’agent de service chargé de la maintenance des locaux. L’idée étant que pour donner l’accès à certains types de documents, vous avez juste à cliquer sur le nom de la personne responsable de plus bas niveau hiérarchique. Automatiquement, toutes les personnes ayant un statut supérieur auront aussi accès à ses informations. Vous voyez le gain de temps pour donner l’accès aux informations. Après réflexion, je me dis que c’est une vision pyramidale un peu « old school » du fonctionnement de l’entreprise, mais parfois, c’est dans les vieilles marmites…
Il est également possible de synchroniser vos différents annuaires avec des outils tiers. Il faut dans ce cas toujours réfléchir à protéger vos données sensibles.
Pour gérer un groupe de travail transversal à l’entreprise dont la « durée de vie » est limitée dans le temps et dans laquelle tous les corps de métier doivent être représentés, vous pourrez utiliser les Google Groupes(à différencier de Google Groups qui sert à créer uniquement des listes de diffusion). Plus souple pour ce genre de projet.
Enfin, il vous reste encore les libellés pour ajouter des marqueurs spécifiques à chaque contact. Notons, au passage, que si l’on pouvait associer une couleur à ses libellés ; ceci rendrait leur utilisation plus pertinente (Google si tu m’entends !).
Vous le voyez, les outils sont nombreux. Bien identifier leurs fonctions et les utiliser selon l’organigramme de votre entreprise est un vrai travail de fond, mais ô combien utile.
Tout cela peut sembler réservé aux grandes entreprises. Personnellement, je pense que les T/PME et ETI devraient se saisir systématiquement de ces outils, car ils constituent d’une part les fondations indispensables à la stabilité de l’entreprise et d’autre part à ses capacités d’actions. En effet, bien utiliser ces outils permettra de gagner du temps sur les tâches de support administratives trop souvent chronophages et répétitives. La législation impose de plus en plus fréquemment des contraintes de traçabilités. C’est en partie grâce à un bon paramétrage de tous ces outils que vous pourrez les intégrer dans vos processus et ainsi libérer du temps pour vos clients, vos patients, vos salariés, vos projets, etc.
Cela permettra un accès aisé et sécurisé aux données tout en permettant une communication fluide au sein de l’entreprise.
Dans le cadre d’un audit externe, il vous sera aisé de décrire vos process et, peut même faire partie de votre démarche qualité.
Si vous souhaitez que votre annuaire reflète votre management, réfléchir à vos unités organisationnelles est un prérequis indispensable.
Voilà, pour la liste des suspects, Hercule Poireau a récupéré leurs photos sur les réseaux sociaux pour les associer à leurs noms.
Il a également noté cette information importante : monsieur Hastings, le chef du service RID qui avait rédigé et partagé avec ses proches collaborateurs la nouvelle recette de croquettes pour chien, avait démissionné depuis peu. Bien entendu, il a été interrogé par Hercule Poireau qui l’a rapidement éliminé de la liste des suspects.
La suite (à venir) : Proposition de stratégie de gestion documentaire (Data Manager System) avec Google Workspace : l’Iceberg d’Agatha (3/5)
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Kinésithérapeute spécialisé dans le handicap et la pédiatrie depuis plus de 25 ans, secrétaire bénévole dans une association durant neuf ans. Je suis aussi enseignant à temps partiel dans une école de kinésithérapie. C'est par ces deux dernières fonctions que je me suis intéressé aux outils Google Workspace.
