Numeriblog Google Workspace Google Sheets, le tableur surpuissant Autocrat : fusion et publipostage avec Gdoc/Sheets

Autocrat : fusion et publipostage avec Gdoc/Sheets

Besoin de faire de la fusion et publipostage entre un tableur Google et un Gdoc, Autocrat est le module complémentaire idéal.

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1 minute

Rédigé par Thierry Vanoffe - il y a 7 ans

Autocrat : fusion et publipostage avec Gdoc/Sheets

Lorsque nous parlons de add-on, nous parlons pas seulement des extensions disponibles sur le moteur de recherche, Google Chrome. Il existe des extensions sur une application Google comme Sheets ou Docs. Nous allons aujourd’hui parler de Autocrat, c’est parti !

Autocrat est un module complémentaire présent dans Google Sheets, le tableur de la suite bureautique Google Workspace idéal pour le travail collaboratif. En effet, utiliser Google et ses outils de productivité vous permettra de collaborer (vous pouvez maîtrisez les outils bureautique en ligne de Google pour travailler à plusieurs sur un même document.) Proposé par New visions Cloud Lab, l’add-on Autocrate vous permet d’automatiser une partie de la création de documents personnalisés, ce qu’on pourrait appeler la fusion et publipostage dans un autre logiciel.

Idéal pour les lettres types, des rapports d’étape, les travaux des étudiants personnalisés, des factures d’équipement, des transcriptions, etc…

Découvrez dans ce tutoriel réalisé par Guillaume Fritsch, le fonctionnement de ce module complémentaire. Merci à lui pour ce Google Slides et les fichiers de démos disponibles pour vos essais. N’hésitez pas à exporter la présentation sur un compte Google Drive pour la retrouver ultérieurement et pourquoi pas effectuer un travail d’équipe dessus. C’est aussi le but des outils collaboratifs.

Maintenant, passons aux choses sérieuses. Prenez le curseur de votre souris et c

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Rédacteur

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Thierry Vanoffe

Thierry VANOFFE, consultant, formateur, coach Google Workspace CEO de Numericoach, leader de la formation Google Workspace en France. Passionné par Google, ce blog me permet de partager cette passion et distiller tutos, trucs, astuces, guides sur les outils Google. N'hésitez pas à me solliciter pour vos projets de formation.

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Cédric

Excellent module que je viens de tester avec succès ! Merci pour le partage !

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Christelle
Christelle

Autocrat ne se lance plus automatiquement, je peux le lancer manuellement.
Savez vous comment rétablir l’automatisme ?

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JACQUES DELCOURT
JACQUES DELCOURT

Je n’y parviens pas… Je ne parviens pas à avoir un document avec les éléments du fichier « excel »

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Sébastien
Sébastien

Bonjour,
Je souhaite insérer les photos reçus dans les réponses à mon formulaire automatiquement dans mon document final généré par autocrat.
Pouvez vous m’aider?
Cdlt,
Sébastien.

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DECONYNCK Florian

Bonjour Thierry, merci pour ce tuto parfaitement claire et en français 😉
J’ai une question quand à l’usage. j’ai un formulaire avec des sections conditionnelle (en fonction du type de personne par exemple client ou fournisseur). est il possible d’utiliser ce publipostage de façon conditionnel également avec mon fichier réponse (un template différent si c’est pour les clients ou les fournisseurs par exemple).
D’avance merci pour votre réponse

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LEFÈVRE Thibaut
Répondre à  DECONYNCK Florian
5 années il y a

La réponse est oui. Il suffit de définir dans autocrat une condition de fusion et de faire une fusion par condition, avec le template de son choix.
Mais peut-être aviez vous déjà la réponse compte tenu de l’ancienneté de la question…

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LEFÈVRE Thibaut

Bonjour Thierry,
Tout d’abord merci pour ce blog, il me permet de bien progresser dans mon utilisation des google apps, je suis ravi.
Petite question autocrat : comment préserver lors de la fusion Google Sheet vers Google Doc, les liens hyperlink présents dans Google Sheet ? Actuellement la fusion n’importe que le texte, pas le lien…
Par avance merci et bonne continuation (au blog ET à ROL)

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Sébastien
Sébastien
Répondre à  LEFÈVRE Thibaut
5 années il y a

Bonjour,
Je pense avoir à peu près la même question… Je souhaiterai ajouter automatiquement les photos enregistrées dans la réponse à mon formulaire directement dans le google doc lors de la création de ce dernier.
Avez vous une idée?
Je viens de trouver votre blog, je vais sans doute puiser dedans pour l’utilisation des google apps, merci.

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Louise
Louise

Bonjour,
Est-il possible d’insérer comme adresse de destinataire du document créé (à partir du Template) un champ du formulaire, de façon à ce que le document créé soit directement envoyé à celui qui a rempli le formulaire et renseigné son adresse mail dans ce formulaire ? (et non pas un destinataire unique du document pré-identifié).
Je cherche à automatiser le plus possible la création des documents en permettant non seulement que le job se fasse automatiquement dès qu’une nouvelle réponse de formulaire est envoyée mais aussi que l’envoi par mail se fasse à cette même personne qui vient de remplir le formulaire.
Merci.

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Meunier
Meunier

Bonjour à tous !
Autocrat ne fonctionne plus chez moi alors qu’il y a 15 jours, tout fonctionnait très bien. Il est indiqué « Vous devez disposer des autorisations requises pour pouvoir effectuer cette action. » Avez-vous rencontré ce problème ? Avez-vous une solution ? Une alternative à Autocrat ?
Merci d’avance pour vos retours 🙂

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Soguy
Soguy
Répondre à  Meunier
4 années il y a

Meunier, Une réponse bien tardive à ton message, mais je viens de trouver un (bout de) solution, je partage avec tout le monde.
Je rencontrais le même problème que toi. J’avais plein de compte Google ouvert en même temps. J’ai essayé dans une fenêtre de navigation privé, et ça a marché.

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cohen
cohen

Bonjour,
quand je rajoute une ligne autocrat ne génère pas automatiquement un fichier pdf comment regle ce problème pour que cela se fasse de facon automatique

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Yannick
Yannick

Bonjour, es qu’il est possible de partager son Autocrat avec d’autre utilisateur d’un même google sheets ?

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Boidron Brendan

Bonjour,
J’ai un souci avec l’installation de mon auto Crat, lorsque je souhaite l’ouvrir via une colonne google sheet, il m’indique que je ne dispose pas des autorisations nécessaire pour utiliser Auto Crat… Je n’ai même pas accès au menu de base, il me stop de suite.
J’ai beau chercher une réponse vie les tutos sur le net mais je n’y arrive pas…
Est ce a cause d’une mise a jour ? ou des paramètres google ?
Merci de votre aide 🙂

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OUALIT Youcef
OUALIT Youcef

Bonjour Monsieur Thierry,
Je vous remercie pour ce travail,
Je suis nouveau sur google Drive. Ma question est la suivante:
Est-il possible de partager des fichiers sur autocrate (Share), à condition que les destinataires ne se voient pas entre eux (Ils vont pas savoir les autres destinataires).
Merci 🙂

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Hugo FORTIER

Au top le tuto 🙂 Merci Thierry, testé ce jour et approuvé ^_^

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Mric
Mric

Bonjour,
super le tuto par contre comment pouvons nous imprimer l’ensemble des fichiers générer en une fois ?

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christophe
christophe

Bonjour,
Merci pour toutes vos astuces qui sont toujours très bien expliquées.
Je rencontre un problème avec autocrat qui est surement lié au poids de mon fichier.
Je m’explique, si quelqu’un peut m’aider..
J’ai créé un questionnaire avec Caldera form. Il s’agît d’un fichier relativement lourd car il a plus de 1000 questions et beaucoup de conditions. Grâce à un plugin, j’arrive à envoyer les réponses automatiquement vers googlesheet.
Je souhaitais utiliser autocrat pour ensuite aller remplir automatiquement un document avec toutes les réponses des clients. Malheureusement, quand je lance autocrat pour alimenter ce dernier fichier, le texte suivant apparaît : Something is wrong. This should not be taking this long 🙁 et autocrat s’arrête.
Est-ce que vous auriez une idée pour corriger ou remplacer autocrat?
Merci d’avance

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Celine
Celine

Bonjour, je me lance dans le publipostage sur Google Drive.
Je maîtrise sur Word mais là je me heurte à un mur… Comment afficher plusieurs enregistrements sur une même feuille ?
Je m’explique : j’ai un tableau sur Word que j’aimerais compléter grâce à la requête « Afficher tous les enfants du Groupe 1 » avec une ligne pour un enfant.
Il me manque le « enregistrement suivant » sur word… Comment faire ?
Merci beaucoup ! Céline

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ROUX
ROUX

Bonjour,
Avec AUTOCRAT, peut on généré un document fusionné à la fois et non pas toute une liste, mais seulement une ligne? Je souhaite faire un formulaire spécifique qui rempli les données qui vont aller sur le google doc. Ce document est un document que je dois transmettre à chacun de mes clients en reprenant les informations que nous avons saisies sur google form et google sheet. Mais c’est individualisé. Est ce possible? Sans être trop long en traitement une fois que c’est créé?

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Carine Triquet
Carine Triquet
Répondre à  ROUX
2 années il y a

Bonsoir
Avez-vous eu une réponse ?
Merci

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Eloi Bernier
Eloi Bernier
Répondre à  Carine Triquet
1 année il y a

Bonjour,
1. Ajoutez dans votre tableau une colonne vierge où vous indiquerez par un « oui » la ligne / l’individu pour lequel vous souhaitez obtenir un doc fusionné.
2. Dans autocrat, créer une condition de fusion : si la colonne vierge contient « oui » pour la ligne souhaitée.
3. Dans Autocrat, bien sélectionner multiple output

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Myriam
Myriam

Bonjour,
Tutoriel très clair seulement je suis bloquée à la phase de recherche du Doc qui dit contenir les données. Il existe sous le même Drive et dossier et comporte bien les tags indiqués seulement la recherche refuse de le laisser apparaître. Comment solutionner ce souci ? merci

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LaGazelleN
LaGazelleN
Répondre à  Myriam
10 mois il y a

Bonjour, il faut que le document soit sous le format google doc. Il suffit de l’ouvrir dans google docs et de faire fichier « enregistrer sous format google docs

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marc
marc

Bonjour,
depuis peu, une erreur survient lorsque je lance le module AutoCrat depuis une GoogleSheet :
« Bloqué par la politique X-Frame-Options
Une erreur est survenue pendant une connexion à drive.google.com.
Firefox a empêché le chargement de cette page dans ce contexte car la politique X-Frame-Options de la page ne l’autorise pas. »
Est-ce un changement de politique de google ?
Pouvez-vous m’indiquer comment lever cette exception et continuer à utiliser le module ?

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Sezer
Sezer

Bonjour,
Je met des filtres en place sur ma feuille de calcul avant le publipostage sauf que autocrat prends également les lignes masquées/filtrées.
Cordialement,

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Carine Triquet
Carine Triquet

Bonsoir
Avez-vous eu une réponse ?
Merci

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Bonnissant

Bonjour,
Est il possible d’utiliser cet outil pour créer des documents Sheet ?
J’ai un modèle que je dois refaire un certain nombre de fois juste en changeant le contenu de 3 cases, cet outil me semble idéale mais pour avoir une preview ca prend un temp infini et en plus il ne le range pas où je veux.
Et là vous me dites ce n’est pas prévu pour ça….

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Lucas Diard
Lucas Diard

Bonjour Thierry,
Est-il possible de lancer AutoCrat via une macro ou un script (sur sheet) ?
Merci d’avance pour votre réponse.

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Zérife
Zérife
Répondre à  Lucas Diard
11 mois il y a

Bonjour,
Je suis intéressée par la réponse car j’ai essayé « d’enregistrer une macro » pour lancer les fusion autocrat et j’ai ce message d’erreur lorsque j’exécute le sript :
ReferenceError: AutoCrat is not definedDétails
Merci pour votre aide,
Cdl

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Annabelle
Annabelle

Bonjour ,
J’utilise autocrat pour faire un publipostage.
Je ne peux pas publiposter plus de 13 lignes et je n’arrive pas à comprendre pourquoi et je ne trouver pas non plus de solution.
Merci pour votre aide

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Nicolas

Bonjour,
J’utilise Autocrat pour l’un de mes projets, il fonctionne très bien « facile » à prendre en main, mais il est limité à mon Drive pro personnel et les documents qu’il génère sont stockés dessus, hors ces documents sont pour du collectif.
Existe t il un équivalent à Autocrat qui fonctionne avec les drives partagés « public » ?

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Laurent
Laurent

Hello,
Je souhaite fusionner des images mais pas à partir de la collection Google Photo.
Sur le Drive l’url doit être structurée comme suit : https://drive.google.com/thumbnail?sz=500&id=xxxxxxxxxxxxx
Quel est le format de l’url à respecter pour Google Photo qui à l’avantage de proposer le partage publique alors que le Drive en entreprise n’est pas publique ?
Merci

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