Gmail : Gardez le contrôle de vos emails une fois envoyés !

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Vous avez déjà envoyé un email contenant des informations sensibles, en demandant de ne pas le transférer ou l’imprimer et de la détruire après l’avoir lu ? Et vous avez peut être eu la désagréable surprise de constater que l’information avait tout de même filtré …

Vous avez déjà hésité à renvoyer par mail à votre mère dure d’oreille le code de connection à son compte bancaire, avec cette petite arrière pensée “si elle se fait pirater sa boite, le pirate n’aura qu’à se servir …”

Vous cherchez depuis longtemps une messagerie qui vous permettra d’envoyer des informations sensibles par mail, en étant sûr que le destinataire ne transférera pas le mail à la terre entière, ne l’imprimera pas, n’en fera pas de copie …

Car même avec la meilleure bonne volonté, parfois les consignes initiales sont oubliées, et l’email dit “sensible”, finit par sortir de la messagerie du destinataire.

Ces situations vous parlent ? Alors le “mode confidentiel” arrivé dans Gmail avec la dernière mise à jour va vous intéresser.

En utilisant le mode confidentiel lors de l’envoi de votre email :

  • vous bloquez le transfert, l’impression, la copie et le téléchargement de l’email
  • votre message s’autodétruit (enfin presque …) au terme du délai d’expiration que vous définissez
  • vous pouvez vous assurer que seul le destinataire lira le message, en le sécurisant à l’aide d’un code SMS

Bon ça fait un peu “Mission impossible” vous ne trouvez pas … ?

Envoyer un email avec le mode confidentiel

Pour envoyer un email confidentiel, rien de plus simple. Rendez-vous dans l’interface de Gmail, puis cliquez sur Nouveau message. La fenêtre de création d’un nouveau message s’affiche, et vous remarquez une nouvelle icône dans la barre d’outils : un cadenas lié à une horloge

En cliquant sur cette icône, vous découvrez les options qui vous sont offertes :

1. Définissez un délai d’expiration, 1 jour, 1 semaine, 1 mois, 3 mois ou 5 ans

Au delà de ce délai d’expiration, le mail devient inaccessible par votre correspondant.

2. Définissez la méthode avec laquelle votre correspondant recevra votre message

a. Pas de code secret (option par défaut)

Si votre correspondant utilise la messagerie Gmail, le message s’affichera directement

Si votre correspondant utilise une autre messagerie, il recevra un code secret unique par email, lui permettant de déverrouiller l’accès à votre message sur une page internet chiffrée

b. Code secret reçu par SMS

Vous devez lors de l’envoi du mail renseigner le numéro de téléphone de votre correspondant sur lequel il recevra par SMS un code de déverrouillage unique, lui permettant d’accéder à l’email.

NOTA : Ces paramètres s’appliquent au texte du message et aux pièces jointes.

Révoquer l’accès plus tôt que prévu

Vous pouvez empêcher votre destinataire de consulter l’e-mail avant la date d’expiration définie.

Pour cela, il vous suffit d’ouvrir le mail que vous avez envoyé (à partir de la section Messages envoyés), puis cliquer sur Révoquer l’accès.

Chez votre correspondant, l’email devient inaccessible :

Lire un email avec le mode confidentiel

Si l’expéditeur a utilisé le mode confidentiel pour envoyer son e-mail :

Vous pouvez afficher le message et les pièces jointes jusqu’à la date d’expiration définie ou jusqu’à ce que l’expéditeur supprime l’accès au message.

Les options permettant de copier, de coller, de télécharger, d’imprimer et de transférer le texte du message et les pièces jointes sont désactivées.

Vous devrez peut-être saisir un code secret pour ouvrir l’e-mail.

Si vous utilisez un compte Gmail :

Ouvrez l’e-mail. Lorsque le mode confidentiel est activé, une note en bas de l’email vous en avertit.

Si l’expéditeur n’a pas demandé qu’un code secret soit envoyé par SMS :

  • Si vous utilisez Gmail (version Web ou mobile), vous voyez directement le contenu de l’e-mail lorsque vous l’ouvrez.
  • Si vous utilisez un autre client de messagerie, ouvrez l’e-mail, cliquez sur le lien Afficher l’e-mail et connectez-vous avec vos identifiants Google pour afficher le message.

Si l’expéditeur a demandé qu’un code secret soit envoyé par SMS :

  • Cliquez sur Envoyer le code secret.
  • Le code secret vous est envoyé par SMS.
  • Saisissez-le, puis cliquez sur Envoyer.

Si vous utilisez un autre compte de messagerie :

Ouvrez l’e-mail. Cliquez sur le lien Afficher l’e-mail. Une nouvelle page s’ouvre. Cliquez sur Envoyer un code secret.

Le code secret vous est envoyé par SMS ou par e-mail. Saisissez-le, puis cliquez sur Envoyer.

Et sur Ios et Android ?

Cette nouvelle fonctionnalité est aussi accessible sur votre smartphone. Quand vous composez votre message, appuyez sur le bouton Plus (icones des 3 points), choisissez Mode confidentiel et procédez aux paramétrages décrits ci-dessus.

Limites du mode confidentiel

S’il est effectivement impossible de copier coller le contenu du mail, mais rien ne vous empêche de faire une capture d’écran !

D’autres nouveautés de Gmail

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Marielle SILBERSTEIN

Marielle SILBERSTEIN

Formatrice sur les outils numériques depuis 1998 et utilisatrice de la Suite Google depuis 2009, je suis adepte du travail collaboratif et pédagogue. J’ai à coeur d’accompagner les utilisateurs à appréhender et utiliser tout le potentiel de la suite Google et à gagner en efficacité. Ma longue expérience du support technique sur logiciels métier me permet d’avoir une compréhension aisée et globale du besoin utilisateur en milieu professionnel comme personnel.

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