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Youtube Google Docs : demander et examiner les approbations formelles de documents
Une version bêta permettant de demander et d’examiner des approbations formelles sur Google Docs, Sheets et Slides a été proposée à quelques utilisateurs. A présent cette capacité est déployée à plus d’utilisateurs. Les approbations formelles sur […]
Ce que vous allez découvrir
- Les approbations formelles sur Google Docs
- Détails supplémentaires
- Disponibilité et déploiement
Google Docs : demander et examiner les approbations formelles de documents
Une version bêta permettant de demander et d’examiner des approbations formelles sur Google Docs, Sheets et Slides a été proposée à quelques utilisateurs. A présent cette capacité est déployée à plus d’utilisateurs.
Les approbations formelles sur Google Docs
Une fois sollicités, les approbateurs peuvent approuver, rejeter, ajouter des commentaires ou modifier le document en réponse. Tout cela peut être fait sans quitter l’environnement sécurisé de Google Workspace.
La sécurisation des approbations de documents peut être difficile lors de la collaboration avec plusieurs parties prenantes et des priorités concurrentes. Cette fonctionnalité permet de sécuriser facilement ces approbations et de voir qui les a approuvées.
Cette fonctionnalité garantit également que lorsque des modifications sont apportées à un document, tous les réviseurs sont avertis et la dernière version du document est réapprouvée. Cela garantit également qu’une fois que tous les réviseurs ont donné leur approbation, le fichier se verrouille et ne peut pas être modifié, garantissant ainsi l’intégrité de votre document.
Cette fonctionnalité rationalise le flux de travail nécessaire pour sécuriser les approbations sur les contrats, les documents juridiques et d’autres situations où une approbation formelle est requise.
Une fois qu’un document est envoyé pour approbation, les réviseurs reçoivent des notifications par e-mail, navigateur ou Google Chat, en fonction de leurs paramétrages. Ils recevront alors un lien direct vers le document.
Si vous définissez une date d’échéance, vos réviseurs recevront des rappels par e-mail indiquant que leur approbation est nécessaire ou en retard. Vous pourrez également empêcher tout utilisateur de modifier le contenu de l’élément ou de laisser des commentaires et des suggestions en choisissant de verrouiller le document.
Remarque : Les documents par défaut resteront déverrouillés jusqu’à ce qu’ils soient entièrement approuvés.
Si vous demandez l’approbation de plusieurs personnes, le document est considéré comme approuvé une fois que tous les réviseurs approuvent le fichier. Si une modification est apportée au cours du processus d’approbation, tous les réviseurs devront renouveler leurs approbations de la dernière version du fichier et recevront des notifications par e-mail dans ces cas. La demande d’approbation de document est rejetée pour tous les réviseurs si un seul réviseur rejette le fichier.
Une fois que tous les réviseurs ont approuvé le document, le fichier sera verrouillé. Les fichiers verrouillés ne peuvent pas être modifiés tant qu’ils ne sont pas déverrouillés ou approuvés. Le déverrouillage du fichier annule la demande d’approbation en cours.
Détails supplémentaires
- Administrateurs : cette fonctionnalité sera activée par défaut et peut être désactivée au niveau du domaine ou gérée par groupe/OU
- Utilisateurs finaux : les utilisateurs peuvent gérer les notifications Drive dans les approbations sous les paramètres Drive
Disponibilité et déploiement
Paramètre administrateur
- Domaines Rapid Release et Scheduled Release : déploiement complet (1 à 3 jours pour la visibilité des fonctionnalités) à partir du 8 novembre 2021
Remarque : Bien que le paramètre de la console d’administration soit visible et configurable, votre paramètre ne sera pas appliqué avant le 15 novembre 2021.
Fonctionnalité utilisateur final
- Domaines à version rapide : déploiement étendu (jusqu’à 15 jours pour la visibilité des fonctionnalités) à partir du 15 novembre 2021
- Domaines de diffusion planifiée : déploiement progressif (jusqu’à 15 jours pour la visibilité des fonctionnalités) à partir du 24 novembre 2021
Disponibilité
- Disponible pour Google Workspace Essentials, Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Plus et les associations, ainsi que G Suite Business, G Suite Enterprise, Drive Enterprise, G Suite for Education, G Suite Enterprise pour Éducation et G Suite pour les associations
- Non disponible pour les clients Google Workspace Business Starter, Education Fundamentals, Education Standard, Frontline et G Suite Basic
- Non disponible pour les utilisateurs disposant d’un compte Google personnel.
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Thierry VANOFFE, consultant, formateur, coach Google Workspace CEO de Numericoach, leader de la formation Google Workspace en France. Passionné par Google, ce blog me permet de partager cette passion et distiller tutos, trucs, astuces, guides sur les outils Google. N'hésitez pas à me solliciter pour vos projets de formation.
