3 outils pour gérer la présence au bureau dans Google Workspace (Sheets, AppSheet, Comeen)

Depuis 2020, des salariés du monde entier ont dû apprendre à travailler de chez eux. Dans certaines entreprises, le télétravail existait déjà, dans d’autres, les équipes ont dû s’adapter. Pour les entreprises utilisant Google Workspace, […]

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Rédigé par Thierry Vanoffe - il y a 1 mois et modifié le 30/05/2025 à 17:22

Ce que vous allez découvrir

Utiliser Google Sheets pour construire un outil de déclaration de présence
Créer une application AppSheet pour créer une application maison de gestion des espaces
Déployer Comeen, la solution de gestion des espaces de travail 100% intégrée à Google Workspace

3 outils pour gérer la présence au bureau dans Google Workspace (Sheets, AppSheet, Comeen)

Pour les entreprises utilisant Google Workspace, la suite collaborative la plus aboutie au monde, l’adaptation à ce mode de travail a pu se faire en un temps record. Google Workspace permet aux collaborateurs de pouvoir travailler depuis quasiment n’importe où dans le monde. Il suffit d’une connexion Internet pour pouvoir collaborer avec l’ensemble de son entreprise.

Depuis, notre mode de travail a évolué et rien ne sera jamais comme avant. Notre semaine est rythmée entre travailler depuis chez soi et venir au bureau, c’est ce que l’on appelle l’hybrid office ou organisation hybride du travail.

Venir au bureau devient synonyme de collaborer avec son équipe, passer un moment convivial, avancer sur un sujet où il est compliqué de le faire depuis chez soi.

Les entreprises doivent s’adapter pour donner les moyens à leurs collaborateurs de pouvoir prévoir leur venue au bureau, garantir que les jauges d’occupation des bâtiments ne soient pas dépassées, proposer les infrastructures nécessaires à leur accueil, bref elles doivent proposer une expérience employée la plus fluide et agréable possible.

La majorité des entreprises utilisant Google Workspace cherche un moyen simple de permettre au collaborateur de prévoir leur venue au bureau. Afin de vous accompagner dans la choix de votre outil, j’ai décidé de tester trois approches :

Utiliser Google Sheets pour construire un outil de déclaration de présence,
Créer une application AppSheet de gestion des espaces,
Déployer Comeen, la plateforme de gestion de l’hybrid office dédiée à Google Workspace.

Utiliser Google Sheets pour construire un outil de déclaration de présence

C’est un réflexe que j’ai pu observer dans beaucoup d’entreprises, lorsque l’on parle de présence au bureau : utiliser Google Sheet.

Et c’est bien normal, Google Sheet est un excellent moyen pour collaborer facilement et rapidement avec son équipe.

Il suffit de créer une feuille de calcul avec une ligne par collaborateur, une colonne par jour et le tour est joué. En quelques secondes vous êtes prêt pour accueillir vos collaborateurs.

Malheureusement, cette solution n’est quasiment jamais retenue en entreprise, pourquoi ?

Le premier frein est l’UX (user experience ou expérience utilisateur en français) : utiliser chaque jour un Google Sheet pour déclarer sa présence et voir celle de ses collègues n’est pas des plus pratiques. Surtout lorsque l’on est sur son mobile, et que notre entreprise compte plusieurs dizaines ou centaines de collaborateurs.

Pour palier à ce problème, j’ai croisé certaines entreprises qui ont décidé de créer une feuille de calcul par équipe. Cela permet d’avoir moins de lignes dans le document. Cependant si je dois collaborer avec deux ou trois équipes en parallèle, cela devient vite compliqué de tenir à jour ces fichiers.

De plus, l’un des enjeux de cet outil, est de garantir que les jauges par bâtiment ne soient pas dépassées. Si mon entreprise compte des dizaines, voire des centaines d’équipes, la consolidation de ces fichiers devient vite compliquée. Elle se fait toujours sur des données du passé et devient donc obsolète.

Au bout de quelques semaines, les collaborateurs délaissent petit à petit ces fichiers. L’expérience utilisateur peu sympathique et l’absence de notifications automatiques pour penser à déclarer sa présence ou faire son enregistrement le jour J ont souvent raison de cette approche.

Créer une application AppSheet pour créer une application maison de gestion des espaces

Google a fait la promotion de sa plateforme no-code AppSheet à travers un article présentant comment utiliser son outil pour répondre aux enjeux de l’hybrid office dans son entreprise.

AppSheet est une plateforme incroyable qui permet de créer des applications avancées sans écrire une ligne de code. La plateforme permet notamment de digitaliser simplement des process qui peuvent être rébarbatifs comme : remonter un incident, inspecter un équipement, etc.

Dans son article, Google propose de copier son sample d’application Office Manager spécialement créé pour l’occasion et de le customiser depuis son compte AppSheet.

L’interface proposée de l’application est plutôt réussie, elle permet de réserver facilement un bureau ou une salle de réunion.

L’inconvénient est que vous allez devoir entrer manuellement vos ressources : bâtiments, salles de réunions, employés.

Si vous souhaitez proposer l’expérience à l’ensemble de votre entreprise, répartie sur plusieurs bâtiments la configuration risque d’être assez longue.

Au-delà des problèmes de scalabilité de la solution de Google, ce qui me dérange le plus c’est son approche. La firme américaine tente de répondre à l’enjeu de l’hybrid office à travers une application qui permet de réserver un bureau et donc de passer en flex-office. Le flex-office est le fait de ne plus avoir de bureau attitré dans son entreprise et de devoir en réserver un quand le collaborateur se rend sur site.

Je pense qu’avant de se lancer dans une réflexion autour du flex-office, l’entreprise doit d’abord se poser la question de comment ses collaborateurs vont utiliser ses bâtiments. Il est difficile de l’anticiper, et donc de construire une stratégie cohérente de flex-office.
Une approche intéressante serait de construire une application de déclaration de présence avec AppSheet, mais là encore nous allons faire face à certains freins.

Le lancement d’une application AppSheet est un peu lent, et le collaborateur doit avoir le réflexe d’ouvrir l’application pour déclarer sa présence.

Cette approche est intéressante, mais reste à mes yeux trop contraignante pour le collaborateur, elle est difficilement déployable dans des entreprises de plusieurs centaines ou milliers de collaborateurs.

Néanmoins cela peut être la bonne solution pour une PME avec un DSI un peu geek qui souhaite maîtriser l’évolution de son application.

Déployer Comeen, la solution de gestion des espaces de travail 100% intégrée à Google Workspace

Une plateforme d’hybrid office impacte tous les salariés. Elle est le fondement de l’expérience employée de votre entreprise, son choix est donc crucial.

Comeen est un acteur maintenant bien installé sur le marché français mais pas uniquement avec une présence globale en Europe et aux US. A l’origine reconnu pour sa solution d’affichage dynamique, Comeen fait partie intégrante de l’écosystème Google avec des reconnaissances telles que « Google Workspace Recommended » (seulement 13 solutions sont labellisées) et « Chrome Enterprise Recommended » (seulement 16 solutions sont labellisées).

La partie optimisation des espaces de Comeen rassemble trois briques :

La gestion des salles de réunion
La gestion des bureaux et présences employé
La gestion des visiteurs

Je me suis intéressé à la partie gestion des salles de réunion et bureaux pour voir quelle alternative ils proposaient par rapport à Google Sheets ou AppSheet.

J’ai pu échanger avec Benjamin en 2023, le CEO de l’entreprise. Vous pouvez retrouver le détail de l’échange dans ce podcast : lien podcast.

Leur approche est intéressante, car ils ont basé leur solution sur une intégration native dans Google Workspace. L’application est accessible depuis Google Agenda et Gmail, via un bandeau latéral (add-on) mais aussi via Google Chat, avec un agent conversationnel permettant, notamment, de réserver bureaux et salles avec ses propres mots, sans quitter son environnement de travail. Cela permet de proposer aux collaborateurs une expérience totalement fluide et intégrée dans leurs outils quotidien. La gestion du changement est minime, car il ne s’agit pas d’adopter une nouvelle application web ou mobile.

L’application est disponible à l’achat, sur la Google Cloud Marketplace, un avantage considérable pour une entreprise qui souhaiterait un système de facturation simple. De plus, le déploiement se fait facilement depuis la console admin Google, permettant ainsi de déployer Comeen à l’échelle d’un domaine ou d’une organisation spécifique en quelques clics. Pratique pour les entreprises de plusieurs milliers de collaborateurs. Depuis leur back-office, l’équipe de Comeen permet aux administrateurs de configurer les jauges de présence par bâtiment, étage ou zone, et de synchroniser automatiquement les ressources existantes de Google Admin comme les bâtiments, les salles ou les Google Groups.

Pour les salles de réunion, la réservation peut se faire comme d’habitude via le calendrier mais également en utilisant l’agent IA dans Google Chat. Le plus de Comeen, c’est sa capacité à lutter contre « les salles fantômes ». Ces salles qui apparaissent réservées mais où en réalité, il n’y a personne. Grâce à des rappels automatiques envoyés dans Google Chat, pour confirmer ou libérer les salles, les entreprises peuvent récupérer jusqu’à 28% de leur espace. Des workflows précis peuvent être également mis en place pour libérer automatiquement les ressources, par exemple dans le cadre de réunions récurrentes qui monopolisent l’espace inutilement.

Pour la réservation de bureau, les collaborateurs peuvent facilement déclarer leur présence et réserver un bureau depuis l’add-on Comeen (via un plan ou aléatoirement) ou grâce à la Working Location qui attribuera automatiquement un bureau à l’utilisateur selon les préférences pré-définies. La troisième alternative pour réserver son bureau : Google Chat. Ici à nouveau, l’utilisateur peut passer par l’agent IA pour réserver en quelques mots son bureau. Une manière intelligente, ludique et rapide de simplifier la vie du collaborateur.

Accéder à ces fonctionnalités ne permet pas seulement de faciliter la vie des employés mais également celle des employeurs et notamment à l’IT et la gestion du bâtiment. Comeen fournit aussi des données précieuses pour piloter votre environnement de travail : taux d’occupation des bureaux et salles, libérations automatiques, fréquentation des visiteurs. Ces indicateurs permettent aux entreprises d’optimiser l’utilisation de leurs surfaces, de dimensionner leurs sites en fonction des usages réels, et d’améliorer l’expérience collaborateur.

J’espère que ce comparatif pourra vous aider dans votre réflexion. Avant de vous lancer dans la recherche d’une solution d’hybrid office, je vous recommande de privilégier des solutions :

Intégrées à votre écosystème (comme Google Workspace),
Simples à déployer (un add-on ou une intégration Chat se déploie plus facilement qu’une nouvelle application mobile),
Faciles à utiliser pour garantir une bonne adoption et limiter le besoin d’accompagnement au changement.

Et surtout, d’identifier clairement vos besoins métiers :

Gérer les salles fantômes,
Réserver des bureaux et des salles de manière intuitive,
Déclarer et organiser la présence des équipes,
Contrôler et sécuriser l’accueil des visiteurs,
Exploiter les données d’occupation pour mieux dimensionner vos espaces,
Optimiser l’entretien et la maintenance des sites.

Et vous, quelles solutions avez-vous testées/adoptées pour mettre en place votre stratégie d’hybrid office ?

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