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Télécharger des fichiers directement sur le Drive avec un formulaire, sans connexion

Récemment un de mes clients m’a soumis la problématique suivante :Pour gagner en temps et en efficacité, il souhaite que lorsque ses clients lui envoient un bon de commande ou un autre fichier lié à […]

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Rédigé par Marielle Silberstein - il y a 5 ans et modifié le 30/03/2023 à 08:53

Ce que vous allez découvrir

  • Forms Studio
  • Les fonctionnalitĂ©s de Forms Studio

Télécharger des fichiers directement sur le Drive avec un formulaire, sans connexion

Récemment un de mes clients m’a soumis la problématique suivante :
Pour gagner en temps et en efficacité, il souhaite que lorsque ses clients lui envoient un bon de commande ou un autre fichier lié à la relation commerciale, le fichier s’enregistre automatiquement dans son Drive, dans le dossier adéquat.

L’utilisation d’un formulaire Google avec un champ “télécharger un fichier” répond en partie à son besoin. Mais pas complètement. En effet, pour remplir un formulaire qui contient un champ de téléchargement de fichier, il faut obligatoirement se connecter avec un compte Google. Or mon client ne souhaite pas imposer à ses clients d’avoir un compte Google.

La pépite dont je vais vous parler par contre répond complètement à son besoin. Il s’agit de Forms Studio.

Forms Studio

C’est un générateur de formulaire en ligne avec un éditeur WYSIWYG, basé sur un Google Sheets, et qui génère des formulaires qui ressemblent comme deux gouttes d’eau à un Google Forms. On peut y inclure des boutons de téléchargement de fichiers et recevoir des fichiers de n’importe qui.

Les fichiers téléchargés sont enregistrés directement dans Google Drive, dans un dossier fixe ou dynamique créé à chaque téléchargement de fichier. La trace de chaque téléchargement est enregistrée dans Google Sheets, avec le timestamp (date et heure d’envoi du formulaire), comme avec Google Forms.

Il n’est pas demandé de s’identifier pour remplir le formulaire, mais ça ne veut pas dire que son utilisation n’est pas sécurisée. Vous pouvez intégrer un CAPTCHA pour empêcher le spam, et vous pouvez protéger l’accès au formulaire par un mot de passe. Vous pouvez également intégrer une signature électronique.

Forms Studio est basĂ© sur Google Scripts et les fichiers sont tĂ©lĂ©chargĂ©s sur Google Drive avec le sĂ©lecteur de fichiers Google. 

Image de référence

Le créateur du formulaire doit être connecté avec un compte Google (Gmail ou GSuite), mais l’utilisateur du formulaire n’a pas besoin d’un compte Google. Il est même possible de créer des formulaires de téléchargement de fichiers complètement anonymes.

Le téléchargement de fichiers avec un formulaire sur Google Drive

Pour en savoir plus sur Forms Studio, vous pouvez vous rendre ici pour tester un formulaire démo.

Les fonctionnalités de Forms Studio

Voici 10 fonctionnalités intéressantes que j’ai relevées pour ce formulaire :

  1. Pas de nécessité de s’identifier pour télécharger un fichier sur le Drive du propriétaire du formulaire
  2. Protection contre le SPAM via un CAPTCHA
  3. Protection contre l’usurpation via un mot de passe
  4. Message de confirmation personnalisé avec par exemple le nom de la personne qui a rempli le formulaire
  5. Envoi d’e-mail de notification personnalisĂ© Ă  un ou plusieurs destinataires, avec objet et corps de mail pouvant contenir des champs personnalisĂ©s dynamiques : nom, adresse e-mail, copie des rĂ©ponses avec lien vers le fichier dĂ©posĂ©, jour et heure de dĂ©pĂ´t etc … 
  6. ParamĂ©trage  du dossier d’enregistrement sur le Drive, avec dossier fixe et possibilitĂ© de sous dossier dynamique (par exemple avec le nom et la date du dĂ©pĂ´t)
  7. Règles de validation de données, par exemple pour imposer un format numéro de téléphone, date de naissance ou code postal
  8. Couleur du formulaire paramétrable et intégration possible sur un site internet via le code HTML fourni
  9. Insertion d’images, vidéos ou cartes via le champ HTML
  10. Champ de e-signature, Ă  renseigner directement dans le formulaire avec la souris ou le doigt sur smartphone.

Et voici encore d’autres utilisations intéressantes :

  • Vous ĂŞtes enseignant et vous voulez crĂ©er des formulaires pour que les Ă©lèves tĂ©lĂ©chargent des devoirs et que les fichiers soient automatiquement enregistrĂ©s dans votre Google Drive, avec des dossiers distincts pour chaque Ă©lève. 
  • Vous ĂŞtes recruteur et vous souhaitez un formulaire en ligne oĂą les candidats peuvent tĂ©lĂ©charger leur CV au format PDF ou Word.

Pour démarrer :

  1. Faire une copie de la feuille Sheets modèle
  2. Déployer le formulaire en tant qu’application Web
    1. Dans le Sheets : Outils > Editeur de script
    2. Dans l’éditeur de script : Publier > Déployer en tant qu’application web
      1. Sous Execute the app as : choisissez votre adresse e-mail (ceci détermine dans quel Drive les fichiers devront être téléchargés)
      2. Sous Who as access to the App : Choisissez Everyone, even anonymous pour que quelqu’un même sans compte Google puisse utiliser votre formulaire
    3. Cliquer sur DĂ©ployer
  3. Revenez sur le Sheets puis concevez le formulaire via le menu File upload Forms > Edit form
  4. Personnalisez les paramètres du formulaire via le menu File Upload Forms > Configure form
  5. Configurez les e-mails de confirmation
  6. Diffusez votre formulaire via l’URL à récupérer dans la section Share & Embed.
L'Ă©diteur de formulaire, File upload Forms
L’éditeur de formulaire

La documentation de cet outil est en anglais. Je suis en train de faire une documentation détaillée en français. Si vous êtes intéressé, contactez-moi !

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Pascale Manière

Bonjour,
C’est très prometteur. Y a t-il des licences ? d’autres frais liés à son utilisation ?
merci pour votre retour

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Marielle SILBERSTEIN

Bonjour Pascale.
Vous pouvez créer votre formulaire librement, mais il ne sera utilisable en version gratuite que 5 jours. Ensuite pour pouvoir continuer à l’utiliser, il vous faudra souscrire à un plan payant : https://forms.studio/buy
Il existe aussi une version simplifiée gratuite à vie qui pourra être suffisante si vous souhaitez seulement proposer le téléchargement d’un fichier < 5 Mo à des personnes non connectées à un compte Google, avec un formulaire simple, non personnalisé : https://www.labnol.org/internet/receive-files-in-google-drive/19697/

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Guibert Christophe

Bonjour Marielle,
j’ai bien activĂ© la version gratuite mais le lien form link dans « Share and Embed Â» n’est pas opĂ©rationnel alors que lorsque je suis le processus de nouveau dĂ©ploiement dans Apps Script pour tenter de rĂ©gler ce problème, le lien gĂ©nĂ©rĂ© est lui correct. Est ce parce que notre association utilise une Workspace for Non Profit ?
Merci pour votre retour.

0
Gilles Carpentier
Votre note :
     

Bonjour,
Est-il possible de faire des sections et sauter une section en fonction de la réponse ?

0
Thierry Vanoffe

Bonjour Gilles,

Merci pour cette question pertinente.
Afin d’avoir une réponse rapide, je t’invite à poser cette question sur notre nouveau forum : NUM AGORA.
En effet, cet espace gratuit permet de poser des questions et de profiter de centaines de membres pour y répondre.
A tout de suite sur : https://forum.thierryvanoffe.com/ de préférence dans la bonne rubrique !
Ne pas oublier de mettre le lien de l’article en question et un copier-coller de cette question.

A bientĂ´t,

Thierry

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