Google Drive : décrypter les URLs des fichiers de la suite Google

Chaque fichier édité sur Google Drive est en réalité une page d’un site Web dynamique. Par conséquent, il est accessible grâce à une adresse Web spécifique. Une adresse Web, appelée Uniform Resource Locator (URL) semble parfois illisible… Mais un œil un peu averti permet de la décortiquer, d’en comprendre les éléments qui la composent et même d’intervenir dessus pour modifier le résultat de l’adresse. Voici un tour d’horizon des différentes compositions d’une adresse d’un fichier Google.

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Ouvrez un Google Docs et observez l’adresse correspondante :

Voici la version copiée-collée :

https://docs.google.com/document/d/1kuK1Ceb7l62lF35wI4BkexYb69XtYyOjty2n-HEywm0/edit

Quelques bases sur la composition d’une adresse WEB :

https://	HTTPS ou HyperText Transfer Protocol Secure, annonce le protocole utilisé (il existe d’autres protocoles comme le FTPS par exemple). Le petit cadenas dans la barre d’adresse indique bien que le site est sécurisé.
docs.google.com	Nous entrons dans le sous-domaine « DOCS » du site « GOOGLE » qui se trouve dans l’immense armoire « COM ». Ce sous-domaine permet d’afficher les sites applicatifs des outils bureautiques. Le mot « DOCS » ne se limite pas à Google Docs, vous verrez que les Sheets, Slides et Forms utilisent le même sous-domaine docs.google.com.
/	Dans une URL, le caractère « slash » marque la séparation entre deux niveaux d’arborescence. A chaque slash correspond un niveau de recherche enfant du précédent.
document	Entrons dans l’armoire « document » qui, elle, ne contient que des Google Docs (jeu en famille ou entre amis : amusez-vous à repérer le nom de l’armoire des Slides, des Sheets ou des Forms. Vous allez bien rire et passer un bon moment de détente. Allez-y, vous me remercierez !)
/	Une nouvelle étagère
d	la lettre « D »… (« si tu sais pas ce que ça représente Antoine, dis-le tout de suite. »).. bah je ne sais pas. Surement une sous armoire de la précédente.
/	Oh ! une nouveau tiroir… dites donc ! vous êtes curieux vous !
1kuK1Ceb7l62lF35wI4 BkexYb69XtYyOjty2n-HEywm0	Cette suite des 44 chiffres, lettres en majuscules et/ou minuscules et parfois de caractères spéciaux, est l’ID (prononcez « AYEDI » 🙂 ). Remarquez que tous les identifiants commencent par « 1 », pour l’instant… quand ils commenceront par un « 2 » c’est que toutes les combinaisons commençant par « 1 » ont été utilisées ! Les premiers de la classe en probabilité calculeront le nombre de possibilités que cela représente. Rappelons juste que le mot « Google » vient de « gogole » qui désigne en mathématiques le nombre 10100, soit un « 1 » suivi de 100 « 0 », comme dirait l’autre : « c’est pas l’infini mais ça s’en approche ». Remarque : L’identifiant du fichier sert régulièrement dans des formules de Sheets telles que « IMPORTRANGE » par exemple, ou dans les Scripts pour ouvrir un fichier en fonction de son ID. Intéressant de savoir où le trouver rapidement ! 🙂
/	Les informations suivantes donnent une consigne à faire sur ce fichier :
edit	Ici, « edit » en anglais signifie « éditer » (« ah bon ? »). L’URL permet donc d’ouvrir le fichier ! A condition que vous ayez le droit de le faire. Et heureusement, car n’importe qui pourrait s’amuser à écrire un ID au hasard et ouvrir n’importe quel fichier ! Attardons-nous sur cette dernière partie « consigne » et décortiquons-la un peu plus !

Les consignes

La partie « consigne » précise l’action que l’appli appelée en deuxième argument de l’URL doit réaliser sur le fichier désigné par l’ID du quatrième argument. C’est cette partie qui contient le plus d’informations et qui peut être modifiée. Retrouvez toutes les actions possibles en vidéo.

Pensez à utiliser les consignes en communiquant une URL à quelqu’un par exemple, ou en la modifiant dans les liens qui vous sont envoyés.

Tour d’horizon des consignes d’ouverture d’un document

edit

edit (souvent suivi d’autres informations comme « edit#gid=999999999 » que nous verrons plus bas) permet d’ouvrir le document pour le modifier, le commenter ou seulement le lire en fonction des droits qui sont donnés à l’utilisateur. L’occasion de faire des révisions sur les notions de partages de fichiers Google !

Remarque : Si aucune consigne n’est indiquée à la suite de l’ID du document, c’est « edit » qui est ajouté automatiquement.

copy

permet de copier le fichier si l’utilisateur qui clique dessus a au minimum le droit de lire le fichier. Pensez-y pour communiquer un fichier protégé tout en permettant à d’autres personnes de s’en faire une copie.

Attention : l’utilisateur qui copie un fichier dont il est seulement lecteur, sera alors propriétaire du nouveau fichier et pourra modifier sa version. Vous pouvez désactiver l’option de copie dans les règles de partage du document :

preview

Permet d’ouvrir le document en mode lecture à l’écran directement. Essayez ces différents documents que je vous partage en lecture seule.

APPLI	/edit	/preview
Google Docs	url du docs/edit	url du docs/preview
Google Slides	url du slides/edit	url du slides/preview
Google Sheets	url du sheets/edit	url du sheets/preview
Conclusion	Vous ouvrez l’éditeur, avec des droits réduits car vous êtes uniquement lecteur.	Vous ouvrez le document en lecture à l’écran, pensez-y pour communiquer un document à un client, surtout le Slides en mode diaporama direct. C’est beaucoup plus pro. Evidemment, des petits malins (qui auront lu cet article par exemple (et ils sont de plus en plus nombreux !)) n’hésiteront pas à modifier l’URL avec /edit. Donc /preview n’est pas un moyen de protection du fichier.

export?format=pdf

Le « ? » dans une URL introduit une requête, avec un argument à interroger (ici « format ») et séparé par « = » la valeur recherchée (ici « PDF »)

Cet URL exporte directement le document en format PDF. Comme l’indique le support Google :

Si vous travaillez dans Google Docs ou Google Sheets, vous n’avez pas besoin de convertir vos fichiers au format PDF chaque fois que vous souhaitez les partager dans ce format. À la place, envoyez un lien qui renvoie vers une version PDF de votre fichier.

https://support.google.com/a/users/answer/9308985?hl=fr

Envoyez ce lien à votre client qui souhaite un PDF, il éditera le PDF du document à l’instant T du document.

Cas particulier des Slides : export/png ou export/jpeg…

Pour exporter un slides il faut ajouter export/png, pour obtenir la diapositive au format PNG.

Pointer dans un endroit précis d’un document

Google Sheets : accéder à une feuille précise

Cliquez sur ce lien : https://docs.google.com/spreadsheets/d/1aVG8fi2pwBxggSs13aqWzHCB2rgwBD6sx1cGFmtNwaA/edit et observez le nouveau lien automatiquement généré dans la barre d’adresse. Sheets rajoute automatiquement une information en fin d’URL :

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1aVG8fi2pwBxggSs13aqWzHCB2rgwBD6sx1cGFmtNwaA/edit#gid=541890420

le « # » dans une URL cible une ancre ou un signet dans la page Web. Donc ici l’URL recherche dans le document l’ancre « GID » qui a la valeur « 541890420 », qui est l’ID de la feuille. A chaque création d’une feuille, Sheets lui créé un ID composé de neuf chiffres.

C’est utile pour communiquer l’URL d’un Sheets qui pointe sur une feuille différente de la première. Attention cela n’empêchera pas l’utilisateur d’accéder aux autres feuilles.

Astuce : ça fonctionne aussi avec « preview » à la place d' »edit » pour ouvrir directement une feuille en lecture à l’écran : https://docs.google.com/spreadsheets/d/1aVG8fi2pwBxggSs13aqWzHCB2rgwBD6sx1cGFmtNwaA/preview#gid=541890420

Google Sheets : accéder directement à une plage précise dans une feuille précise

Soyons encore plus précis ! Observez cette URL :

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1aVG8fi2pwBxggSs13aqWzHCB2rgwBD6sx1cGFmtNwaA/
edit#gid=497160820&range=C5:J12

le « & » sépare les arguments d’une requête. « GID » indique l’ID de la feuille comme vu précédemment, et « RANGE » indique la plage ciblée. L’URL va pointer directement dans la plage C5:J12 de la feuille.

Astuce : récupérez cette URL en sélectionnant une plage, clic droit, obtenir le lien vers cette plage

Pensez-y pour envoyer un collègue sur une cellule précise d’une feuille pour lui éviter de rechercher une information, utile dans les très grandes tables !

Google Slides : Ouvrir une diapo spécifique

De la même façon que Sheets, Slides ajoute automatiquement dans l’URL l’ID de la première diapo si aucune diapo n’est indiquée.

https://docs.google.com/presentation/d/1E4rHNCz0C3OzodPBcjTTeZVtgM-oe8NjYhf-tDktVGs/edit#slide=id.g742e3e7cd_1_16

L’argument porte le nom « SLIDE ». La valeur est un peu plus complexe que celle d’une feuille de calcul.

Chaque clic sur une diapo dans la visionneuse modifie la valeur de « SLIDE » dans l’URL.

Et bien sûr, cela fonctionne aussi avec « preview » pour permettre à votre interlocuteur d’accéder directement en lecture à l’écran à n’importe quelle slide de votre présentation. Pensez-y aussi pour créer une table des matières dans votre présentation !

Google Docs : Aller directement à un titre de document

Observez cette URL :

https://docs.google.com/document/d/10eAWZdlVpGsfwlMQfla-RCy30NoB9SRjMnDsx84bNzk/edit#heading=h.rrar1dgps27e

Cette URL pointe l’argument « HEADING » qui porte l’ID « h.rrar1dgps27e ». Ces repères « HEADING » sont créés automatiquement par Google Docs lors de l’utilisation d’un des styles « Titre N ».

Ces « HEADING » permettent aussi de créer le plan du document et la table de matières.

Google Docs : Aller directement à n’importe quel endroit du document

Si vous souhaitez créer un lien vers un mot ou une image précise du document qui ne soit pas un titre, utilisez les signets.

Sélectionnez la partie du texte ou l’image, ou le dessin… sur lequel vous voulez diriger votre URL, cliquez sur « insertion/signet » puis sur « Lien ».

Observez l’URL :

https://docs.google.com/document/d/10eAWZdlVpGsfwlMQfla-RCy30NoB9SRjMnDsx84bNzk/edit#bookmark=id.p3hyctsnutgw

L’argument de l’URL se nomme « BOOKMARK » et porte l’ID correspondant.

Google Forms : Pré-remplir le formulaire

Je finis cet article en vous rappelant aussi la possibilité de créer une URL vers un formulaire avec des informations pré-remplies.

Cliquez sur ce lien : le formulaire possède déjà des informations (le nom, l’e-mail, le type de travaux commandé…).

Observez cette URL :

https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSdDNBqn43L1iEQTxGJGByLSChW6snDbVL0PVV4sCOU5J7WXOg/
viewform?usp=pp_url
&entry.2116052852=BIZTRUCLA+C%C3%A9sar
&entry.1558582620=cesar.biztrucla@gmail.com
&entry.74352180=S%C3%A9curit%C3%A9
&entry.60996309=4
&entry.1183170113=2020-08-23

pour en savoir plus, suivez ce lien vers l’excellent article de Michael Ravier pour obtenir et modifier cette URL.

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Ce tour d’horizon non exhaustif vous a-t-il permis d’en savoir un peu plus sur les URLs et en particulier sur ceux des documents Google ? Pensez-vous utiliser ces modifications pour améliorer la communication de vos documents à vos interlocuteurs ? Connaissez-vous d’autres modifications possibles ?

N’hésitez pas à laisser un commentaire !