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Drive : transfert de propriété d’un fichier

Ecrit par Thierry

Le transfert de propriété d’un fichier ou d’un dossier est possible au niveau de Google Drive. Comme il n’existe qu’un seul propriétaire, c’est celui-ci qui doit lui même effectuer la manipulation à moins d’être dans Google Apps (l’adminsitrateur du domaine peut s’en charger automatiquement ou manuellement).

Dans le Drive de Google, par défaut quand vous créez un nouveau document ou dossier, vous êtes le propriétaire de chaque fichier que vous créez, ou que vous importez dans Drive. Toutefois, vous pouvez transférer la propriété de vos fichiers Google et de vos dossiers à une autre personne, à condition que celle-ci dispose d’une adresse e-mail.

Si vous utilisez Google Apps, vous ne pouvez pas transférer la propriété d’un fichier à une personne extérieure à votre domaine. Il n’est pas possible par exemple de transférer les fichiers du domaine gmail.com (exemple : prenom.nom@gmail.com) vers un domaine Google Apps (prenom.nom@monentreprise.com) ! C’est une sécurité, donc si vous avez “bricolé” avec des adresses Gmail entre collaborateurs et que vous décidez de franchir un pas (indispensable) vers Google Apps for Work pour votre entreprise, alors vous devez partager les docs avec la nouvelle adresse et ensuite créer une copie dans le nouveau domaine.

Comment changer la propriété d’un doc dans le Drive de Google ?

Pour changer le propriétaire d’un fichier

  1. Accédez à Google Drive
  2. Ouvrez la fenêtre de partage :
  • Dans Drive : sélectionnez le fichier ou le dossier souhaité, puis cliquez sur l’icône de partage qui se trouve en haut.
  • Dans l’écran d’accueil ouvrez le fichier et cliquez sur Partager dans l’angle supérieur droit du fichier.
  1. Si le nouveau propriétaire a déjà accès au document, passez à l’étape 4. Sinon, suivez la procédure ci-dessous :
  • Saisissez l’adresse e-mail du nouveau propriétaire dans le champ « Inviter des utilisateurs ».
  • Cliquez sur Partager et enregistrer.
  1. Cliquez sur Avancé dans l’angle inférieur droit de la fenêtre de partage.
  2. Cliquez sur le menu déroulant à côté du nom de la personne que vous voulez désigner comme le propriétaire du fichier ou dossier.
  3. Sélectionnez Est propriétaire.
  4. Cliquez sur OK.

Drive-transfert-de-propriété-dun-fichier-.jpg

Dans cet exemple, je transmets la propriété de mon doc à Jean-Paul JOURDAN.

Une fois que vous avez transféré la propriété du fichier, vous avez toujours accès à celui-ci en tant qu’éditeur. Vous redescendez d’un cran Propriétaire => Editeur (collaborateur, modifications autorisées).

Du côté de la console d’administration Google Apps for Wor, Edu, Asso…

Rdv sur Applications, Google Apps, Drive, et paramètres de Drive

t_Drive-transfert-de-propriété-dun-fichier-.jpg

Ensuite, vous mettez le propriétaire initial et le final

t_Drive-transfert-de-propriété-dun-fichier-.jpg

Quelques secondes ou minutes après, vous recevez un email :

t_Drive-transfert-de-propriété-dun-fichier-.jpg

Quelques astuces et infos :

  • Administrateur du domaine, il ne vous reste plus qu’a souscrire à une licence Spanning Backup pour avoir une sauvegarde complète de votre compte Google Apps sur lequel vous migrez toutes les données.
  • Il bon de rappeler que dans une entreprise, ce n’est pas le salarié qui est propriétaire de la donnée mais l’entreprise.
  • Ne pas confier la responsabilité et propriété d’un classement dans le Drive à un stagiaire (son compte risque d’être supprimé à la fin du stage).
  • Il est d’usage de prévenir les collaborateurs avant de faire la manipulation de transfert de propriété.
  • Mettre en place une procédure en cas de départ d’un salarié (qui hérite des données ?).
  • Il est possible d’automatiser cette tâche manuelle avec un script (je vous propose de contacter Ageona pour ce besoin vital).

Informations à prendre en compte avant de transférer la propriété d’un fichier

  • Dès lors que vous transférez la propriété d’un fichier, vous ne pouvez plus effectuer les opérations suivantes :
  • Supprimer d’autres utilisateurs depuis le fichier
  • Partager le fichier avec autant de personnes que vous le souhaitez
  • Modifier les options de visibilité
  • Autoriser vos collaborateurs à modifier les privilèges d’accès d’autres utilisateurs
  • Supprimer définitivement un élément de Google Drive (et ainsi en interdire l’accès, même aux utilisateurs avec lesquels il a été partagé)
  • Lorsque vous transférez la propriété d’un dossier qui vous appartient à une autre personne, le nouveau propriétaire du dossier devient éditeur des fichiers qu’il contient. Les propriétaires d’origine des fichiers restent propriétaires de ces fichiers. Si le propriétaire d’origine supprime un fichier, celui-ci est supprimé du dossier.
  • Si votre compte Google actuel est en cours de suppression, pensez à transférer la propriété de vos fichiers, dossiers et fichiers Google vers un autre compte actif. En effet, une fois le compte d’origine supprimé, vous ne pourrez récupérer aucun de vos fichiers et dossiers.

Que pensez vous de cette news ? N’hésitez pas à commenter, partager et vous abonner à la newsletter hebdomadaire pour recevoir d’autres actus sur les Google Apps.

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A propos de l'auteur

Thierry

Thierry VANOFFE, consultant, formateur, coach G Suite.
Passionné et fasciné par Google, ce blog me permet de partager cette passion et distiller tutos, trucs, astuces, guides sur les outils Google.
N’hésitez pas à me solliciter pour vos formations en ligne ou en présentiel.

9 commentaires

  • Bonjour, j’ai déjà transféré la propriété de certains dossier, mais je me retrouve avec des dossiers « fantôme ». quand je transfert la propriété (dans le même domaine), que la personne à reçu le mail, je supprime le dossier de mon drive, mais je retrouve encore dans l’interface web, mais plus en local. et quand je tente de le supprimer il m’indique une erreur au niveau du serveur. si vous aviez une idée pour les supprimer complètement ?

    merci.

  • bonjour
    j’ai pour ma part « bricolé » avec des comptes GMails pour … 68 comptes grand public, c’était dans le but de bosser avec toutes les fonctionnalités collaboratives, sans utiliser le mail, et depuis un iPad. (hé oui je suis un dingue)
    sauf que… maintenant que j’ai toutes les licence Gapps et que le projet Lotus -> GMail est en phase très avancée (migration en avril /mai), je vais être obligé de passer un temps fou à retransférer les données… Drive Google -> Drive Gapps
    c’est dommage qu’il n’y ai pas de transfert possible Google GP -> Gapps, certainement une raison de sécurité mais bon…
    bref…
    Jean-Philippe

  • Bonjour
    quelques temps après la migration Lotus -> Gsuite, on va essayer de monter un script de transfert GMAIL -> GSUITE, pour ces 68 comptes que j’ai toujours en dehors de mon domaine pro, c’est ch…
    je veux conserver les partages / droits etc de GMAIL et les transférer dans Gsuite

  • Bonjour,
    Au point 4, je ne vois pas « propriétaire » lorsque j’ouvre « modification » de l’autre participant !
    Merci

  • Ca y est je viens de comprendre ! C’est un fichier PDF importé.
    On ne peut le faire qu’avec des fichiers venant de drive (doc, etc …)

  • Bonjour Thierry !
    Tout d’abord merci pour ton site qui est une mine d’informations 🙂
    J’ai fait la manipulation de transfert de propriété d’une quantité importante de dossiers avec la méthode ci-dessus… et je me pose la question de l’espace disque : en effet, après avoir transféré la propriété de plusieurs Gigas de documents, je pensais que les documents seraient également transférés (et que de ce fait j’allais récupérer de l’espace disque sur mon Drive), mais pas du tout. Résultat, je ne suis plus propriétaire des documents, mais ils encombrent toujours mon espace disque Drive.
    Saurais-tu me dire si j’ai fait quelque chose d’incorrect ou s’il me faut faire une manip’ supplémentaire ?
    Merci par avance pour ta précieuse aide !

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