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10 conseils pour réussir sa migration vers Google Workspace

L’idée de migrer vers un nouvel environnement de travail peut parfois sembler intimidante. On se retrouve face à l’inconnu, avec des questions plein la tête : « Est-ce que je vais m’y retrouver ? Vais-je perdre […]

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Rédigé par Christopher Heintz - il y a 1 jour et modifié le 12/12/2024 à 08:24

Ce que vous allez découvrir

  • Planifiez votre migration
  • Préparez votre environnement
  • Choisissez les bons outils
  • Communiquez avec votre équipe
  • Soyez progressifs
  • Différenciez la migration et la bascule finale
  • Pensez aux réglages de votre domaine 
  • Exécutez une migration delta
  • L’adoption, un facteur crucial de réussite
  • Faites-vous accompagner
  • Conclusion

10 conseils pour réussir sa migration vers Google Workspace

L’idée de migrer vers un nouvel environnement de travail peut parfois sembler intimidante. On se retrouve face à l’inconnu, avec des questions plein la tête : « Est-ce que je vais m’y retrouver ? Vais-je perdre des données ? Et si c’était trop compliqué ? » Croyez-moi, nous sommes passés par là !

Aujourd’hui, je vous partage mon expérience et mes 10 meilleurs conseils pour réussir votre migration vers Google Workspace. Vous verrez, avec une bonne préparation et une attitude positive, cette aventure peut se transformer en une véritable opportunité pour votre organisation !

Planifiez votre migration

Avant de vous lancer tête baissée, prenez le temps de bien planifier votre migration. C’est comme un voyage : mieux vaut préparer son itinéraire pour éviter les mauvaises surprises !

Faites l’inventaire de vos besoins

Quels sont les outils que vous utilisez actuellement ? Quelles sont les fonctionnalités essentielles pour votre équipe ?

Identifiez les données à migrer

E-mails, documents, calendriers… Faites le point sur tout ce que vous souhaitez transférer vers Google Workspace. Imaginez-vous demain sans aucune donnée : qu’est ce qui vous poserait problème ?

Exemple de planning très simplifié

Préparez votre environnement

Une migration, ce n’est pas qu’un déplacement de données. La console Google Workspace implique des centaines de réglages.

Posez-vous les bonnes questions : comment allons-nous gérer la sécurité des e-mails ? Comment prévenir la fuite de documents confidentiels ? Comment garantir un accès sécurisé aux données ?

En préparant votre environnement en amont, vous anticipez et prévenez des difficultés que vous auriez rencontrées après déploiement.

Choisissez les bons outils

Je pense que vous l’aurez deviné, mais vous n’allez pas migrer toutes vos données à la main. À chaque projet sa solution, et chaque solution n’est pas adaptée à chaque projet.

Voici quelques exemples d’outils utilisés sur le marché :

  • Le service de transfert d’e-mails de Google : adapté pour des volumes faibles et sans grand enjeu, il s’agit d’un outil gratuit, peu complet mais fonctionnel ;
  • Workspace Migrate : là, c’est la Rolls Royce ! Un agent à déployer sur vos propres serveurs : l’usage de ce type d’outils est très coûteux mais vous permet un total contrôle pour des migrations très volumineuses ;
  • Movebot : c’est l’entre-deux parfait. Cet outil vous permet de migrer de gros volumes rapidement, à faible coût et en ayant un monitoring clair sur le déroulé de votre migration.

Il existe encore bien d’autres outils ! Chez Numericoach, nous privilégions Movebot pour sa simplicité, sa transparence, son tarif et l’accessibilité de leur support.

Movebot, l’outil privilégié par Numericoach

Communiquez avec votre équipe

Durant toutes les phases du processus, soyez transparents et communiquez avec vos collaborateurs. Rassurez-les et montrez-leur que vous avez pris la situation en main.

Un changement de suite bureautique peut être une aventure très stressante pour vos collaborateurs également !

Soyez progressifs

Pas de précipitation ! Migrez vos données étape par étape pour éviter les erreurs et les pertes d’informations.

Commencez par les e-mails, les calendriers et les contacts. Le transfert des e-mails est souvent la première étape d’une migration. C’est aussi le plus long car Google limite le nombre d’accès aux APIs, ce qui limite la vitesse de transfert.

Migrez ensuite les documents : cette étape est en général plus rapide et demande moins de manipulations

Vérifiez l’intégrité de vos données : une migration ne se déroule jamais sans erreur. Anticipez ces erreurs, monitorez votre migration et analysez les résultats dans des cas concrets.

Différenciez la migration et la bascule finale

En réalité, migrer ses données ne signifie pas déplacer mais créer une copie ! Cela signifie que vous pouvez réaliser une migration sans interruption.

Image de référence


Commencez par copier les données sans toucher à vos outils actuels. Après avoir monitoré le bon déroulé de la migration, prévoyez une date ultérieure pour réaliser la bascule finale !

Pensez aux réglages de votre domaine 

Un changement de fournisseur d’e-mails, ce n’est pas qu’un déplacement de données. Pour la sécurité et la réputation de votre messagerie, vous avez probablement configuré des politiques SPF, DKIM et DMARC sur votre domaine.

Ces politiques devront être adaptées à votre nouveau système de messagerie !

💡 Si ces termes vous sont inconnus, consultez cet article de Numeriblog pour en savoir un peu plus sur la délivrabilité de vos e-mails.

Exécutez une migration delta

Plus tôt dans cet article, je vous parlais de l’importance de scinder la migration de la bascule finale. Que se passe-t-il si je bascule deux semaines après avoir migré ?

Vais-je perdre les e-mails et documents des deux dernières semaines ! Eh bien oui… Sauf si vous pensez à la migration delta !

Ce principe plutôt simple vous permet d’exécuter une seconde migration qui ne récupérera que les documents et e-mails ajoutés depuis votre première migration.

Ne négligez pas cette phase. De préférence, réalisez-la au moment de votre bascule finale.

L’adoption, un facteur crucial de réussite

Les outils Google sont très simples et très intuitifs. Cela ne veut pas dire que vos utilisateurs vont s’en sortir sans aide !

D’après une étude résumée dans cet article, moins de 15% des utilisateurs peuvent s’adapter tout seul à un changement.

Identifiez les éléments moteurs de votre entreprise, évangélisez-les aux outils ! Organisez des sessions d’idéation, webinaires, formations… Bref, pensez à la productivité de vos collaborateurs et votre migration ne sera que plus réussie !

Les 5 types de profils face à un changement

Faites-vous accompagner

À moins de disposer d’un service dédié à l’intérieur de votre entreprise, la migration reste un sujet très challengeant pour une entreprise.

Entre gestion de projet, exécution technique, monitoring, formations, ne rien oublier… Vous avez aussi besoin de temps pour gérer votre entreprise, votre priorité numéro 1 !


Déléguer à un expert, c’est focaliser son temps sur ce sur quoi vous excellez et ainsi économiser de précieuses heures de travail.


Chez Numericoach, nous accompagnons depuis des années nos clients à migrer sur Google Workspace. Nos experts prennent en main la situation et 100% de nos migrations ont été un succès !

Conclusion

Migrer vers Google Workspace, c’est bien plus que changer d’outils. C’est adopter une nouvelle façon de travailler, plus collaborative, plus flexible et plus productive. En suivant ces conseils, vous pourrez réussir votre transition en douceur et profiter pleinement des avantages de Google Workspace.

Alors, prêt à vous lancer dans l’aventure ? Hâte d’entendre votre projet !

📞Je contacte un expert maintenant !

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Christopher HEINTZ

Formateur Google Workspace chez Numericoach

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