Télécharger des fichiers directement sur le Drive avec un formulaire, sans connexion

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Récemment un de mes clients m’a soumis la problématique suivante :
pour gagner en temps et en efficacité, il souhaite que lorsque ses clients lui envoient un bon de commande ou un autre fichier lié à la relation commerciale, le fichier s’enregistre automatiquement dans son Drive, dans le dossier adéquat.


L’utilisation d’un formulaire Google avec un champ “télécharger un fichier” répond en partie à son besoin. Mais pas complètement. En effet, pour remplir un formulaire qui contient un champ de téléchargement de fichier, il faut obligatoirement se connecter avec un compte Google. Or mon client ne souhaite pas imposer à ses clients d’avoir un compte Google.

La pépite dont je vais vous parler par contre répond complètement à son besoin. Il s’agit de Forms Studio.

Forms Studio

C’est un générateur de formulaire en ligne avec un éditeur WYSIWYG, basé sur un Google Sheets, et qui génère des formulaires qui ressemblent comme deux gouttes d’eau à un Google Forms.On peut y inclure des boutons de téléchargement de fichiers et recevoir des fichiers de n’importe qui.

Les fichiers téléchargés sont enregistrés directement dans Google Drive, dans un dossier fixe ou dynamique créé à chaque téléchargement de fichier. La trace de chaque téléchargement est enregistrée dans Google Sheets, avec le timestamp (date et heure d’envoi du formulaire), comme avec Google Forms.

Il n’est pas demandé de s’identifier pour remplir le formulaire, mais ça ne veut pas dire que son utilisation n’est pas sécurisée. Vous pouvez intégrer un CAPTCHA pour empêcher le spam, et vous pouvez protéger l’accès au formulaire par un mot de passe. Vous pouvez également intégrer une signature électronique.

Forms Studio est basé sur Google Scripts et les fichiers sont téléchargés sur Google Drive avec le sélecteur de fichiers Google. 

Le créateur du formulaire doit être connecté avec un compte Google (Gmail ou GSuite), mais l’utilisateur du formulaire n’a pas besoin d’un compte Google. Il est même possible de créer des formulaires de téléchargement de fichiers complètement anonymes.

Pour en savoir plus sur Forms Studio, vous pouvez vous rendre ici pour tester un formulaire démo

Les fonctionnalités de Forms Studio

Voici 10 fonctionnalités intéressantes que j’ai relevées pour ce formulaire :

  1. Pas de nécessité de s’identifier pour télécharger un fichier sur le Drive du propriétaire du formulaire
  2. Protection contre le SPAM via un CAPTCHA
  3. Protection contre l’usurpation via un mot de passe
  4. Message de confirmation personnalisé avec par exemple le nom de la personne qui a rempli le formulaire
  5. Envoi d’email de notification personnalisé à un ou plusieurs destinataires, avec objet et corps de mail pouvant contenir des champs personnalisés dynamiques : nom, adresse email, copie des réponses avec lien vers le fichier déposé, jour et heure de dépôt etc … 
  6. Paramétrage  du dossier d’enregistrement sur le Drive, avec dossier fixe et possibilité de sous dossier dynamique (par exemple avec le nom et la date du dépôt)
  7. Règles de validation de données, par exemple pour imposer un format numéro de téléphone, date de naissance ou code postal
  8. Couleur du formulaire paramétrable et intégration possible sur un site internet via le code HTML fourni
  9. Insertion d’images, vidéos ou cartes via le champ HTML
  10. Champ de e-signature, à renseigner directement dans le formulaire avec la souris ou le doigt sur smartphone

Et voici encore d’autres utilisations intéressantes :

  • Vous êtes enseignant et vous voulez créer des formulaires pour que les élèves téléchargent des devoirs et que les fichiers soient automatiquement enregistrés dans votre Google Drive, avec des dossiers distincts pour chaque élève. 
  • Vous êtes recruteur et vous souhaitez un formulaire en ligne où les candidats peuvent télécharger leur CV au format PDF ou Word

Pour démarrer :

  1. Faire une copie de la feuille Sheets modèle
  2. Déployer le formulaire en tant qu’application Web
    1. Dans le Sheets : Outils > Editeur de script
    2. Dans l’éditeur de script : Publier > Déployer en tant qu’application web
      1. Sous Execute the app as : choisissez votre adresse email (ceci détermine dans quel Drive les fichiers devront être téléchargés)
      2. Sous Who as access to the App : Choisissez Everyone, even anonymous pour que quelqu’un même sans compte Google puisse utiliser votre formulaire
    3. Cliquer sur Déployer
  3. Revenez sur le Sheets puis concevez le formulaire via le menu File upload Forms > Edit form
  4. Personnalisez les paramètres du formulaire via le menu File Upload Forms > Configure form
  5. Configurez les emails de confirmation
  6. Diffusez votre formulaire via l’URL à récupérer dans la section Share & Embed
Editeur de formulaire
L’éditeur de formulaire

La documentation de cet outil est en anglais. Je suis en train de faire une documentation détaillée en français. Si vous êtes intéressé.e, contactez moi !

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