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Youtube 3 conseils pour une structure organisationnelle efficace sur Google Workspace
Avez-vous déjà ressenti cette frustration de devoir gérer individuellement chaque utilisateur sur votre compte Google Workspace ? Ajouter des applications, configurer des droits d’accès, gérer les paramètres de sécurité… une tâche fastidieuse, surtout quand votre […]
Ce que vous allez découvrir
- Structurez vos OU selon votre organisation
- Utilisez les OU pour gérer les accès aux applications
- Utilisez Google Groups pour les sujets transverses
- Conclusion
3 conseils pour une structure organisationnelle efficace sur Google Workspace
Avez-vous déjà ressenti cette frustration de devoir gérer individuellement chaque utilisateur sur votre compte Google Workspace ? Ajouter des applications, configurer des droits d’accès, gérer les paramètres de sécurité… une tâche fastidieuse, surtout quand votre organisation grandit ! 😫
Heureusement, Google Workspace propose une solution miracle : les unités organisationnelles (OU). Imaginez-les comme des boîtes magiques qui vous permettent de regrouper vos utilisateurs et d’appliquer des paramètres à tout un groupe d’un seul coup. ✨
Dans cet article, je vous partage mes 3 conseils pour bien définir votre structure organisationnelle et transformer votre console d’administration en un modèle d’organisation.
Structurez vos OU selon votre organisation
La première étape, c’est de réfléchir à la structure de votre entreprise. Comment sont organisés vos employés ? Par service ? Par équipe ? Par localisation géographique ?
Par exemple, si vous avez une entreprise avec des départements marketing, vente et support, vous pouvez créer une OU pour chaque département. Si vous avez des bureaux dans différentes villes, vous pouvez créer des OU par ville.
Avantages :
Clarté et organisation : vous visualisez facilement la structure de votre entreprise dans la console d’administration.
Gestion simplifiée : appliquez des règles et des paramètres à des groupes d’utilisateurs, plutôt qu’individuellement.
Sécurité renforcée : contrôlez l’accès aux données sensibles en fonction des OU.
💡 Le conseil Numericoach : privilégiez une structure simple et logique. Évitez de créer trop d’OU, cela pourrait devenir contre-productif et vous perdre dans les méandres de votre console. Ne cherchez pas à créer la structure parfaite qui répond à 100% de vos besoins, elle n’existe pas ! 😉
Pour créer vos unités, rendez-vous dans la section Annuaire > Unités organisationnelles
Utilisez les OU pour gérer les accès aux applications
Les OU vous offrent un contrôle granulaire sur les applications auxquelles vos employés peuvent accéder.
Imaginez : votre équipe Marketing a choisi de communiquer via Slack en interne. Vous souhaitez donc désactiver Google Chat pour cette équipe afin de ne pas multiplier les canaux de communication.
Le reste de l’entreprise doit pouvoir discuter normalement sur Google Chat !
Avantages :
Sécurité accrue : adoptez le principe du “least privilege” en ne donnant que les droits nécessaires à vos collaborateurs (pas plus, pas moins).
Environnement de travail personnalisé : chaque équipe dispose des applications nécessaires à son travail, ce qui évite de créer une confusion avec un trop grand nombre d’applications.
Meilleure visibilité : en tant qu’administrateur, il est bien plus facile de comprendre qui a accès à quoi, et également de faire des modifications au besoin.
💡De nombreuses entreprises font l’impasse sur les unités organisationnelles, laissant tous les collaborateurs à la même échelle. Très vite, lorsque Numericoach intervient dans leur environnement, nous sommes forcés d’en mettre en place pour répondre à leurs besoins spécifiques !
Je peux activer ou désactiver Google Chat par unité organisationnelle !
Utilisez Google Groups pour les sujets transverses
Parfois, en tant qu’administrateur, vous devrez répondre à des besoins transverses, qui ne reflètent pas forcément vos unités organisationnelles.
Imaginez : un membre de la direction souhaite une application bien spécifique. Mais c’est aussi le cas du DSI, ou encore d’une commerciale. Comment faire ? Devez-vous repenser entièrement vos unités organisationnelles à chaque fois ?
La réponse est non !
Les Google Groups servent également aux administrateurs. Ils vous permettent de faire des exceptions à la configuration de vos unités organisationnelles.
Il vous suffit de créer un groupe dédié à l’application que vous souhaitez installer, puis d’y ajouter les bons membres. Le tour est joué !
Dans cet exemple, je peux autoriser Adobe Acrobat pour une unité organisationnelle mais aussi pour un groupe !
Voici quelques exemples de besoins auxquels un groupe sera meilleur qu’une unité organisationnelle :
- Désactiver l’authentification à deux facteurs pour quelques utilisateurs particuliers
- Autoriser le partage vers l’externe à certaines personnes VIP
- Autoriser l’usage de sa messagerie hors de Gmail
- Autoriser le logiciel Drive for Desktop
- etc.
Comme vous pouvez le constater, ces besoins ne reflètent en général pas la structure de votre entreprise. Ce sont plutôt des exceptions, qui peuvent se refléter dans toutes les équipes et tous les pôles.
Il vous sera impossible de créer des unités organisationnelles qui anticipent toutes ces situations exotiques !
Conclusion
Les unités organisationnelles sont un atout précieux pour toute organisation utilisant Google Workspace. En suivant ces 3 conseils, vous allez non seulement simplifier la gestion de vos utilisateurs, mais aussi optimiser la sécurité et l’accès aux applications.
Alors, n’hésitez plus ! Plongez dans votre console d’administration et créez des OU qui correspondent à votre structure et à vos besoins. N’oubliez pas les groupes, qui répondront à vos besoins plus exotiques. Vous verrez, c’est beaucoup plus simple qu’il n’y paraît ! 😉
Pour aller plus loin, n’hésitez pas à prendre rendez-vous avec un expert Numericoach pour définir votre structure organisationnelle ! En quelques heures seulement, nous pourrons vous aider à rétablir une structure claire et ainsi répondre à vos objectifs business.
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