Compte Google gratuit et G Suite : 1/2 – quelles sont les différences fondamentales pour une association ?

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Tout comme plus d’un milliard de personnes, de très nombreux bénévoles, salariés et membres de conseil d’administration au sein des associations utilisent aujourd’hui des comptes Google gratuits (ou compte « Gmail ») . Pourquoi ? Eh bien parce que c’est pratique ! La boite Gmail est facile d’usage et avec le Drive on peut y créer des documents et se les partager. On gagne un temps fou et on s’y partage par exemple des tableaux sur les activités de l’association avec des informations que chacun peut consulter ou modifier.

L’association a beau parfois avoir un site internet avec un nom de domaine, les salariés et même certains bénévoles ont pour la majorité une adresse : nom ou prénom.nomdelassociation@gmail.com, voir utilisent une adresse perso@gmail.com. Alors vous allez me dire :
« Quel est le problème ? »
« Ça fait parfois plusieurs années que l’on fonctionne comme ça et tout va bien !! »

Eh bien oui ! En effet ! vous roulez chacun de votre côté en citadine de marque différentes alors que vous pourriez rouler tous dans la même berline d’une marque prestigieuse avec entretien gratuit sur un million de kilomètres. (Je m’arrête là sur la comparaison automobile)

LA QUESTION QUI EN DÉCOULE EST : QUELLE EST CETTE BERLINE ?  LA RÉPONSE… VOUS VOUS EN DOUTEZ C’EST :

G Suite pour association

Une expression que vous avez peut être retrouvée sur un article de blog ou un tutoriel en faisant une recherche sur une de vos applications Google. Si Gmail est une messagerie associée à de nombreuses applications comme le Drive, l’agenda, les Google documents… qu’est ce que G Suite ?

Gratuite pour les associations et payante pour les entreprises, G Suite peut être considérée comme la version professionnelle de ce que vous utilisez au quotidien. Une version qui est plus robuste et surtout plus adaptée à la gestion d’une organisation. En quoi est-ce le cas ?

Voici une liste non exhaustive des principales raisons qui marquent la différence entre un compte Gmail et G Suite :

G Suite vous permet de gérer des adresses mail rattachées à un nom de domaine.

Exemple : si votre nom de domaine est monasso.fr, alors vous pourrez créer : prénom.nom@monasso.fr . Les comptes gratuits sont @gmail.com : un peu moins pro quand même !

G Suite vous donne la possibilité de créer des alias pour une seule adresse.

Alors non, il ne s’agit pas d’une adresse mail pour un personnage masqué ! ou incognito ! quoique cela serait tout à fait possible techniquement !

Un alias est tout simplement une adresse de substitution fléchant vers l’adresse mail d’une personne. Cela peut être créé par exemple pour un aspect pratique afin de raccourcir l’adresse de quelqu’un comme greg.h@monasso.fr à la place de grégory.hennebel@monasso.fr ou encore pour créer des adresses tierces plus spécifiques dirigeant sur l’adresse d’une personne physique sans lui créer de compte. Traduction : pourquoi pas une adresse contact@monasso.fr dont les mails tomberaient dans ma boite associative grégory.hennebel@monasso.fr afin de permettre à chacun d’obtenir des informations sur nos activités associatives.

G Suite vous permet de créer des Google Groupes.

Google Groupes

Des Groupes pour communiquer plus facilement avec des membres de votre entité et surtout accéder à une gestion plus simple des partages. En créant un groupe ca@monasso.fr vous aurez la garantie que chacun des membres aura reçu l’information que vous leur aurez transmise. Vous serez également sûr que si l’un des membres de ce groupe est remplacé par un autre, alors cette nouvelle personne aura accès à l’ensemble des documents et dossiers partagés à cette même adresse.

G Suite c’est l’absence de publicité dans les boîtes mail de chacun et l’association est totalement propriétaire du contenu de ses comptes .

Les données des services G Suite ne sont ni collectées, ni analysées, ni utilisées à des fins publicitaires par Google, et aucune annonce n’y est diffusée. Les données sont utilisées pour fournir les services G Suite, ainsi que des fonctions système telles que le filtrage antispam, la détection des virus, le correcteur orthographique, la gestion des ressources, le routage du trafic, et la recherche dans les e-mails et les fichiers d’un compte individuel.

Si ces quatre premiers arguments ne vous ont pas encore convaincu, dans le prochain article nous en aborderons quatre nouveaux encore bien plus puissants ! 


Besoin d’une formation sur l’utilisation de G Suite dans le monde associatif ?


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Coach G Suite . Je suis convaincu que l'usage de compte google en entreprise ou en association est un formidable moyen pour augmenter la productivité de chacun de ses membres tout en leur permettant de développer des modes de collaboration plus efficaces et responsables. C'est ce message positif que je cherche à transmettre lors des formations que j'anime avec passion.

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