Proposition de stratégie de gestion documentaire (Data Manager System) avec Google Workspace : l’Iceberg d’Agatha (4/5)

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Rédigé par Olivier Puaud - il y a 3 semaines et modifié le 11/04/2025 à 15:53

Ce que vous allez découvrir

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Proposition de stratégie de gestion documentaire (Data Manager System) avec Google Workspace : l’Iceberg d’Agatha (4/5)

Voir l’article précédent : Proposition de stratégie de gestion documentaire (Data Manager System) avec Google Workspace : l’Iceberg d’Agatha (3/5)

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Le document qui a disparu a été vu pour la dernière fois dans la bibliothèque.

Hercule Poireau demande qu’on lui montre dans quel rayon il se trouvait avant sa disparition. Mais aussi, comment les documents sont classés et comment sont gérés les accès à la documentation. Tous les suspects n’avaient pas accès au document sur lequel se trouvait la recette secrète.

Hercule Poireau s’enquiert donc de savoir comment sont gérés ses accès.

Data System Manager ou Système de gestion documentaire.

Je ne reviendrai pas sur la classification décimale de Dewey que nous avons adaptée au Drive dans un précédent article. Ni sur l’importance d’un plan de nommage de fichiers, lui aussi déjà évoqué dans un article plus ancien de Thierry.

Non, aujourd’hui, nous allons aborder le sujet sous un angle plus dynamique si je puis dire. Pour cela, nous allons dans un premier temps diviser les documents de notre entreprise en deux grandes catégories. Ceux intrinsèques, c’est-à-dire créés à l’intérieur de l’entreprise (un contrat de travail pour votre nouvel employé). Et ceux extrinsèques, autrement dit créés en dehors de l’entreprise (une facture d’électricité de votre fournisseur).

Les documents intrinsèques vont nous permettre de déployer une stratégie proactive. Les documents extrinsèques, une stratégie réactive.

Pourquoi cette distinction ? Elle va constituer la base de notre stratégie de classement. En effet, quand vous générez des nouveaux documents, il est relativement aisé d’y appliquer votre grille de nommage. A contrario, les documents qui proviennent de l’extérieur (prestataires de services, etc) ne dépendent pas directement de vous. Ce sont leurs systèmes informatiques qui vont générer automatiquement un certain type de nomenclature.

Cette distinction primordiale étant faite, commençons par les documents intrinsèques et la stratégie proactive.

Nous avons auparavant déterminé les unités organisationnelles de notre entreprise ainsi que l’annuaire de tous les employés.

Au niveau de la console d’administration, nous avons la possibilité de créer des catégories pour les modèles de documents internes à l’entreprise.

Nous allons maintenant calquer ces catégories sur vos unités organisationnelles (RH, ventes, R&D, etc). Chaque unité va ensuite créer les modèles dont elle a besoin tout en respectant la charte graphique de l’entreprise. Chaque équipe va aussi créer sa propre grille de nommage de fichiers. Par souci de cohérence, une partie des trigrammes devra être commune à toutes les équipes, par exemple « compte rendu de réunion » sera toujours identifié par le trigramme CRR. Bien évidemment, il sera accompagné d’autres trigrammes spécifiques à chaque unité organisationnelle.

Organiser ainsi vos modèles dans les différents outils de la suite bureautique de Google (Docs, Sheets, Slides, Forms) évitera à vos différentes équipes de devoir chercher dans un dédale de modèles ceux dont ils ont besoin. Mais aussi, de faire en sorte qu’ils ne puissent créer que des fichiers spécifiques à leurs postes.

C’est important, car on peut ensuite imaginer un système de nommage automatisé des fichiers avec les trigrammes spécifiques à chaque unité organisationnelle.

Anciennement dans les échanges de courriers, on spécifiait dans l’entête deux rubriques : « VR » et « NR » souvent suivi de la date d’édition du document, ces lettres signifiaient « vos références » et « nos références ». Cela permettait de savoir à quel courrier on faisait référence lors de l’échange de correspondance, car parfois, des courriers se croisaient avec de sérieux quiproquo à la clé.

Aujourd’hui avec la communication par mail, on sait tout de suite qui envoie et qui reçoit le mail, mais aussi quand. Toutefois, pour certains types de documents élaborés et partagés avec un partenaire, il peut être utile de rajouter cette nomenclature dans le nom d’un fichier pour facilement identifier sa provenance. À voir.

À cette suite, vous pouvez alors automatiser l’attribution de libellés et badge de sécurité à vos fichiers en fonction de l’unité organisationnelle qui l’a créé. L’ajout de code couleur pour les accès restreints, sectorisés ou partagés est à réfléchir. Ce travail de fond pourra simplifier la mise en œuvre du système de DLP (data loss prévention) pour isoler un fichier sensible et alerter la personne responsable si nécessaire. En résumé, c’est comme pour les produits du terroir, vous pouvez créer vos AOP (origine protégée) et vos AOC (origine contrôlée) mais pour vos fichiers.

Dans le nom de votre fichier, vous pouvez aussi automatiser un horodatage (AAAA/MM/JJ), car la date de prise d’effet d’un contrat sera sa date de signature (aussi intégré dans Google Workspace y compris pour les PDF) qui peut être différente du log de création du fichier.

L’horodatage dans le nom du fichier vous permettra d’automatiser l’archivage de vos fichiers (voir cet article pour plus de détails et depuis l’arrivée de Gemini, ça devrait être encore plus rapide). Pour ce faire, vous disposez d’un autre outil : Google Vault avec lequel vous pourrez gérer le cycle de vie de vos documents et leur rétention. Vous pouvez aussi envisager des solutions de logiciel tiers de sauvegarde tel que CubeBackup pour Google Workspace.

Vous trouverez ici les normes légales de conservations des documents pour les entreprises. Grâce à cette stratégie, vous pourrez économiser de l’espace, donc des frais d’hébergement, mais surtout, vous pourrez participer au Digital Cleanup Day.

Voilà pour les documents intrinsèques, réfléchir à une stratégie proactive d’un système de gestion documentaire passe obligatoirement par le paramétrage d’autres outils à partir de la console d’administration. Ces outils semblent rébarbatifs de prime abord alors qu’ils sont vitaux pour :

Éviter de perdre du temps
Sécuriser et sauvegarder vos données.
Optimiser la gestion des espaces physiques et numériques.

Quid des documents extrinsèques maintenant et de la stratégie réactive.

Ceci concerne les documents générés par vos prestataires de services (banques, assurances, société de service, etc). Vous n’avez pas à créer le nom d’origine du fichier. Toutefois, vous pouvez être amené à modifier son nom pour faciliter sa recherche en cas de besoin. Encore une fois, Les normes légales de conservation vont s’appliquer et il est plus que nécessaire d’horodater vos fichiers pour pouvoir procéder à leur élimination le moment venu.

Les documents contractuels (agenda avec dates d’échéances).
Les documents uniques relatifs à un projet (devis, bon de commande, garantie) (agenda avec date d’échéance).
Les conventions de partenariats (date d’échéance)
Les factures à archiver :
- Écritures abonnées (contrat mensualisé)
- Écritures ponctuelles (dépenses courantes)
- Investissements avec tableau d’amortissement.

Pour les documents extrinsèques des écritures abonnées, typiquement vos charges mensualisées. Je suggère d’utiliser un service coffre-fort numérique. Pourquoi ? Pour gagner du temps sur la récupération et l’archivage de vos documents.

Je m’explique, imaginons que chaque mois, vous devez récupérer la facture de télécom et d’électricité. Vous devez vous connecter à deux sites différents avec identifiants et mots de passe. Si à l’inverse, vous centralisez tous ces types de documents dans un coffre-fort numérique, premièrement, ils seront déjà classés par prestataire et secondement, vous ne devrez plus vous connecter qu’à un seul site pour les récupérer.

D’autre part, prenons les factures de télécom, il y en a une par mois. Vous n’avez pas forcément besoin de la récupérer chaque mois. Vous pouvez très bien attendre la fin de l’année pour télécharger vers votre Drive les douze factures en une seule fois. Vous pourrez ainsi les renommer en bloc selon votre grille de nommage, si besoin y ajouter des libellés et les ranger dans le bon dossier de votre Drive pour l’exercice fiscal à déclarer.

Vous pouvez enchaîner avec votre processus d’archivage qui tiendra compte des normes légales de conservations de vos justificatifs fiscaux.

Multipliez ceci par tous les documents extrinsèques à gérer dans l’année et faites le compte du temps gagné.

Enfin, c’est déjà une sauvegarde en amont d’une partie de vos documents.

Certains coffres-forts numériques proposent aussi des services payants comme la gestion et la distribution des fiches de paie dématérialisées de vos salariés. Ils peuvent également apporter des garanties légales d’authenticité de certains documents.

Pour finir, d’autres proposent aussi des fonctionnalités de regroupement transversal de fichiers. Pour un prêt bancaire, le coffre-fort est capable d’aller puiser dans les dossiers de chacun de vos prestataires de services les justificatifs à présenter à votre banque.

Analyse des flux

Avoir des documents bien nommés, bien rangés vous permettra d’analyser des flux en fonction de différents critères

En fonction

De la grille de nommage.
Des libellés
Internalisé :
- Contrat de travail
- Note de service NDS
- Note de frais NDF

Externalisé :
- Devis
- Bon de commande
Document descendant (note de service), ascendant (note de frais), bidirectionnel (contrat de travail).

Maintenant qu’il a plongé dans les entrailles de l’entreprise, il reste à Hercule Poireau de digérer toutes ces informations. Dans son esprit, ça se bouscule encore, il faut lui laisser le temps de décanter. Rendez-vous au dernier chapitre pour la solution.

La suite (à venir) : Proposition de stratégie de gestion documentaire (Data Manager System) avec Google Workspace : l’Iceberg d’Agatha (5/5)