Numeriblog Google Workspace Gmail, le coeur du réacteur Google Agenda : gérez la réservation de matériel avec vos collègues

Google Agenda : gérez la réservation de matériel avec vos collègues

La fin de la guerre des ressources !! Nous sommes vendredi après-midi, il est 15h50, vous venez juste de terminer la présentation que vous allez soumettre à votre nouveau client à 16h00. Vous vous précipitez […]

personnes ont consulté cet article

2 minutes

Rédigé par Jérémi PICCIONI - il y a 2 ans

Ce que vous allez découvrir

  • La fin de la guerre des ressources !!
  • Comment utiliser le calendrier pour réserver une ressource :
  • Comment répertorier les salles et les ressources de l'entreprise sur Google Workspace ?

Google Agenda : gérez la réservation de matériel avec vos collègues

La fin de la guerre des ressources !!

Nous sommes vendredi après-midi, il est 15h50, vous venez juste de terminer la présentation que vous allez soumettre à votre nouveau client à 16h00. Vous vous précipitez au service informatique pour récupérer un ordinateur portable et faire votre présentation dans la salle de réunion et là … c’est le drame

L’ordinateur portable n’est pas disponible et est certainement utilisé par quelqu’un d’autre. Finie la présentation, et dites au revoir au nouveau contrat ! Une fois de plus, la procédure interne n’a pas fonctionné et personne ne sait où est passé l’ordinateur portable de secours…

Si cette situation vous semble familière, alors bonne nouvelle, Google Workspace fournit une solution pour une gestion simple et rapide de réservation des ressources (matérielles et autres) grâce à Google Agenda.

Comment utiliser le calendrier pour réserver une ressource :

Vous pouvez configurer des ressources dans la console d’administration pour que les collaborateurs de votre entreprise puissent les réserver depuis leur calendrier. Ces ressources peuvent être des salles ou des biens partagés, tels que des véhicules, des motos, des scooters, des vélos, des projecteurs, des ordinateurs portables, etc. 

De cette façon, vous aiderez votre équipe à trouver la ressource idéale avec les informations de disponibilité la concernant. Ainsi chacun connaîtra toutes les disponibilités en temps et heures précises de chacune des ressources de l’entreprise. 

À présent, nous allons voir comment cela fonctionne !

  • Allez dans le calendrier et sélectionnez le jour et l’heure où vous souhaitez utiliser la ressource afin de créer un événement.
  • Une fois l’événement créé, cliquez sur le crayon pour entrer dans le mode édition de cet événement.

  • Dans la colonne de droite, nous voyons les ressources que nous avons enregistrées dans la console d’administration à titre d’exemple : « salle de réunion Barcelone », « deuxième bureau » et « une camionnette 4×4 ».

  • Il suffit à présent de cliquer sur la ressource voulue, comme par exemple la camionnette 4×4 ayant une capacité de trois personnes. Et voilà, le véhicule nous est à présent assigné sur cette plage de temps donnée.

Comment répertorier les salles et les ressources de l’entreprise sur Google Workspace ?

Nous pouvons également connaître en temps réel la disponibilité des salles destinées à l’usage des collaborateurs de l’entreprise, comme les salles de réunion.

Comment gérer les bâtiments et les ressources?

Allez dans la console Google et cliquez sur l’icône : “Bâtiments et ressources”, puis entrez dans l’option « Gestion des ressources », et l’écran suivant apparaîtra.

  • Sur l’écran, vous pouvez voir qu’il y a deux bâtiments : Barcelone et Deuxième bureau. Pour ajouter des bâtiments, allez à l’option « Gérer les bâtiments » (en bas à gauche).

  • Pour ajouter d’autres bâtiments, cliquez sur le signe «+» et complétez les champs demandés. Gardez à l’esprit que si vous enregistrez plus d’un niveau dans le bâtiment, vous pourrez attribuer différentes pièces à chaque niveau dans le panneau de configuration.
  • Revenez au panneau “Gestion des ressources” pour ajouter la ressource, « Salle de réunion » ou autres (projecteurs, véhicules). Vous pouvez également télécharger en masse des informations à partir d’un fichier CSV dans le cas où il y aurait beaucoup de ressources à enregistrer.
  • Si vous voulez apporter des modifications à la ressource ajoutée, cliquez sur la liste et effectuez les modifications sur l’écran suivant.
  • Tous les collaborateurs peuvent désormais réserver les ressources et les salles depuis leur agenda Google Workspace.

Workspace nous permet de configurer de nombreuses règles, ce qui rend leur utilisation personnalisable, en fonction de vos besoins et usages.

Une liste des ressources donne une solution facile et efficace pour toute la gestion logistique de vos salles et matériels de prêt. Tout le monde gagne en temps et en efficacité.

Rédacteur

S’abonner
Notification pour
guest
0 Commentaires
Commentaires en ligne
Afficher tous les commentaires