Fonction Publique : et si on parlait un peu Google ? (Partie 1)

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Dans la tête de beaucoup trop de décideurs, deux mondes devraient donc s’opposer et s’affronter. Celui des entreprises privées qui dévorent et épurent les dernières nouveautés technologiques avec une faim de loup et les fonctionnaires qui se contentent des restes avec des infrastructures vieillissantes et parfois datées de l’époque des Romains. Et bien non. Non. Les temps ont changé et pour le bien de tous. Même si au final cela va surprendre plus d’une personne, les agents publics sont des humains comme les autres, avec leurs forces mais aussi leurs faiblesses. Pourquoi des collectivités territoriales ne pourraient pas s’équiper comme tout le monde ? Pourquoi je ne pourrai pas par exemple travailler sur GSuite au sein de ma Mairie ou de communauté d’Agglo ? Alors je m’adresse à vous tous, posez vos souris à billes et écoutez moi attentivement.

 

Et bien je vous rassure, oui c’est possible. Et franchement la vie est beaucoup plus belle ainsi. Je vous parle d’un temps que les jeunes de vingt ans ne peuvent pas connaître. Non je ne vous parle pas de la bohème, mais juste de la galère. La galère des dernières années où l’on se traînait encore des infrastructures chères, vieillissantes et surtout complètement surévaluées aux vues de nos besoins. Quand nous faisions l’addition du budget “informatique” elle était trop souvent salée. Indigeste. Le Bretzel coincé dans la gorge. La faute à qui ? Je ne tire jamais à boulets rouges sur quiconque. Mais tout le monde a sa part de responsabilités. Le prestataire et la collectivité avec un grand C. Pour tout le monde, il fallait un serveur de fichiers flambant neuf tout équipé et tout et tout. Enfin, nous nous retrouvions avec un buffet normand dans notre local technique, une installation digne de la NSA pour au final….15 postes. Ha oui quand même. et non je blague pas. Sans compter les équipements et dépenses annexes (clim, électricité …etc)

Mais il y un moment où quand on secoue tellement le cocotier au niveau des ressources et des recettes (je ne suis pas là pour prendre part dans cette guerre) et bien, on en arrive à se poser des questions. A réfléchir. Correctement. Ces dépenses astronomiques étaient jadis nécessaires car il n’y avait pas le choix. Aucune solution sur le marché n’était novatrice et de surcroît à un prix raisonnable. Alors s’est posée la question du Cloud. Economiquement parlant, c’est ultra intéressant mais concrètement c’est quoi ce truc ? C’est quoi cette bête ? Alors soyons francs, quand tu arrives à la machine à café et que discretos, tu en touches deux ou trois mots, histoire de sonder un peu les avis de tout le monde et bien, au départ, forcément tu fais peur Sylvain. Tu as l’impression de zapper sur Rendez-vous en terre inconnue. Alors, on commence en douceur avec des mots barbares : “Cloud”, “Google”, “Docs”. Dans ces moments où l’on sait que les réactions vont être vives, moi j’aime regarder le visage des collaborateurs qui ressemblent peu à peu au tableau “Le Cri” de Edvard Munch. On tape d’un coup dans la fourmilière ultra huilée de l’informatique des familles où plutôt ici des bureaux. Je vous invite d’ailleurs à reprendre mon dernier article pour vous délecter de quelques anecdotes à ce sujet.

Mais au final, je pense que les collectivités territoriales ont pleinement leur place et n’ont aucun scrupule à utiliser la GSuite de Google. Qui se passerait de tant de ressources ? de tant de simplicité ? Tout d’abord, beaucoup de nos métiers sont mobiles et nécessitent donc une adaptation de tout instant. Là un ordinateur seul suffit. Oui même pas besoin d’Internet avec le Drive que nous pouvons utiliser par exemple en Off-Line. Les mails ? Tiens justement, parlons un peu de notre messagerie électronique. Sincèrement chers décideurs, Gmail est franchement au dessus des étoiles. La solution est simple, ergonomique et surtout désormais truffée d’outils ultra intéressants. Je réalise très souvent des formations pour mes (nouveaux) collaborateurs. Je ne cesse de découvrir et de redécouvrir avec plaisir, la puissance de cet outil. On peut désormais différer un envoi, programmer une nouvelle réception de mail. Nous avons des actions de survol qui sont franchement hyper pratiques (archiver, supprimer, répondre…). On a même une analyse de data de nos courriels pour nous rappeler que Monique nous a envoyé un mail afin de nous dire qu’il n’y avait plus de café dans la machine il y a trois jours et qu’on lui a toujours pas répondu. Je vous rassure, on peut être fonctionnaire, avoir de l’autodérision et même attention les yeux, de l’humour. Dingue. Je vous fais là, un très court résumé de cette application qui vaut le détour. 

Autre application qui vaut son pesant d’or c’est notre cher Google Drive. Pour beaucoup cette application est compliquée, fastidieuse et pas si professionnelle que ça. Si si je vous promets ils ont osé. Généralement, je me fais un malin plaisir de leur prouver le contraire. Alors ok, quand on passe d’un serveur de fichiers avec une avalanche de dossiers jaunes, à la première page du Drive, ça te défrise la moustache clairement. Mais au final une fois le côté chic, tendance et design de l’outil digéré, on se retrouve avec un outil simplissime surtout depuis l’apparition des Drive Partagés. On aura l’occasion de reparler de ces Drive Partagés dans un autre billet car il y a beaucoup de choses positives à dire. 

La gestion des documents est archi simple, surtout quand on parle de partage ou de consultation. Nous avons nos dossiers professionnels PARTOUT. Rangés et disponibles comme vous l’entendez, comme vous le souhaitez. De la fonctionnalité de suivi indispensable (la petite étoile), en passant par les derniers documents consultés, on a toute une panoplie d’outils à notre disposition pour avoir nos documents chéris à portée d’UN clic. Car l’objectif avec la firme de Mountain View est bien là, une source mais une multitude de manières d’y accéder. Si je suis propriétaire de mon document alors j’autorise qui je veux avec les droits que je souhaite. Je suis le capitaine à bord. Je suis bien clair là-dessus : plus besoin d’appeler le technicien du support de la boîte de la maintenance de l’informatique de la mort qui tue. Vous vous rappelez ? “Oui allô, monsieur excusez moi de vous déranger, je suis désolé mais j’ai effacé un document hyper important sur le serveur de fichiers. Vous pouvez me le restaurer ?” Ha oui j’ai oublié de vous dire mais dans ce cas de figure, avec Drive c’est plutôt simple.

Corbeille puis clique-droit Restaurer. Vingt secondes. Le pilote est de nouveau dans l’avion et on garde le cap. 

 

 

Vous en voulez encore ? Vraiment ? Alors ne bougez pas. Respirez et on reparle très vite d’Agenda , de Forms et de la Console d’Administrateur !

Lire également cette réponse de l’Assemblée Nationale sur l’utilisation des services d’informatique en nuage (« cloud ») par les administrations, les collectivités territoriales ou toute institution produisant des archives publiques.

Googlement vôtre. Heartily.

Sylvain TORCHOT

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