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Google Docs : la fin de l’éditeur de texte
Google Docs est l’éditeur de texte de la suite Workspace. Il offre de nombreuses fonctionnalités de saisie et mise en forme de textes bien sûr, mais aussi d’images, de tableaux et de graphiques ainsi qu’un […]
Ce que vous allez découvrir
- Quelles fonctionnalités de Google Docs dépassent le simple rôle d'éditeur de textes ?
- Créer des notes de réunion automatiquement avec Google Docs
- Créer des brouillons de message e-mail riches avec Google Docs
- Créer un outil de suivi de projet avec Docs
- Afficher le contenu qui dépasse le format papier
- Interagir avec votre texte, traduire le contenu, saisir du texte sous dictée vocale
Google Docs : la fin de l’éditeur de texte
Google Docs est l’éditeur de texte de la suite Workspace. Il offre de nombreuses fonctionnalités de saisie et mise en forme de textes bien sûr, mais aussi d’images, de tableaux et de graphiques ainsi qu’un correcteur d’orthographe et de grammaire puissant et plein d’autres outils qui nous permettent de créer et éditer des documents riches et variés, à l’instar d’une super « machine à taper les mots » comme dirait Higelin.
Cependant aujourd’hui, la multiplication de nouvelles fonctionnalités pourrait faire oublier la mythique Remington portative ! Serait-ce la fin du rôle unique d’éditeur de texte de Google ? Je propose dans cet article de lister les fonctionnalités qui dépassent les attentes d’un outil classique de conception de documents destinés à être imprimés.
Quelles fonctionnalités de Google Docs dépassent le simple rôle d’éditeur de textes ?
La création de contenus en lien avec les autres applications
Jetons un œil dans le menu « insertion/Composants principaux ».
Créer des notes de réunion automatiquement avec Google Docs
« Notes de réunion » se connecte avec votre agenda pour créer automatiquement un bloc de texte reprenant les informations d’un événement spécifique : le titre, les dates et heures, les invités. Pratique pour générer très rapidement un compte-rendu de réunion.
Ici par exemple une note de réunion créée en un clic à partir d’un rendez-vous sur l’organisation de votre blog préféré.
Docs affiche les informations sous forme de « chips » reconnaissables à leur fond grisé ce qui indique la possibilité d’interagir avec ces informations en les survolant, soit en affichant les informations d’un collaborateur, soit en allant sur l’agenda correspondant. Docs affiche également la possibilité de partager les documents avec les participants identifiés par un chip.
Vous y retrouvez également des listes préparées pour saisir les « notes » mais également les « tâches » avec les fameuses cases à cocher. Ces cases seraient encore plus efficientes s’il était possible d’attribuer chaque tâche à l’un des collaborateurs… ce serait vraiment incroyable… (on me glisse dans l’oreillette que ça pourrait arriver).
Pour moi, nous dépassons les attentes d’un simple éditeur de texte. Docs devient un outil de productivité et d’organisation de l’équipe.
Créer des brouillons de message e-mail riches avec Google Docs
Le deuxième outil de création de « Composants principaux » se nomme « Brouillons d’e-mail« . Il permet de créer un bloc interactif, en connexion avec Gmail, vous permettant de créer un message directement dans Docs pour ensuite l’envoyer dans Gmail.
L’éditeur de texte devient donc un éditeur de message, en accélérant l’efficacité et la collaboration de construction du message complet, avec tous les outils de mise en forme de Docs. Nous sommes loin de l’outil destiné à créer des documents.
Créer un outil de suivi de projet avec Docs
Une nouvelle fonctionnalité a récemment fait son apparition, la création de liste déroulante. À l’instar des cases à cocher, Docs s’inspire des blocs interactifs de sites Web en incluant les listes déroulantes. Inutile à l’impression, cette liste de choix prend tout son sens en mode lecture en ligne, pour que les utilisateurs puissent indiquer un état à un moment « T ».
Avec les tableaux de suivi de projet, Docs met un pied dans la zone « outil de productivité ». Chez Numericoach, nous l’utilisons pour suivre des étapes de réalisation d’un projet par exemple.
Afficher le contenu qui dépasse le format papier
Enfin, dernière fonctionnalité qui pour moi signale la tendance à se libérer de l’étiquette « éditeur de texte » est la possibilité de travailler sur un format différent que le traditionnel et enfermant format papier A4.
Cliquez dans « Fichier / Configuration de la page » et activez l’option « sans pages ». Les limites antiques de l’éditeur de texte, imposées par le besoin final d’imprimer le document sur une feuille de papier, n’ont plus lieu d’être. L’espace des possibles s’ouvre, nous permettant de construire des graphiques ou des tableaux qui sortent des marges. Aucune contrainte pour une lecture en ligne ou pour une coconstruction de textes et d’outils de productions en équipe.
Interagir avec votre texte, traduire le contenu, saisir du texte sous dictée vocale
Évoquons rapidement d’autres outils qui font de Docs une application complète. Le fameux « @ » qui permet en un clic d’afficher un menu de recherche et d’accéder à des contenus internes ou externes en lien avec le contexte dans lequel il est saisi.
Très puissant pour améliorer la construction de votre document.
L’outil de traduction permet de créer une copie du document dans la langue de votre choix !
Enfin, la dictée vocale qu’on ne présente plus, mais qui depuis longtemps donne une autre dimension au simple éditeur de texte !
Pour conclure, Docs reste tout de même et avant tout un éditeur de texte. Ce qui évolue, c’est le concept même de « texte » libéré de son ancestral support physique qu’est le papier. La tendance actuelle est d’optimiser la création du contenu et du format, tant en favorisant la lecture de ces textes en ligne et ce, en mettant en avant des fonctionnalités interactives en connexion avec les autres applications.
Et pour vous, quelles sont les fonctionnalités qui font sortir Docs du cadre « classique » d’éditeur de texte ?
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Consultant et formateur sur les outils bureautiques, j'ai intégré l'équipe de Numericoach en 2020. J'accompagne les utilisateurs de Google Workspace à trouver des solutions répondant à leurs besoins. Mes domaines de prédilections sont les outils Sheets, Docs, Slides et Google Apps Script.
