Ne pas oublier avant de partir en vacances …

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Plus que quelques jours avant le départ en congés. Ouf, il était temps, cette pause estivale sera bien méritée ! 

Mais comment gérer les nombreux mails qui ne vont pas manquer de déferler ? Comment avertir vos collègues que vous ne répondrez pas à leurs sollicitations avant plusieurs semaines ? Ou bien que vous ne serez pas présent à la réunion super importante mais décidée en dernière minute ?

Alors avant de boucler les valises, encore un petit effort pour quelques actions qui vous permettront un retour plus zen.

Etape 1 : Le message d’absence dans Gmail

C’est le strict minimum ! 

Imaginez que pendant que vous crapahutez sur les sentiers du Vercors, Laurent du service achat vous envoie un email urgent pour vous demander validation avant de lancer la commande du matériel dont vous aurez besoin en rentrant. Il vaudrait mieux pouvoir 1° l’avertir que vous ne lirez cet email que dans trois semaines 2° le rediriger vers la bonne personne pour avoir une réponse à ses questions. 

Pour prévenir les expéditeurs de votre absence, avec Gmail le sésame c’est la Réponse automatique.

Un mail sera automatiquement envoyé à chaque expéditeur des mails que vous recevez. Rassurez-vous, votre collègue Thomas, ne sera pas envahi par 5 mails de réponses automatiques s’il vous envoie 5 mails le même jour. Il recevra une nouvelle réponse automatique uniquement s’il envoie un nouvel email après 4 jours.

Vous définissez le contenu de l’email automatique, la date de début d’envoi, et le tour est joué !

Pour être plus tranquille, vous pouvez aussi définir une date de fin, ce qui vous évitera de continuer à envoyer des messages d’absence alors que vous avez repris le collier depuis deux jours.

Concrètement, voici comment mettre en place cette Réponse Automatique :

  1. Ouvrez Gmail sur votre ordinateur.
  2. En haut à droite, cliquez sur Paramètres Paramètres.
  3. Faites défiler la page jusqu’à la section « Réponse automatique ».
  4. Sélectionnez Réponse automatique activée.
  5. Choisissez les dates de début et de fin, indiquez l’objet et saisissez le message.
  6. Cochez la case affichée sous votre message si vous souhaitez que la réponse automatique soit envoyée uniquement à vos contacts.
  7. Au bas de la page, cliquez sur Enregistrer les modifications.

Et il n’est pas nécessaire d’ajouter une signature, celle que vous avez définie s’ajoutera automatiquement en bas de votre réponse automatique.

Configurer une Réponse Automatique pour signaler son absence

EN DERNIÈRE MINUTE : 

Si vous avez oublié d’activer votre réponse automatique avant de partir et que vous avez l’appli Gmail configurée sur votre smartphone, alors vous êtes sauvé ! Même depuis le terminal de l’aéroport, avant de monter dans l’avion, vous pouvez encore configurer votre message d’absence !

Direction le menu avec les trois barres horizontales. Faites défiler jusqu’en bas pour trouver les Paramètres. Choisissez le compte concerné le cas échéant. Faites défiler jusqu’à trouver Réponse automatique. Puis la configuration se présente comme sur l’ordinateur.

Configurer le message d’absence sur l’appli Gmail

Etape 2 : Le créneau Absent du bureau dans l’Agenda

Deuxième étape qui a son importance. Il s’agit de prévenir les personnes qui vous invitent à une réunion pendant vos congés.

Ici, c’est le créneau Absent du Bureau qui vous sauvera.

Lorsque vous indiquez dans votre Agenda que vous êtes Absent du bureau sur une certaine période, toutes les invitations de la période sont refusées automatiquement. Ceci est valable autant pour les réunions existantes que pour les nouvelles.

  1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
  2. En haut de votre agenda, cliquez sur la première date à laquelle vous serez absent.
  3. Cliquez sur Absent du bureau.
  4. Sélectionnez les dates auxquelles vous serez absent.
  5. Facultatif : Mettez à jour la période et modifiez votre message d’absence.
  6. Cliquez sur Enregistrer.
Créer un créneau « Absent du bureau » dans l’agenda sur ordinateur

EN DERNIÈRE MINUTE : 

Et là aussi, vous pouvez définir votre créneau Absent du bureau depuis l’appli Agenda sur votre smartphone

Configurer un créneau « Absent du bureau » sur l’appli Agenda

Etape 3 : La délégation de messagerie dans Gmail

Si votre collègue Thomas est au bureau pendant vos congés et qu’il a une fonction similaire à la vôtre, il pourrait être intéressant de lui donner une délégation d’accès à votre boite mail. 

Bien sûr, il faut qu’il soit d’accord, et prêt à consulter votre messagerie régulièrement pour apporter une réponse aux mails urgents.

Le délégué peut lire, envoyer et supprimer des messages à votre place.

La délégation se passe en deux temps : 

1° Vous déléguez l’accès à votre compte

Vous pouvez ajouter jusqu’à 10 délégués. Si vous utilisez Gmail au sein d’une entreprise, d’une école ou de toute autre organisation, vous pouvez ajouter jusqu’à 25 délégués.

  1. Sur votre ordinateur, ouvrez Gmail
  2. En haut à droite, cliquez sur Paramètres .
  3. Cliquez sur Paramètres.
  4. Cliquez sur l’onglet Comptes et importation ou Comptes.
  5. Dans la section « Déléguer l’accès à votre compte », cliquez sur Ajouter un autre compte. Remarque : Si vous utilisez Gmail au sein d’une entreprise ou d’une école, votre organisation peut restreindre la délégation de messagerie. Si ce paramètre ne s’affiche pas, contactez votre administrateur.
  6. Saisissez l’adresse e-mail de la personne que vous souhaitez ajouter. (Remarque : l’option « Exiger que l’utilisateur change de mot de passe à la prochaine connexion » doit être désactivée pour le compte dont vous déléguez l’accès.)
  7. Cliquez sur Étape suivante Envoyer un e-mail pour déléguer l’accès.
Déléguer l’accès à sa messagerie Gmail

2° La personne que vous avez ajoutée en tant que délégué accepte la délégation

La personne que vous avez ajoutée reçoit une demande de confirmation par e-mail. Une fois que la personne a confirmé, cela peut prendre jusqu’à 24 heures avant qu’elle n’apparaisse comme délégué.

Remarque : L’invitation expire après une semaine.

EN DERNIÈRE MINUTE : 

Hélas, non, ce n’est pas possible ! Si vous avez oublié de déléguer l’accès à votre compte de messagerie avant de partir, il ne vous reste plus qu’à donner votre mot de passe à votre collègue pour qu’il la configure lui même. Vous serez quitte pour changer votre mot de passe à votre retour de congés !

 

Maintenant, vous êtes prêt à décoller pour la destination de vos rêves !

Il ne vous reste plus qu’à partager cet article avec vos collègues …

Bonnes vacances 😉 

 

Pour en savoir plus, vous pouvez consulter les pages correspondantes du support Google :

Réponse automatique

Délégation de messagerie

Absent du bureau

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Marielle SILBERSTEIN

Marielle SILBERSTEIN

Formatrice sur les outils numériques depuis 1998 et utilisatrice de la Suite Google depuis 2009, je suis adepte du travail collaboratif et pédagogue. J’ai à coeur d’accompagner les utilisateurs à appréhender et utiliser tout le potentiel de la suite Google et à gagner en efficacité. Ma longue expérience du support technique sur logiciels métier me permet d’avoir une compréhension aisée et globale du besoin utilisateur en milieu professionnel comme personnel.

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