Travaillez avec des fichiers MS Office dans Google Drive : Le mode Edition de fichiers Office

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Si vous ou votre entreprise avez décidé de faire le pas vers Google Drive, vous vous posez forcément la question du devenir de vos fichiers MS Office, Openoffice ou Libreoffice.

Cet excellent article de Thierry Vanoffe écrit en mars 2018 est très complet et répondra en partie à vos questionnements : https://thierryvanoffe.com/4-facons-dutiliser-ms-office-avec-google-drive-2-bonus/

En complément, depuis avril 2019, il est possible d’utiliser nativement les fichiers Word, Excel et Powerpoint en mode « Edition de fichiers Office », directement avec les éditeurs Google Docs, Sheets, Slides.

C’est l’objet de cet article.

Dans un prochain article, j’aborderai les limitations et les problèmes rencontrés lors de la conversion des fichiers MS Office au format Google Documents, ainsi que les corrections et contournements possibles.

Le mode Edition de fichiers Office, kesako ?

Cette fonctionnalité s’adresse à des fichiers MS Office stockés dans Google Drive.

Elle permet de modifier des fichiers MS Office, les commenter et collaborer dessus directement à l’aide de Google Docs, Sheets et Slides, sans les convertir.

Toutes les modifications sont enregistrées automatiquement dans le fichier au format MS Office d’origine.

NOTA : Cette nouvelle fonctionnalité native remplace l’extension Chrome « Editeur Office pour Docs, Sheets, Slides ». Si vous avez installé cette extension, vous ne pourrez pas utiliser la fonctionnalité native. Le mieux est de désinstaller l’extension Chrome.

Comment utiliser l’Edition de fichiers Office ?

Pour ouvrir un fichier Office dans Google Docs, Sheets ou Slides, voici les étapes :

  • Dans Google Drive, faites un clic droit sur le fichier Office souhaité
  • Dans le menu contextuel, cliquez sur Ouvrir avec >  Google Docs/Sheets/Slides
Ouvrir avec Google Docs

Le fichier s’ouvre alors avec Google Docs ou Google Sheets ou Google Slides.

Vous repérez facilement que vous êtes en mode Edition de fichiers Office par le libellé qui s’affiche à droite du nom du fichier :

Vous pouvez alors modifier et partager le fichier, consulter son historique des versions, collaborer dessus en temps réel avec d’autres utilisateurs et plus encore. Toutes les modifications apportées sont enregistrées dans le fichier Microsoft Office d’origine. 

Vous pouvez aussi annuler les modifications apportées en restaurant la version initiale

Remarque : Si vous consultez un fichier Office sans le modifier dans Google Docs, Sheets ou Slides, le fichier Office d’origine n’est pas modifié.

Dans quels cas utiliser le mode Edition de fichiers Office ?

La situation la plus pertinente se présente lorsque vous recevez par email un document MS Office à remplir puis à renvoyer au même format. 

Dans ce cas la méthode la plus rapide est la suivante :

  1. Enregistrez simplement la pièce jointe dans votre Drive à l’aide de l’icône Drive. Attention, n’utilisez pas dans ce cas l’icône en forme de crayon, le fichier serait directement converti au format Google
  1. Puis allez dans votre Drive et ouvrez le fichier (Ouvrir avec > Google Docs)

ASTUCE : Pour trouver rapidement votre fichier allez dans Récent

  1. Renseignez le document. Les modifications s’enregistrent automatiquement. 
  2. Il ne vous reste plus ensuite qu’à le renvoyer en pièce jointe d’un mail. Pour cela, inutile de télécharger le fichier puis le joindre avec le trombone. Utilisez directement l’icône Drive dans le brouillon de mail. Voir ci-dessous :

Limitations

Types de fichiers que vous pouvez ouvrir en mode Edition de fichiers Office :

  • Fichiers Word : .doc (versions plus récentes que Microsoft® Office 95), .docx, .dot
  • Fichiers Excel : .xls (versions plus récentes que Microsoft® Office 95), .xlsx, .xlsm (fichiers Excel dans lesquels les macros sont activées), .xlt 
  • Fichiers PowerPoint : .ppt (versions plus récentes que Microsoft® Office 95), .pptx, .pps, .pot 

Remarque : Lorsque vous utilisez le mode de compatibilité Office pour modifier des fichiers Word, Excel ou PowerPoint d’une version antérieure à Office 2007, ceux-ci sont enregistrés dans un format plus récent.

Certaines fonctionnalités de Microsoft Office peuvent ne pas s’afficher, ne pas être modifiables ou être inaccessibles dans le mode Edition de fichiers Office 

Même si des fonctionnalités ne s’affichent pas ou ne peuvent pas être modifiées, elles sont conservées dans le fichier et visibles dans Microsoft Office.

Dans certains cas, la modification dans Google Docs, Sheets ou Slides peut entraîner la perte ou l’altération de fonctionnalités du fichier. Dans ce cas une notification s’affiche dans le fichier pour vous alerter.

Je vous conseille de bien consulter cette notification pour comprendre ce que vous risquez de perdre.

Exemple avec un fichier .DOCX :

Exemple avec un fichier .XLSX :

Exemple avec un fichier .PPTX :

NOTA : Cette fonctionnalité est en constante évolution et la compatibilité de modification des fichiers MS Office s’améliore régulièrement

Certaines fonctionnalités de Google Docs, Sheets ou Slides ne sont pas disponibles en mode Edition de fichiers Office

Quelques fonctionnalités des éditeurs Google Docs ne sont pas encore disponibles lorsque vous travaillez sur des fichiers MS Office (à la date de l’écriture de cet article, mais la compatibilité de Docs, Sheets, Slides avec les formats Office est améliorée régulièrement) :

  • Apps Scripts 
  • Modules complémentaires G Suite 
  • Verrouillage de cellules dans Google Sheets
  • Traduire le document
  • Création d’une copie d’une ancienne version d’un fichier sous « Historique des versions »

Conseil : Pour utiliser ces fonctionnalités, convertissez votre fichier Office en fichier Google Docs, Sheets ou Slides avant de l’utiliser.

Mauvais fonctionnement d’un fichier converti après l’avoir modifié en mode Edition de fichiers Office

J’ai déjà rencontré des fichiers convertis avec lesquels il était difficile de travailler. Par exemple un fichier Sheets avec lequel la création de Tableau Croisé Dynamique générait systématiquement une erreur. Ce fichier avait été tout d’abord modifié en mode Edition de fichiers Office puis converti au format Google. La parade a été de repartir du fichier Excel et de le convertir directement en Sheets. Les problèmes ne sont pas réapparus.

En conclusion

Le mode Edition de fichiers Office vous permet de gagner du temps pour modifier directement dans l’interface des éditeurs Google des fichiers que vous devez modifier légèrement et ponctuellement avant de les renvoyer à leur propriétaire au format Office.

Pour les autres usages, préférez la conversion systématique de vos fichiers plutôt que l’utilisation au travers du mode Edition de fichiers Office.

Et si vous envisagez de convertir votre document, faites-le directement, avant d’initier toute modification en Edition de fichiers Office, vous vous éviterez des sueurs froides !

Marielle SILBERSTEIN

Marielle SILBERSTEIN

Formatrice sur les outils numériques depuis 1998 et utilisatrice de la Suite Google depuis 2009, je suis adepte du travail collaboratif et pédagogue. J’ai à coeur d’accompagner les utilisateurs à appréhender et utiliser tout le potentiel de la suite Google et à gagner en efficacité. Ma longue expérience du support technique sur logiciels métier me permet d’avoir une compréhension aisée et globale du besoin utilisateur en milieu professionnel comme personnel.

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