Convertir des fichiers MS Office vers Google Drive

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Lors des formations que j’anime sur Docs, Sheets et Slide, on m’interpelle souvent par rapport à la conversion des fichiers Office vers le format Google. Et oui, la conversion d’un format à un autre n’est jamais parfaite.


Vous trouverez ici des rappels sur le processus de conversion ainsi qu’une liste (non exhaustive !) des problèmes rencontrés et des solutions possibles.

Comment convertir des fichiers au format Google

Fichiers Microsoft Office

Pour les convertir au format Google, il faut tout d’abord ouvrir le fichier en mode Edition de fichiers Office.  Voir le précédent article sur le sujet de la conversion 

Puis Fichier > Enregistrer au format …

Cette action crée une copie convertie du fichier initial, au même emplacement que celui-ci :

Fichiers OpenOffice, LibreOffice

Avec les fichiers bureautiques de formats autre que Microsoft (OpenOffice, LibreOffice), la conversion se fait directement avec Clic droit > Ouvrir avec …

Convertir des fichiers de type texte en fichiers Google Docs

Formats compatibles

Vous pouvez convertir les types de fichiers suivants :

  • .doc (versions plus récentes que Microsoft® Office 95)
  • .docx
  • .docm 
  • .dot
  • .dotx
  • .dotm
  • .html
  • .txt (texte brut)
  • .rtf
  • .odt

Limitations

Un fichier Google Docs peut contenir jusqu’à 1,02 million de caractères. 

Si vous convertissez un document texte au format Google Docs, sa taille ne doit pas dépasser 50 Mo.

Conversion de Word vers Docs : Problèmes identifiés et solutions possibles

Problème constaté après conversionExplication / Solution éventuelle
Des images ou dessins sont déplacésReplacer les images
Nota : La superposition de texte sur image présente dans Word n’est pas supportée par Gdocs
Solution : Insérer un dessin dans Gdocs dans lequel il est aisé d’importer une image (ou faire un copier coller) et d’insérer des zones de texte
Des images ont disparuCas rencontré sur des images avec copyright
Solution : Insérer l’image manuellement à partir du fichier Word (La télécharger à partir de Word puis l’insérer dans Gdocs – Ou faire un copier coller si cela fonctionne)
Le document Word avait des marges variables mais dans le document Gdocs toutes les marges sont identiquesVous avez peut être eu ce désagrément lors de conversions anciennes. Mais maintenant que Gdocs gère les sauts de section, les marges sont conservées
Le document Word contenait des sections en portrait et en paysage. Dans le document converti tout est dans la même orientationGdocs ne gère pas encore des orientations différentes au sein d’un même document
Solution :
1/ Gérer les pages en paysage au sein d’un ou plusieurs documents à part
2/ Puis lorsque tout est finalisé, générer des pdf et les fusionner pour avoir un document unique (Applications intégrées au Drive pour fusionner des PDF : DocHub ou Kami – Application web sans lien avec le Drive : Smallpdf est très bien)
Le document Word contenait des macros. Que sont elles devenues ?Gdocs ne gère pas les macros
Solution : Les modules complémentaires peuvent répondre à certains cas d’usage.
Certains effets de texte ont été supprimésGdocs gère des effets de texte mais pas les mêmes que Word
Solution : Choisir un effet de texte disponible dans Gdocs
Le filigrane du document Word a disparuGdocs ne gère pas encore les filigranes
Solution : Voir cet article pour créer un courrier avec filigrane en utilisant un fichier Drawings
Certains interlignes sont modifiésRéajuster les interlignes à la relecture

Convertir des tableurs en fichiers Google Sheets

Formats compatibles

Vous pouvez convertir les types de fichiers suivants :

  • .xls (versions plus récentes que Microsoft® Office 95)
  • .xlsx
  • .xlsm
  • .xlt
  • .xltx
  • .xltm 
  • .ods
  • .csv
  • .tsv
  • .txt
  • .tab

Limitations

Un fichier Google Sheets admets jusqu’à 5  millions de cellules (en création ou en conversion vers ce format), y compris les cellules vides

Conversion de Excel vers Sheets : Problèmes identifiés et solutions possibles

Problème constaté après conversionExplication / Solution éventuelle
Macros non convertiesLes macros Excel utilisent le langage VBA et celles de Sheets utilisent le langage Google Apps-Script (similaire au Javascript), la conversion directe est donc impossible.
Solution :
1/ Cherchez dans les fonctionnalités de Google Sheets. Peut être que ce qui avait nécessité une macro dans Excel existe en natif dans Sheets ou bien un module complémentaire répond à votre besoin
2/ Parfois aussi ce dont vous avez besoin peut être réalisé par des formules au lieu de macros.
3/ Mais parfois aussi il est nécessaire de générer une nouvelle macro dans Sheets
Problèmes avec des éléments graphiques tels que dessins, formes, flèches, organigrammesBien que les tableurs proposent des fonctionnalités graphiques, ils ne sont pas prévus initialement pour cela. Un tableur est avant tout un outil de calcul avec des cellules, formules, tableaux et graphiques. Ainsi la compatibilité des éléments graphiques entre Excel et Sheets n’est pas la priorité des développements Google
Solution :
Utilisez pour vos dessins, organigrammes ou diagrammes des outils adaptés comme Drawing, Slide ou même Lucidchart qui s’intègre complètement à Google Drive
Le graphique ne s’affiche pasSoit le type de graphique utilisé dans Excel n’existe pas dans Sheets, soit des erreurs de données ou calculs liées à la conversion empêchent la construction du graphique
Solution :
1/ Vérifiez vos données et plages de cellules pris en compte pour le graphique (voir ci-dessous les différentes pistes d’erreurs)
2/ Cherchez un type de graphique compatible parmi les nombreux graphiques disponibles sur Sheets
Le graphique est déforméSi vous aviez créé dans Excel des graphiques avec une mise en forme très poussée, vous pouvez avoir des surprises après conversion. En particulier, dans Google Sheets, un graphique ne peut pas avoir plus de deux axes verticaux, ni plus d’un axe horizontal.
Solution : Il faut s’armer de patience et corriger le graphique manuellement. Bonne nouvelle : l’éditeur de graphiques de Sheets est très convivial !
Des formules et des graphiques affichent une erreurVoir ci-dessous quelques sources d’erreurs rencontrées
Plages nomméesLes plages nommées se convertissent mal et entraînent le non fonctionnement de toutes les formules qui en dépendent.
Solution :
Il faut recréer ces plages (les plages nommées se trouvent dans le menu Données > Plages nommées) et bien souvent, corriger les formules en erreur.
Liens entre fichiers ExcelLes liens entre tableurs ont un fonctionnement différent sur Excel et Sheets, ils sont donc systématiquement perdus lors de la conversion.
Dans Excel vous faites référence à un fichier par son nom et son emplacement de stockage physique, Alors que dans Sheets vous faites référence à un fichier via son URL
Solution :
Avant de convertir, vérifiez si votre fichier Excel va chercher des données ailleurs. Parfois, il s’agit juste d’une valeur par ci par là, et le lien n’a pas besoin d’être dynamique. Dans ce cas vous pouvez rétablir la valeur “en dur”, en faisant un copier coller depuis le fichier source. Si le lien doit être dynamique, importez et convertissez les différents fichiers Excel liés entre eux, puis avec la fonction =Importrange() importez les données des fichiers Sheets
NOTA : Il est conseillé d’importer une feuille entière du tableur source vers le tableur cible dans un onglet spécifique, puis de construire les formules avec les données importées. Avantage : Gain à la fois sur le temps de calcul (un seul Importrange) et sur la lisibilité des formules
Paramètres de la feuille de calculParfois, après conversion, les paramètres régionaux et le fuseau horaire sont erronés. Ceci a une influence entre autres sur la prise en compte du séparateur décimal, le format des dates ou pour les formules faisant intervenir des heures et peut générer des erreurs
Solution : Vérifier les paramètres de la feuille de calcul et rétablir les paramètres régionaux et le fuseau horaire
Le type du contenu des cellules est erroné ou mal pris en compteSi après avoir vérifié les causes citées précédemment vous avez toujours des formules en erreur ou des graphiques qui ne s’affichent pas, ceci peut provenir du type des données. Le plus souvent des nombres qui sont considérés comme du texte.
Solution :
Sélectionner la colonne correspondante et appliquer le format voulu (nombre, date) avec l’icône 123 de la barre d’accès rapide
Si l’application du format ne fonctionne pas, c’est que le nombre est “mal” écrit. Il comporte des espaces, points, virgules ou autres symboles gênants. Dans ce cas, il faut faire un “rechercher – remplacer”. Utiliser le raccourci clavier CTRL + H. Si vous souhaitez juste supprimer un caractère, ne mettez rien sur la ligne “Remplacer par”

Convertir des présentations en fichiers Google Slides

Formats compatibles

Vous pouvez convertir les types de fichiers suivants :

  • .ppt (versions plus récentes que Microsoft® Office 95)
  • .pptx
  • .pptm
  • .pps
  • .ppsx
  • .ppsm
  • .pot
  • .potx
  • .potm
  • .odp

Limitations

On peut convertir en Google Slides des présentations pesant jusqu’à 100 Mo

Conversion de Powerpoint vers Slides : Problèmes identifiés et solutions possibles

Problème constaté après conversion en SlidesExplication / Solution éventuelle
Des images, dessins, graphiques, zones de texte etc … ont bougéComme avec les documents texte, il n’est pas rare que des éléments d’une mise en forme avancée changent de place. 
Solution :
Il faudra ici repositionner manuellement les éléments
Des fichiers étaient incorporés dans la présentation Powerpoint et ne sont plus accessibles (fichiers Excel, PDF, Vidéos, …)Dans Powerpoint, le principe d’incorporation de fichiers en tant qu’objet dans une présentation fait appel au nom et à l’emplacement de stockage physique du fichier. Vous aviez peut être d’ailleurs été confronté à des documents qui deviennent inaccessibles dans votre présentation parce qu’ils ont été déplacés ou renommés.
Après conversion de votre présentation en Google Slides, il est évident que ces objets ne peuvent plus fonctionner
Solution :
Il est possible à partir de Slides d’ouvrir un document via un lien (son URL). L’URL d’un document stocké sur le Drive est unique, quel que soit le nom, l’emplacement de stockage, le propriétaire
1/ Importer sur le Drive le document qui était incorporé dans votre Powerpoint. S’il s’agissait d’un fichier Excel, le mieux est de le convertir en Sheets. Pour une vidéo, l’héberger sur votre chaine Youtube en statut “accessible via un lien”
2/ Sur la diapo où l’élément était incorporé, ajouter un lien. Pour rendre votre présentation plus attractive, vous pouvez attacher le lien à une image (capture d’écran de la première page du PDF par exemple) ou une forme.
3/ Pensez à bien gérer le partage des fichiers dont vous mettez un lien dans votre présentation pour que tous les utilisateurs de la présentation puissent les ouvrir

En conclusion

L’interopérabilité entre MS Office et les Google Documents s’améliore de jour en jour. On a vu dans cet article des solutions la conversion dans le sens Office >> Gdoc. Dans le sens Gdoc >> Office la conversion se passe mieux. Il est donc fortement conseillé :

  1. D’éviter de passer sans cesse d’un format à l’autre
  2. De créer en priorité vos documents directement sous Google Docs, Sheets, Slides puis éventuellement de les convertir vers MS Office si besoin (pour mettre à disposition de personnes ne travaillant pas sous Google Docs)

N’hésitez pas à partager en commentaire votre expérience sur le sujet et les solutions de contournement que vous avez trouvées.


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