10 +1 conseils pour encore mieux organiser son Google Drive

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Sans nul doute, Google Drive est devenu l’un des services de stockage cloud les plus populaires et user friendly au monde. Sorti en avril 2012, le service n’a cessé d’évoluer. J’ai croisé des milliers de Drive dans mes formations, voici donc quelques astuces pour ranger et nettoyer votre Google Drive.

Nous utilisons tous Google Drive comme un «entrepôt», en jetant tous les types de fichiers via un dossier partagé ou pas. Clairement, avec cette approche, tôt ou tard, l’espace disque dans le cloud deviendra un « joyeux bordel » dans lequel trouver quelque chose ne sera pas si facile.

Mon Drive versus Drive partagé

La première question à se poser quand on dispose de licence G Suite Business, Enterprise, Asso ou Education, c’est le choix entre Mon Drive et Drive Partagés. Dès lors que je peux répondre positivement à aux questions suivantes, il faut partir sur un Drive partagé :

  • Puis-je désigner mon audience
  • Le dossier partage un thème homogène
  • Il est destiné à une utilisation sur long terme.

Le fait de partir sur un Drive partagé permet d’avoir tous les fichiers dans un seul espace dont l’entreprise est propriétaire. Les éléments partagés n’arrivent pas en vrac dans une vue « partagés avec moi » qui n’est pas organisable. Les contrôles d’accès sont beaucoup plus faciles notamment en cas d’arrivée ou départ d’un membre.

Pour aller plus loin sur les Drive partagés, je vous invite à lire cette rubrique dédiée.

Personnaliser l’affichage des fichiers

Vous réalisez une arborescence dans « Mon Drive » ce que je ne recommande pas (voir le chapitre ci-dessus). Voici, si vous n’avez pas le choix, quelques conseils :

Vous pouvez afficher des fichiers et des dossiers sur Google Drive de différentes manières. Par exemple, vous pouvez tout afficher sous la forme d’une liste ou d’une vue en grille, ainsi que définir la densité d’affichage (roue dentée), c’est à dire l’espace entre lignes, de sorte que vous puissiez travailler avec les fichiers aussi confortablement que possible. Vous pouvez également parcourir facilement les dossiers et les sous-dossiers et réserver au centre de l’écran le contenu du dossier «spécial» que vous avez sélectionné comme dossier principal.

Créer des sous-dossiers

Les sous-dossiers sont très pratiques. Ils aident à trier et à classer les fichiers en groupes plus petits et spécifiques. Vous pouvez également utiliser différentes couleurs pour les dossiers que vous souhaitez. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur n’importe quel dossier dans la barre latérale ou dans la fenêtre principale et sélectionnez «Changer de couleur». Ensuite, sélectionnez la couleur souhaitée. Vous pouvez choisir n’importe quel jeu de couleurs qui vous convient.

Dans Mon Drive contrairement pour le moment au Drive Partagé, il est possible de partager un sous-dossier avec une audience différente. Pratique si vous avez un fichier ou sous-dossier confidentiel à partager dans le cadre d’un projet.

Numéroter vos sous-dossiers

Cette astuce permet de garder un certain ordre, à condition de bien briefer les membres de ne pas renommer les dossiers et sous-dossiers. En effet, dès lors que le membre a un accès éditeur, il peut renommer les fichiers et dossiers sans accord des autres membres ou du propriétaire

Création de dossiers et de fichiers favoris

Google Drive vous permet d’ajouter des étoiles (favoris) pour afficher des fichiers et des dossiers. Vous pouvez le faire de la même manière que pour changer de couleur : faites un clic droit sur un fichier ou un dossier et sélectionnez l’élément correspondant «Ajouter aux favoris».

Utilisez l’item «Partagé avec moi»

À gauche dans le menu de gestion de Google Drive, vous trouverez l’élément « Partagé avec moi ». En cliquant dessus, vous verrez tous les fichiers auxquels vous avez accès et qui vous ont été partagés, autrement dit vous n’êtes pas propriétaires des éléments qui y figurent. À partir de là, vous pouvez éditer chaque fichier ou plutôt lien pour ne pas vous perturber, à votre guise.

  • En cliquant avec le bouton droit de la souris, vous pouvez placer le fichier dans votre sélection (ajouter aux favoris), comme nous l’avons fait dans le paragraphe précédent.
  • De plus, vous (en cliquant sur le fichier avec le bouton droit de la souris également) pouvez l’enregistrer sur votre Google Drive / déplacer vers le dossier souhaité, réduisant ainsi le nombre de fichiers non triés.
  • Vous pouvez faire une copie du fichier. Après avoir cliqué avec le bouton droit sur le fichier, sélectionnez «Créer une copie». Il est à noter que si vous créez une copie d’un fichier avec un accès partagé, vous seul aurez accès au nouveau fichier. Ce n’est à faire que dans de rares cas en effet.

Jeter un oeil dans la corbeille

Comme pour n’importe quel système, lorsque vous supprimez un fichier, celui-ci entre dans la corbeille et y reste jusqu’à ce que vous la vidiez (Attention pour le Drive Partagé c’est 30 jours uniquement). Plus vous laissez les débris s’accumuler longtemps, moins vous disposez d’espace libre, donc videz souvent la corbeille dans Google Drive.

Les règles de nommage

Je suis un grand fan des règles de nommage, la plupart des utilisateurs me disent que la recherche avancée peut remplacer le nommage des fichiers. Certes, mais des fichiers et dossiers bien nommés vont surtout vous faire gagner un temps considérable si tout le monde utilise la même convention. Cet article vous aidera à définir un plan de nommage pour votre organisation.

L’espace prioritaire de Google Drive

Arrivé récemment, cet espace permet de ranger les documents (uniquement) les plus utilisés dans des thématiques (espaces). Vous pouvez ainsi créer jusqu’à 8 espaces de 25 fichiers.
Je l’utilise beaucoup pour ranger mes documents que j’utilise le plus. Ceux-ci sont en général éparpillés dans différents espaces Drive Partagé ou Mon Drive avec plusieurs propriétaires différents.

Les favoris de Chrome

Certains ne rangent pas forcément leur Drive et utilisent le système très puissant de favoris dans Chrome pour retrouver et ouvrir rapidement leurs fichiers et dossiers du Drive. Dans mon exemple ici, un simple clic sur le B (comme Blog) me permet de retrouver des fichiers et dossiers présents dans le Drive. Un petit CTRL+CLIC sur ce favori me permettra de l’ouvrir dans un nouvel onglet 😉


Et un 11ème conseil de coach pour la route :

Partager avec des Google Groups plutôt qu’avec des utilisateurs !

Besoin d’être efficace sur le partage ? Posez-vous toujours la question : avec quel groupe puis-je partager le doc plutôt qu’avec quel utilisateur ? Prenons un exemple: vous partagez des dizaines de dossiers et des centaines de documents avec votre équipe commerciale composée de 3 personnes. Un 4ème arrive, ne vaut-il pas rajouter cette personne en tant que membre dans le Google Groups (30 secondes) plutôt que passer sur les centaines de fichiers pour gérer le partage (plusieurs heures et avec des oublis).

Drive ou Drive partagé, posez-vous toujours la question : est-ce plus pertinent de partager avec des personnes une par une ou avec un Google Groups créé pour l’occasion ? Je vous recommande vivement de créer des groups dès que vous en avez l’occasion (une équipe de travail, un projet, une population déterminée, les collaborateurs d’une entité, d’une zone géographique…)

Vous avez aimé ces astuces et conseils ? Lesquels allez-vous mettre en pratique dès cette semaine ? Laissez moi un commentaire en dessous de l’article. Vous pouvez aussi en haut à droite vous abonnez à la newsletter du vendredi pour recevoir d’autres tips & tricks sur G Suite. Partagez ces bonnes astuces avec vos collègues et sur les réseaux sociaux si vous avez aimé cet article.

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Thierry

Thierry

Thierry VANOFFE, consultant, formateur, coach G Suite. CEO de Numericoach, leader de la formation G Suite en France. Passionné par Google, ce blog me permet de partager cette passion et distiller tutos, trucs, astuces, guides sur les outils Google. N'hésitez pas à me solliciter pour vos projets de formation.

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