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Google Drive : Comment réaliser un audit des Drive partagés ?

Google Drive est un outil de stockage et de partage très efficace en mode collaboratif. Vous pouvez créer des Drive partagés à volonté et ajouter des membres avec des rôles définis : administrateur,  gestionnaire du […]

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2 minutes

Rédigé par Patrick Tellier - il y a 6 mois

Ce que vous allez découvrir

  • Inventaire condensé :
  • Inventaire étendu :
  • Lien vers le fichier d'audit des Drive partagés
  • Le script
  • Conclusion

Google Drive : Comment réaliser un audit des Drive partagés ?

Google Drive est un outil de stockage et de partage très efficace en mode collaboratif. Vous pouvez créer des Drive partagés à volonté et ajouter des membres avec des rôles définis : administrateur,  gestionnaire du contenu, contributeur, commentateur ou lecteur. 

Et puis le temps passe et un jour il devient nécessaire de réaliser un audit des Drive partagés, c’est à dire un état des lieux pour chaque Drive partagé de leurs membres :

Est-ce que les bonnes pratiques sont respectées en termes de rôles des membres ? Plusieurs administrateurs mais pas tout le monde…Est-ce que tous les membres ont encore le rôle adapté à leurs fonctions ? Est-ce que les membres ont encore une justification pour accéder à ce Drive partagé ?

Pour réaliser cet audit, la seule méthode envisageable, si vous n’avez pas accès à la console d’administration, est de balayer dans Google Drive tous les Drive partagés et de vérifier un à un les membres. 

Aujourd’hui je vous partage un fichier Google Sheets contenant un script qui vous permettra de réaliser facilement un inventaire des Drive partagés et d’avoir une vision claire et rapide des différents membres et de leur rôle.

Inventaire condensé :

Vous lancez l’inventaire par le bouton de la page de garde :

A la première exécution les autorisations seront demandées pour accorder au script l’accès aux Drive partagés et l’écriture sur le fichier Sheets.

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Patrick Tellier

Passionné par l'univers Google Workspace, Formateur interne, je suis toujours à la recherche de nouvelles solutions de productivité et d'automatisation à mettre en oeuvre et à partager.

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Poitelon Yann

Bonjour Patrick,

Ton script est d’une puissance redoutable.
J’ai obtenu en 3 clics ( 3 vœux 😉 un inventaire des autorisations d’accès sur les drives partagés et décelé 2 incohérences.

Bravo et Merci Patrick et Viva Numériblog !!!

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Christophe
Christophe

Bonjour,
merci pour ce script.

Je rencontre le message suivant à chaque exécution (2 fois)
« On a eu un problème: Exception: The number of rows in the range must be at least 1. »

une idée de ce que j’aurai pu oublier de faire ?

Merci

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Christophe
Christophe

« On a eu un problème: Exception: The number of rows in the range must be at least 1. »

J’ai trouvé: je n’ai pas de shared drive sur ce workspace 🙂

Merci

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Jeanne FOMBA
Jeanne FOMBA

Il est vraiment top ce script

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Coupé Laurent
Coupé Laurent

Bonjour Patrick,
J’ai le même problème que Christophe pour mon compte perso, je n’ai pas la solution au message « On a eu un problème: Exception: La plage doit contenir au moins 1 ligne. »
Pourtant le fichier installé sur mon compte pro (Veolia) fonctionne parfaitement… Et c’est génial !!
D’où vient l’erreur ? Merci de ta réponse.

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Patrick Tellier
Répondre à  Coupé Laurent
3 mois il y a

Bonjour Laurent,
C’est parce que tu n’as de Drive Partagé sur ton compte Perso (tu peux créer un drive partagé sur ton compte Pro et te désigner Membre en tant que compte perso et tu verras que ça fonctionne)

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Coupé Laurent
Coupé Laurent
Répondre à  Patrick Tellier
3 mois il y a

Et oui effectivement ! Merci encore. Ne pourrais-tu pas étudier un script qui liste les fichiers partagés sur son drive ou sur les drive partagés avec les rôles attribués pour chaque personne ?

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