Autocrat : fusion et publipostage avec Gdoc/Sheets

Autocrat est un module complémentaire présent dans Google Sheets. Proposé par New visions Cloud Lab, l’add-on Autocrate vous permet d’automatiser la création de documents personnalisés, ce qu’on pourrait appeler la fusion et publipostage dans un autre logiciel.

Idéal pour les lettres types, des rapports d’étape, les travaux des étudiants personnalisés, des factures d’équipement, des transcriptions, etc…

Découvrez dans ce tutoriel réalisé par Guillaume Fritsch, le fonctionnement de ce module complémentaire. Merci à lui pour ce Google Slides et les fichiers de démos disponibles pour vos essais.

Lien vers le diaporama.

Site officiel d’Autocrat.

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Thierry

Thierry

Thierry VANOFFE, consultant, formateur, coach G Suite. Passionné et fasciné par Google, ce blog me permet de partager cette passion et distiller tutos, trucs, astuces, guides sur les outils Google. N'hésitez pas à me solliciter pour vos formations en ligne ou en présentiel.

24 comments

  1. Avatar

    Bonjour, je me lance dans le publipostage sur Google Drive.
    Je maîtrise sur Word mais là je me heurte à un mur… Comment afficher plusieurs enregistrements sur une même feuille ?
    Je m’explique : j’ai un tableau sur Word que j’aimerais compléter grâce à la requête « Afficher tous les enfants du Groupe 1 » avec une ligne pour un enfant.
    Il me manque le « enregistrement suivant » sur word… Comment faire ?
    Merci beaucoup ! Céline

  2. Avatar

    Bonjour,
    Merci pour toutes vos astuces qui sont toujours très bien expliquées.
    Je rencontre un problème avec autocrat qui est surement lié au poids de mon fichier.
    Je m’explique, si quelqu’un peut m’aider..
    J’ai créé un questionnaire avec Caldera form. Il s’agît d’un fichier relativement lourd car il a plus de 1000 questions et beaucoup de conditions. Grâce à un plugin, j’arrive à envoyer les réponses automatiquement vers googlesheet.
    Je souhaitais utiliser autocrat pour ensuite aller remplir automatiquement un document avec toutes les réponses des clients. Malheureusement, quand je lance autocrat pour alimenter ce dernier fichier, le texte suivant apparaît : Something is wrong. This should not be taking this long 🙁 et autocrat s’arrête.
    Est-ce que vous auriez une idée pour corriger ou remplacer autocrat?
    Merci d’avance

  3. Avatar

    Bonjour,

    super le tuto par contre comment pouvons nous imprimer l’ensemble des fichiers générer en une fois ?

  4. Avatar

    Au top le tuto 🙂 Merci Thierry, testé ce jour et approuvé ^_^

  5. Avatar

    Bonjour Monsieur Thierry,
    Je vous remercie pour ce travail,
    Je suis nouveau sur google Drive. Ma question est la suivante:
    Est-il possible de partager des fichiers sur autocrate (Share), à condition que les destinataires ne se voient pas entre eux (Ils vont pas savoir les autres destinataires).
    Merci 🙂

  6. Avatar

    Bonjour,

    J’ai un souci avec l’installation de mon auto Crat, lorsque je souhaite l’ouvrir via une colonne google sheet, il m’indique que je ne dispose pas des autorisations nécessaire pour utiliser Auto Crat… Je n’ai même pas accès au menu de base, il me stop de suite.

    J’ai beau chercher une réponse vie les tutos sur le net mais je n’y arrive pas…

    Est ce a cause d’une mise a jour ? ou des paramètres google ?

    Merci de votre aide 🙂

  7. Avatar

    Bonjour, es qu’il est possible de partager son Autocrat avec d’autre utilisateur d’un même google sheets ?

  8. Avatar

    Bonjour,
    quand je rajoute une ligne autocrat ne génère pas automatiquement un fichier pdf comment regle ce problème pour que cela se fasse de facon automatique

  9. Avatar

    Bonjour à tous !
    Autocrat ne fonctionne plus chez moi alors qu’il y a 15 jours, tout fonctionnait très bien. Il est indiqué « Vous devez disposer des autorisations requises pour pouvoir effectuer cette action. » Avez-vous rencontré ce problème ? Avez-vous une solution ? Une alternative à Autocrat ?

    Merci d’avance pour vos retours 🙂

    1. Avatar

      Je ne l’utilise pas assez pour te dire.

    2. Avatar

      Meunier, Une réponse bien tardive à ton message, mais je viens de trouver un (bout de) solution, je partage avec tout le monde.
      Je rencontrais le même problème que toi. J’avais plein de compte Google ouvert en même temps. J’ai essayé dans une fenêtre de navigation privé, et ça a marché.

  10. Avatar

    Bonjour,

    Est-il possible d’insérer comme adresse de destinataire du document créé (à partir du Template) un champ du formulaire, de façon à ce que le document créé soit directement envoyé à celui qui a rempli le formulaire et renseigné son adresse mail dans ce formulaire ? (et non pas un destinataire unique du document pré-identifié).

    Je cherche à automatiser le plus possible la création des documents en permettant non seulement que le job se fasse automatiquement dès qu’une nouvelle réponse de formulaire est envoyée mais aussi que l’envoi par mail se fasse à cette même personne qui vient de remplir le formulaire.

    Merci.

  11. Avatar

    Bonjour Thierry,

    Tout d’abord merci pour ce blog, il me permet de bien progresser dans mon utilisation des google apps, je suis ravi.
    Petite question autocrat : comment préserver lors de la fusion Google Sheet vers Google Doc, les liens hyperlink présents dans Google Sheet ? Actuellement la fusion n’importe que le texte, pas le lien…
    Par avance merci et bonne continuation (au blog ET à ROL)

    1. Avatar

      Bonjour,

      Je pense avoir à peu près la même question… Je souhaiterai ajouter automatiquement les photos enregistrées dans la réponse à mon formulaire directement dans le google doc lors de la création de ce dernier.

      Avez vous une idée?

      Je viens de trouver votre blog, je vais sans doute puiser dedans pour l’utilisation des google apps, merci.

  12. Avatar

    Bonjour Thierry, merci pour ce tuto parfaitement claire et en français 😉
    J’ai une question quand à l’usage. j’ai un formulaire avec des sections conditionnelle (en fonction du type de personne par exemple client ou fournisseur). est il possible d’utiliser ce publipostage de façon conditionnel également avec mon fichier réponse (un template différent si c’est pour les clients ou les fournisseurs par exemple).
    D’avance merci pour votre réponse

    1. Avatar

      La réponse est oui. Il suffit de définir dans autocrat une condition de fusion et de faire une fusion par condition, avec le template de son choix.
      Mais peut-être aviez vous déjà la réponse compte tenu de l’ancienneté de la question…

  13. Avatar

    Bonjour,

    Je souhaite insérer les photos reçus dans les réponses à mon formulaire automatiquement dans mon document final généré par autocrat.
    Pouvez vous m’aider?

    Cdlt,

    Sébastien.

    1. Avatar

      Bonjour Sébastien,

      As tu lu la doc et contacté le support ?
      J’avoue que je n’utilise plus l’outil et ne peut t’aider pour l’instant.

  14. Avatar

    Je n’y parviens pas… Je ne parviens pas à avoir un document avec les éléments du fichier « excel »

    1. Avatar

      Bonjour Jacques,
      Pour l’instant je n’ai pas de solution.
      Je vous propose de desinstaller et réinstaller le module
      Merci

  15. Avatar

    Autocrat ne se lance plus automatiquement, je peux le lancer manuellement.
    Savez vous comment rétablir l’automatisme ?

  16. Avatar

    Excellent module que je viens de tester avec succès ! Merci pour le partage !

    1. Avatar

      hello content que cela te plaise 😉

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