Gmail, Agenda, Drive : Concilier accès PRO et PERSO

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Vous avez un compte personnel en Gmail.com et vous l’utilisiez jusque là sur votre ordinateur professionnel pour consulter vos Emails et votre Agenda Perso.

Entre temps votre entreprise a migré sur Gsuite. Maintenant quand vous ouvrez Chrome, vous accédez à vos mails Pro sous Gmail, et vous êtes satisfait parce que vous connaissez déjà cet environnement !

Mais comment concilier l’accès à votre environnement Perso sans interactions malheureuses avec votre environnement Pro ?

Sur ordinateur

Gmail / Drive

Changer de compte

Une première solution consiste à se connecter à son compte Gmail à partir de la fenêtre d’ajout de compte dans la fenêtre Gmail de votre compte Pro

  • Cliquez sur l’icône de votre profil (généralement c’est un cercle de couleur avec l’initiale de votre prénom à l’intérieur, sauf si vous avez défini une photo pour votre profil)
  • Cliquez sur Ajouter un compte
  • Indiquez votre adresse email (prenom.nom@gmail.com) et votre mot de passe
Ajout d’un nouveau compte Google

Et voilà. Il vous suffira maintenant pour consulter vos emails Perso de cliquer sur votre icône de profil et de sélectionner votre compte Perso. Un nouvel onglet de Gmail s’ouvrira pour vous afficher vos emails.

Changer de compte

Génial ! C’est la solution qu’il me fallait !

Oui mais … ce qui se cache derrière cette solution, c’est que vous ne vous êtes pas seulement connecté à Gmail, vous vous êtes connecté à votre compte Google Perso. Qui comprend toutes les autres applications de la suite Google. Et en particulier Drive.

Ainsi vous pourrez parfois avoir la surprise, en cliquant sur un lien Drive dans un email de votre compte Pro, de constater que l’accès au document vous est refusé. En observant le contenu de l’onglet qui s’est affiché, vous pourrez alors voir qu’il vous est proposé de changer de compte. Et en observant encore mieux, vous constaterez que ce document cherche à s’ouvrir dans votre compte Perso !

Et oui, parfois Chrome (car c’est lui qui gère vos différentes connexions) se mélange les pédales.

Mais alors comment faire ?

Gérer des profils utilisateurs

Sur PC ou MAC, la résolution de cette problématique trouve sa solution dans l’utilisation des profils utilisateurs de Chrome.

Vous créez un profil utilisateur pour votre compte Pro, et un autre pour votre compte Perso.

Les deux fenêtres de Chrome sont alors complètement indépendantes, chacune est connectée à un seul compte Google, et fini les mélanges !

Pour savoir comment utiliser les profils utilisateurs dans Chrome sur PC ou Mac, vous pouvez vous reporter à cet article : https://thierryvanoffe.com/accedez-a-plusieurs-comptes-google-en-meme-temps/

Sur Chromebook, la notion est un peu différente. On ne crée pas de profil utilisateur sur Chrome, mais on ajoute une nouvelle personne autorisée à se connecter au Chromebook. La nouvelle personne aura un environnement de travail complet dédié, y compris l’espace de stockage sur disque dur. Voir le support Google sur le sujet.

Agenda

Maintenant que vous avez créé vos 2 profils distincts Pro et Perso, vous pouvez passer d’une fenêtre Chrome à l’autre pour consulter vos agendas respectifs (ou d’un utilisateur à l’autre sous Chromebook).

Mais personnellement, je trouve ça lourd. En effet, il arrive (fréquemment pour ma part), de devoir consulter son agenda Perso pour définir un évènement Pro (ou accepter une invitation à une réunion) et inversement. Il vaut mieux vérifier que cette réunion un peu tardive ne tombe pas justement le jour où j’ai un rendez-vous chez le dentiste pour le petit dernier.

Alors vous allez configurer vos agendas respectifs pour que les événements PRO et PERSO s’affichent les uns à côté des autres.

Pour faire cela, vous devez donner accès à votre agenda pour l’autre compte.

Accéder à mon agenda Perso dans mon compte Pro

Vous allez sur l’application Agenda de votre compte Perso, et vous définissez une autorisation d’accès à votre compte Pro, en lui attribuant le niveau d’accès “Modifier des événements” qui vous permettra de créer des événements, les modifier et les supprimer à partir de votre compte Pro

Voici comment procéder :

  • Cliquez sur les 3 points situés à droite de votre nom dans la rubrique Mes agendas, puis sur “Paramètres et partage”.
  • Puis descendez dans la page jusqu’à la rubrique “Partager avec des personnes en particulier”.
  • Cliquez sur “Ajouter des contacts”
  • Saisissez l’adresse de votre compte Pro (prenom.nom@monentreprise.fr)
  • Puis choisissez le niveau d’accès. Nous avons vu qu’il s’agit de “Modifier des événements”
  • Il vous suffit ensuite de cliquer sur la flèche en haut à gauche pour revenir à votre page d’accueil de l’application Agenda
Partager mon agenda Perso

Ainsi votre agenda Perso sera accessible dans la zone “Autres agendas” de l’application Agenda de votre compte Pro

Vous pourriez même vous attribuer le niveau de droit “Apporter des modifications et gérer le partage”. Ainsi votre Agenda Perso apparaît dans la zone “Mes agendas” dans votre compte Pro

Pour tout savoir sur le partage d’agenda, reportez-vous au Support Google

Accéder à mon agenda Pro dans mon compte Perso

Vous pouvez aussi en complément faire l’inverse.

Ce qui vous permettra lorsque vous êtes à la maison et que votre conjoint vous propose une escapade en amoureux sur un week-end de 3 jours de vérifier que ce jour là vous n’avez pas, justement, le brief mensuel du projet X dont vous êtes responsable.

C’est pratique, mais vous allez peut être être déçu, car il arrive souvent que cette fonctionnalité de partager un agenda à l’extérieur de l’entreprise soit bloquée par l’administrateur.

Sur le smartphone

Sur le smartphone, vous devez paramétrer vos deux comptes Pro et Perso.

Puis dans chaque application vous avez la possibilité de switcher entre les différents comptes, sans risque de chevauchement (Gmail, Agenda, Drive).

Dans l’appli Agenda, vous aurez automatiquement les différents agendas qui s’afficheront en parallèle. Vous pouvez décocher l’un ou l’autre pour alléger la vue.

Astuce :

Dans Gmail ou Drive (et toutes les autres applis Google : Photo, Keep, Hangouts …) , vérifiez bien quel compte est affiché avant d’agir, ça vous évitera quelques désagréments

Dans Google Photo en particulier, vérifiez quel est le compte paramétré par défaut et dans lequel se fait la sauvegarde automatique de vos photos !

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1 comment

  1. Top Marielle, pour une parfaite organisation Pro / Perso !

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