Numeriblog â€ș Google Workspace â€ș Google Drive, votre espace de stockage partagĂ© â€ș Trouver un Ă©lĂ©ment dans Drive rapidement

Trouver un élément dans Drive rapidement

Vous avez dĂ©jĂ  passĂ© des minutes, voire des heures, Ă  chercher un fichier spĂ©cifique dans Google Drive ? C’était mon quotidien, jusqu’à ce que je dĂ©couvre et perfectionne une mĂ©thode efficace. Aujourd’hui, je partage avec [
]

Laisser une Ă©valuation

4 405
personnes ont consulté cet article

3 minutes

Rédigé par Stéphane TAILLET - il y a 11 mois et modifié le 02/08/2024 à 15:13

Ce que vous allez découvrir

  • Se poser les bonnes questions
  • Organiser pour retrouver facilement
  • La puissance de la recherche Google Drive
  • La convention de nommage
  • Les avantages de cette mĂ©thode
  • Conseils pour amĂ©liorer votre gestion de Google Drive
  • Conclusion

Trouver un élément dans Drive rapidement

Vous avez déjà passé des minutes, voire des heures, à chercher un fichier spécifique dans Google Drive ?

C’était mon quotidien, jusqu’à ce que je dĂ©couvre et perfectionne une mĂ©thode efficace. Aujourd’hui, je partage avec vous comment je trouve n’importe quel Ă©lĂ©ment en quelques secondes seulement !

Se poser les bonnes questions

Google Drive.

La premiĂšre Ă©tape de ma mĂ©thode consiste Ă  dĂ©terminer ce que je vais faire d’un Ă©lĂ©ment dĂšs que je le crĂ©e ou le reçois. Pour cela, je me pose les questions suivantes :

  • Ai-je une action Ă  faire sur cet Ă©lĂ©ment ?
  • Est-ce une action rĂ©currente ?
  • Si oui, Ă  quelle frĂ©quence ?

Ces questions simples me permettent de dĂ©cider comment organiser et classer chaque Ă©lĂ©ment. Savoir exactement ce que vous allez faire d’un fichier dĂšs le dĂ©part rĂ©duit considĂ©rablement le temps perdu Ă  le chercher plus tard.

Organiser pour retrouver facilement

Selon la frĂ©quence des actions Ă  mener, j’utilise les options du menu contextuel de Google Drive (clic droit sur un Ă©lĂ©ment) pour organiser mes fichiers :

  • Ajouter aux favoris : Pour les Ă©lĂ©ments que je consulte rĂ©guliĂšrement mais pas souvent (au moins une fois par mois et moins d’une fois par semaine).
  • Ajouter un raccourci : Pour les Ă©lĂ©ments utilisĂ©s frĂ©quemment mais pas tous les jours.
  • Ajouter Ă  un espace de travail : Pour les projets en cours qui nĂ©cessitent une collaboration rĂ©guliĂšre ou un usage quotidien.

Ces options sont extrĂȘmement utiles pour garder votre Drive bien rangĂ© et facilement accessible. En ajoutant des raccourcis et en utilisant les espaces de travail, vous rĂ©duisez le temps passĂ© Ă  chercher des fichiers

La puissance de la recherche Google Drive

Pour les Ă©lĂ©ments sur lesquels j’ai des actions moins frĂ©quentes, j’utilise les puissantes options de recherche de Google Drive. Voici comment :

  • Filtrer par titre : En utilisant des mots-clĂ©s spĂ©cifiques dans le titre du fichier.
  • Filtrer par type de fichier : Pour limiter les rĂ©sultats Ă  des documents, des feuilles de calcul, des prĂ©sentations, etc.
  • Filtrer par emplacement : En cherchant dans des dossiers spĂ©cifiques pour rĂ©duire le nombre de rĂ©sultats.
  • Utiliser d’autres options de filtre : Comme la date de modification ou le propriĂ©taire du fichier.
  • et toute autre option de filtre
Filtres dans Google Drive.

La recherche avancĂ©e dans Google Drive est un outil puissant qui, lorsqu’il est utilisĂ© correctement, peut vous faire gagner un temps prĂ©cieux

Image de référence

La convention de nommage

Un autre pilier de mon efficacitĂ© est l’utilisation d’une convention de nommage adoptĂ©e par toute l’équipe. Ce fichier de convention de nommage, mis Ă  jour rĂ©guliĂšrement, contient des rĂšgles prĂ©cises pour nommer les Ă©lĂ©ments. Cela permet de :

  • Nommer correctement un Ă©lĂ©ment dĂšs sa crĂ©ation.
  • Utiliser des mots-clĂ©s et des formats standardisĂ©s pour faciliter les recherches.

GrĂące Ă  cette convention, retrouver un Ă©lĂ©ment dont je ne connais pas le titre exact devient un jeu d’enfant.

Par exemple, chaque fichier de projet commence par le code du projet, suivi d’une description concise et de la date de crĂ©ation.

Exemples pratiques

Prenons quelques exemples pour illustrer cette mĂ©thode. Si je reçois un document liĂ© Ă  un projet spĂ©cifique, je vais immĂ©diatement renommer le fichier en utilisant la convention de nommage, par exemple, « PROJ1_Rap_Ventes_300724 Â». Attention il n’y a pas de convention miracle. Chaque groupe/Ă©quipe/service/sociĂ©tĂ© peut crĂ©er sa propre convention de nommage. Le plus important est qu’une fois crĂ©Ă©e, tous les utilisateurs la respectent.

Les avantages de cette méthode

Avant de mettre en place cette mĂ©thode, chercher dans Google Drive Ă©tait une tĂąche fastidieuse et chronophage. Aujourd’hui, je peux retrouver n’importe quel Ă©lĂ©ment en quelques secondes seulement. Voici les principaux avantages :

  • Gain de temps : Fini les longues recherches dans des dossiers mal organisĂ©s.
  • RĂ©duction du stress : Savoir exactement oĂč chercher chaque type de document.
  • Meilleure productivitĂ© : Plus de temps pour les tĂąches importantes, moins de distractions.

Conseils pour améliorer votre gestion de Google Drive

Pour ceux qui souhaitent amĂ©liorer leur gestion de Google Drive, voici mon conseil : trouvez une mĂ©thode similaire adaptĂ©e Ă  vos besoins et passez Ă  l’action. Organisez vos fichiers de maniĂšre rĂ©flĂ©chie, utilisez les fonctionnalitĂ©s de Google Drive Ă  votre avantage, et adoptez une convention de nommage avec votre Ă©quipe.

Pour maintenir cette organisation, j’ai adoptĂ© quelques routines quotidiennes :

  • Revue des nouveaux fichiers :
    • Pour chaque nouveau fichier que je crĂ©Ă©, j’utilise la convention de nommage pour les retrouver trĂšs facilement et rapidement
    • Je passe en revue les nouveaux Ă©lĂ©ments reçus en partage et les organise immĂ©diatement.
  • Mise Ă  jour des favoris et raccourcis : RĂ©guliĂšrement, je vĂ©rifie mes favoris et raccourcis pour m’assurer qu’ils sont toujours pertinents.
  • Nettoyage de l’espace de travail : Une fois par semaine, je fais un nettoyage rapide de mes espaces de travail pour supprimer ou archiver les fichiers ou espaces de travail obsolĂštes.

Conclusion

Adopter cette mĂ©thode a vĂ©ritablement transformĂ© ma façon de travailler avec Google Drive. Je ne perds plus de temps Ă  chercher des fichiers, ce qui me permet de me concentrer sur ce qui compte vraiment. Pour aller plus loin, dĂ©couvrez nos autres articles sur la gestion du temps et les outils Google Workspace sur notre blog. Vous avez des questions ou besoin d’un accompagnement personnalisĂ© ? Prenez rendez-vous avec notre Ă©quipe de Numericoach !

Besoin d'un peu plus d'aide sur Google Drive ?

Des formateurs sont disponibles toute l'année pour vous accompagner et optimiser votre utilisation de Google Drive, que ce soit pour votre entreprise ou pour vos besoins personnels !

DĂ©couvrir nos formations Google Drive

Articles similaires

  • Articles connexes
  • Plus de l'auteur

RĂ©dacteur

Photo de profil de l'auteur
Stéphane TAILLET

StĂ©phane est formateur et auteur spĂ©cialisĂ© dans l’écosystĂšme Google Workspace et Google Cloud Platform (Looker Studio, Big Query, AppSheet), ainsi qu’en d'autres outils numĂ©riques. En tant que formateur, il guide ses apprenants Ă  travers des mĂ©thodologies avancĂ©es et des astuces de productivitĂ©, notamment sur Gmail, Drive et Agenda, tout en partageant son expertise en data visualisation et en automatisation. PassionnĂ© par la pĂ©dagogie, StĂ©phane crĂ©e Ă©galement des articles de blog oĂč il simplifie les concepts complexes et explore les innovations en IA avec des outils comme ChatGPT et Gemini for Workspace. Il accompagne ainsi ses lecteurs et ses apprenants dans l’optimisation de leurs pratiques numĂ©riques, rendant accessible chaque sujet avec clartĂ©, efficacitĂ© et enthousiasme.

S’abonner
Notification pour
0 Commentaires
Le plus ancien
Le plus récent Le plus populaire
Commentaires en ligne
Afficher tous les commentaires