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G Suite pour les associations : comment ne pas refaire plusieurs fois les mêmes tâches ? Partie 1 : exemple avec la boite mail .

Le nombre de messages reçus dépasse facilement les 30 mails par jours dans la boite d’un président d’association! Leur gestion peut devenir rapidement chronophage. Si il y a bien une question que j’ai appris à […]

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Rédigé par Gregory Hennebel - il y a 4 ans et modifié le 02/08/2023 à 15:30

G Suite pour les associations : comment ne pas refaire plusieurs fois les mêmes tâches ? Partie 1 : exemple avec la boite mail .

Le nombre de messages reçus dépasse facilement les 30 mails par jours dans la boite d’un président d’association! Leur gestion peut devenir rapidement chronophage. Si il y a bien une question que j’ai appris à me poser au fil de ma pratique de G Suite et de mes apprentissages à son sujet, c’est : comment m’éviter de perdre mon temps à faire deux fois la même chose ? Ou comment me simplifier la vie face à des tâches récurrentes ? Un sujet qui peut paraître évident mais qui pourtant, mérite à mon sens d’être mis en avant ici, notamment auprès de salariés ou bénévoles associatifs pour qui la gestion des mails est devenue comme pour tous une tâche récurrente au quotidien.

Le premier outil qui a véritablement révolutionné mon quotidien c’est l’usage des filtres combiné à l’usage de la « boite prioritaire » au sein de ma boite mail.

Pourquoi ? Parce que trier, ranger, organiser, rechercher font partie des tâches que je réalisais le plus au sein de ma boîte mail dans mon quotidien professionnel.

Je ne vous expliquerai pas la totalité du process en détail ici, mais juste le concept : Merci Thierry Vanoffe pour les tuyaux !

Lorsque je reçois des mails, j’automatise des actions de rangement auprès de ma boîte mail : des filtres. Un mail envoyé contenant une demande d’information est par exemple associé systématiquement à un libellé de couleur.

Filtres

Je distingue des libellés de rangement qui travaillent avec mes filtres (maximum dix pour moi) et des libellés d’état : urgent / à faire, que je fais travailler manuellement pour m’organiser avec ma boite prioritaire. Ma boîte mail est compartimentée en quatre étages : 

Image de référence
Boite de réception prioritaire

L’Intelligence Artificielle, avec un petit coup de main, réalise un premier tri entre mes mails importants non lus et mes mails non lus et le sujet de la majorité de mes mails apparaît grâces aux libellés associés aux filtres que j’ai créés. Lorsque je suis face à un de ces mails et que j’en prends connaissance, quatre possibilités s’offrent à moi.

  1. Son contenu n’engage pas d’action : je le laisse donc descendre dans la rivière « autres messages »
  2. Son contenu m’engage à une action, j’ai le temps de la réaliser de suite, je la réalise et laisse couler le mail dans la rivière « autres messages » 
  3. Son contenu m’engage à une action que je n’ai pas le temps de faire sur le moment, je lui attribue le libellé « A faire » et mon mail remonte tout en haut de ma boite à l’étage correspondant.
  4. Son contenu m’engage à une action que je n’ai pas le temps de faire sur le moment mais qui pourtant a un caractère urgent (je dois partir en réunion ou en déplacement), je lui attribue les libellés « A faire » et « Urgent » et mon mail remonte tout en haut de ma boite à l’étage correspondant tout en se distinguant des autres mails.

Avec cette méthode et les outils proposés par ma boite Gmail, le traitement de mes mails est facilité dans tous les sens du terme !

Au fil de mes rencontres en formation, j’ai pu constater que ce type de boîte de réception est vraiment très peu utilisé. Lorsque je le présente, les personnes trouvent cela très intéressant mais pour autant très peu osent les essayer… Pour quelles raisons à votre avis ?? Ah le poids des bonnes vieilles habitudes ! Si elles sont fondamentales pour notre bien être, elles méritent parfois d’être bousculées un peu : et surtout pour se faire du bien !

Qu’en pensez vous ? Et si on transformait votre berline en voiture de course !!!

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Jean-Luc Verhamme

Bonjour,
J’ai mis en place Gsuite pour mon asso grâce aux précieux conseils des webinaires du mois de mars.
Nous sommes à nouveau confinés pour 4 semaines pour l’instant, mais on s’attend à ce que cela se prolonge un peu.
Les Assemblées générales vont arriver en janvier, un sujet sympa pour le blog pourrait être « comment utiliser les outils Google pour organiser une AG à distance ?  » (Google meet pour suivre l’AG, google forms pour les votes, liste d’émargement ? …)
Solidatech a traité ce sujet cette semaine mais en élargissant à tout un tas d’outil et donc sans entrer dans le détail des outils Google.
Si vous avez des conseils, je suis preneur !
Merci, Jean-Luc

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