Et si on continuait à parler Google dans la Fonction Publique ? (Partie 2)

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Après vous avoir avoir laissé digérer la première partie de mon article consacré à Google GSuite et à la Fonction Publique, j’ai décidé d’en remettre une petite couche histoire de finir de vous convaincre. Promis, cette suite ne sera indubitablement pas un navet cinématographique comme peuvent l’être bon nombre de suites dans le septième art. Non je ne vais pas vous conter les histoires de SuperDocs sauvant des flammes la princesse Syntaxe au péril de sa vie et du terrible DarkWord. Je vais juste tâcher de continuer à vous convaincre de l’idée potentielle de jeter un prompt coup d’oeil à GSuite. Allez, installez-vous, c’est reparti.

 

La semaine dernière, j’avais posé ma plume en vous évoquant du bout des lèvres le fonctionnement de Google Drive. Mais à mon goût, je ne m’étais pas assez attardé sur la suite bureautique de l’ogre de Mountain View, tant il regorge de merveilles. Lors de précédents articles, j’avais brièvement évoqué l’évolution de Docs au cours de ces dernières années. Papy Sylvain ne va pas radoter, mais juste vous apporter quelques trésors cachés.

Tout d’abord, une fonction que j’adore par dessus tout, c’est “Afficher l’historique des Versions” dans Docs et Spreadsheet. J’aime réellement cette option. C’est peut être bête, mais je trouve que c’est l’un des outils les plus pertinents de la suite bureautique. Mais pourquoi tant de louanges ? Parce que premièrement, vous avez un enregistrement minutes par minutes de vos frappes et/ou modifications de texte. Soyons clairs, fini le temps des disparitions inquiétantes de textes et des alertes enlèvement de paragraphes dans un courrier rédigé. Que ça soit vous d’ailleurs ou un collègue plus ou moins bien doué en informatique comme disent les jeunes. Minutes par minutes, nous avons un déroulé de l’historique de notre document. De sa naissance à sa retraite. Vous savez qui s’est connecté, ce qu’il a fait (une prévisualisation du document antidaté s’affiche à l’écran) et vous pouvez même donner un nom à cette version du document. Et le must du must, on peut même restaurer la version de votre choix, quand vous le souhaitez. Absolument sublime et surtout essentiel quand on veut gagner en efficacité et en productivité. G.E.N.I.A.L.

 

Autre fonction à mémoriser, c’est l’envoi en “one shot” de nos Docs ou de nos Spreadsheets. Toujours dans “Fichier” cela se nomme “envoyer par email en pièce jointe”. Je me répète mais, chez Google, toujours la même philosophie. Une source, mais différentes options qui me permettent de le retrouver ou de le partager plus rapidement. Ici, j’ai mon document en format Google et comble de la stupidité, je n’ai pas la suite Office sur mon ordinateur. Déjà, t’es un looser, tu as raté ta vie car Word c’est le must. Le Mike Tyson du traitement de texte. Et bien comme notre cher Mike, il lui arrive d’aller aussi au tapis malgré son crochet du droit terrible. Bon passé cet épisode d’une violence inouïe, sachez que vous pouvez grâce à la puissance de GSuite, envoyer UNE FOIS ce document, sans faire de copie sur le Drive, sans télécharger quoi que ce soit, en format Windows, en pdf, en Html….. Oui, je suis navré de vous l’apprendre mais, toutes les administrations et entreprises ne travaillent avec GSuite. Terrible aveu. Je suis navré de vous l’apprendre si brutalement. E.D.I.F.I.A.N.T.

Comment également ne pas vous parler de la saisie vocale… Pour la petite histoire sachez que jadis, la dictée vocale de Google était loin d’être ce qu’elle est aujourd’hui. Etant la risée de toute la vallée du Silicon, le grand G a décidé de réaliser un joli pied de nez à tous ses concurrents et de développer plutôt secrètement un outil de retranscription digne de ce nom. Et bien mesdames, messieurs les décideurs ouvrez vos oreilles en grand : cet outil est juste bluffant. Combien de fois dans ma jeune mais plutôt riche carrière au sein de la fonction publique (le gars se lance des fleurs), j’ai du taper des courriers, des comptes-rendus de réunions ou de commissions qui me prenaient un temps considérable. Et bien sincèrement, prenez le temps de tester cet outil et vos collaborateurs s’en trouveront que satisfaits. C’est réellement une mine d’or. Tout est là. On parle français, la saisie vocale écrit VRAIMENT en français. On peut même faire une pause pour raconter une blague à son collègue et finir tranquillement notre traduction. Résultat? Un document qui vous aurait pris deux ou trois heures à dactylographier puis à mettre en page et j’en passe et des meilleurs ne vous a pris que 10 minutes. F.A.N.T.A.S.T.I.Q.U.E.

 

Pour finir sur les trouvailles lunaires de Docs et de Spreadsheet, j’aime souvent parler à mes collaborateurs de l’outil “Explorer”. Oui c’est de l’intelligence artificielle. Mais non ce n’est pas un remake de I-Robot avec Will Smith. Ok mais c’est où et c’est quoi ? C’est l’espèce de rose des vents que l’on trouve en bas à droite de nos documents et bien, Ô miracle, quand je clique dessus… Mais je vais être franc, dans nos métiers, je trouve que cette fonction n’est pas très utile dans Docs (je ne dénature pas l’outil, juste il n’est pas adapté à tout le monde pour moi) mais alors ce n’est plus du tout la même limonade dans SpreadSheet…Là, c’est juste à couper le souffle. Je vais faire simple et surtout anecdotique, il m’est arrivé il n’y a pas si longtemps que ça de devoir assister à une réunion (si si ça m’arrive) où l’on attendait de moi des diagrammes, des résultats chiffrés enfin le genre de choses qui vous prend deux jours à préparer pour trois minutes de présentation. R.O.I de dingue. Sauf qu’ici dans ce cas précis, je n’avais rien préparé car je n’avais été mis au parfum que cinq minutes avant mon intervention que je devais faire le pitre avec des chiffres. Et bien, je peux vous dire que je me suis prosterné après coup devant mon ordinateur en implorant Saint Explorer. Pourquoi ? Sincèrement, j’ai fait : sélection de toute ma Data analytique puis bouton “Explorer” puis Drag and Drop. F.I.N. J’avais devant moi grâce à l’I.A., toutes mes analyses en pourcentage, tous mes ratios, mes balances, mes graphiques (en degradé de couleurs) …. enfin tout. B.R.I.L.L.A.N.T.I.S.S.I.M.E

Enfin, pour finir en beauté sur le Drive et ces merveilles, je vais vous parler d’une utilité du Drive peu connue. Savez vous que vous pouvez l’utiliser comme le non-moins connu WeTransfer ? Alors oui c’est pas mal cette bête. Mais question : quand on a déjà une Porsche pourquoi acheter une Audi ? et dans ce cas de figure, votre finalité c’est quoi ? envoyer un (très) gros fichier via Internet à un collaborateur. Interne ou Externe bien-sûr. Google Drive peut aussi jouer le rôle de vitrine et/ou de vase communicant. Je vous suggère de créer un dossier dans votre Drive puis de glisser tous les éléments à l’intérieur de celui-ci. En partageant ce dossier, on s’aperçoit qu’un bouton (très petit oui je suis désolé) apparaît en bas à droite. On sélectionne ensuite “Partage par lien autorisé : pour toutes les personnes disposant du lien” et le tour est joué. Vous enverrez par mail le lien de partage que Google vous donne et votre destinataire n’aura plus qu’à consulter ou à télécharger vos pièces. Top et terriblement professionnel. Pour imager, j’aime utiliser la métaphore du boulanger et du client. Vous êtes l’artisan, vous préparez vos spécialités et une fois prêtes, vous disposez vos réalisations dans votre vitrine. Le client peut demander à consommer vos délicieux desserts mais en aucun cas il n’aura votre recette. Ici même chose, je tombe dans un Drive externe “de présentation” alors que vous êtes vous en back office aux commandes et au final votre “client” a ce qu’il veut. T.O.P.C.H.E.F.

Bon, je sais, vous allez me dire que j’ai un peu débordé sur votre pause au bord de l’eau mais soyez francs, c’était utile non ? Allez promis cette fois-ci dans ma troisième et dernière partie, je consacrerai un large paragraphe à Agenda et aussi à Forms. En attendant, n’oubliez pas de vous hydrater et restez connectés.

 

H.E.A.R.T.I.L.Y.

 

Sylvain



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