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Google Agenda : les meilleures astuces du calendrier Google

Google Agenda est un service en ligne gratuit pour gérer et partager son agenda. Il est directement relié aux autres applications de l’univers Google. Grâce à Google Agenda, vous pouvez suivre tous les événements importants […]

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Rédigé par Thierry Vanoffe - il y a 9 mois

Ce que vous allez découvrir

  • Écourter les réunions
  • Les meilleurs raccourcis clavier
  • Valider la vue “cinq jours” par défaut
  • Afficher les jours fériés et d’autres agendas intéressants
  • Connaître l’agenda de vos collègues
  • Recevoir votre planning chaque jour par e-mail
  • Consulter son agenda hors-connexion
  • Ajouter un temps de trajet sur Google Agenda
  • Définir des objectifs
  • Afficher un deuxième fuseau horaire
  • Afficher l’horloge mondiale
  • Intégrer des événements depuis Gmail

Google Agenda : les meilleures astuces du calendrier Google

Google Agenda est un service en ligne gratuit pour gérer et partager son agenda. Il est directement relié aux autres applications de l’univers Google. Grâce à Google Agenda, vous pouvez suivre tous les événements importants de votre vie personnelle ou professionnelle. Vous serez mis au courant de chaque moment planifié à l’avance. L’agenda de Google possède plusieurs fonctionnalités pas forcément évidentes à trouver, et qui facilitent largement la gestion de votre planning. Et si vous gérez mieux votre agenda, vous gagnez du temps. Voyons ensemble les meilleures astuces et comment les appliquer.

Écourter les réunions

Cette fonctionnalité est très souvent utile lorsqu’on travaille en distanciel. Le fait de ne pas se voir dans la vraie vie implique une tendance à organiser des réunions à tout va. C’est compréhensible, mais cela fait perdre beaucoup de temps durant lequel nous ne travaillons pas vraiment. Ainsi, la productivité est largement moins efficace. Google Agenda propose donc un moyen de raccourcir les réunions. Cela forcera les utilisateurs à ne pas dépasser la durée de la réunion et à respecter les horaires. Pour ce faire, cliquez sur la roue dentée des paramètres en haut à droite de l’application Agenda. Au niveau de “Paramètres des événements”, cochez l’option “réunions abrégées”.

Google Agenda : abréger les réunions
Activer l’option « réunions abrégées » pour raccourcir vos événements en visioconférence.

Les réunions de 30 minutes se termineront 5 minutes plus tôt, tandis que les réunions plus longues seront raccourcies de 10 minutes. Cela enregistrera la modification pour toutes vos futures réunions en visioconférence. Dans le même menu, vous pouvez gérer les autorisations par défaut des invités, et décider si vous voulez ajouter automatiquement les invitations ou non.

Les meilleurs raccourcis clavier

Il existe des raccourcis clavier dans tout l’univers Google, et Agenda ne déroge pas à la règle. Vous pourrez naviguer dans votre application beaucoup plus facilement, et donc rapidement. Voici les plus utiles.

  • C permet de créer un événement.
  • T (comme today) permet de revenir à la date du jour. Vous n’avez plus besoin de cliquer sur le bon jour à la souris.
  • D, W, M, X, A (pour day, week, month, custom et agenda) permet de basculer à la vue Jour, Semaine, Mois, 5 jours et 2 mois. Les raccourcis 1, 2, 3, 4, 5 fonctionnent également pour les mêmes résultats.
  • J et K permet de naviguer entre les dates. J vous amènera au jour suivant (ou à la semaine suivante si vous avez déterminé semaine comme mode d’affichage par défaut). K vous amènera au précédent.
  • Ctrl+Z, comme sur les autres applications, permet d’annuler la dernière action.
  • Ctrl+P permet d’imprimer la page.
  • S ouvrira les paramètres. 
  • E permet de modifier un événement.

Enfin, pour voir la liste complète des raccourcis, depuis la page principale, appuyez sur “?”.

Valider la vue “cinq jours” par défaut

La vue par défaut correspond à ce que vous voyez sur la page d’accueil de Google Agenda. Vous pouvez voir cinq jours en même temps, c’est la vue la plus classique puisqu’elle correspond à votre semaine de travail. Mais vous pouvez déterminer une autre vue, cela va de deux à sept jours, ou de deux à quatre semaines. Cliquez sur la roue dentée en haut à droite et sélectionnez Paramètres. À la rubrique “options d’affichage”, vous pouvez choisir la vue que vous désirez voir apparaître sur votre agenda.

Google Agenda : valider la vue "cinq jours"
Valider la vue « cinq jours » dans les paramètres de Google Agenda.

Si vous ne voulez pas enregistrer une vue par défaut, mais que vous voulez afficher un ou plusieurs jours précis, vous pouvez utiliser le mini-agenda en haut à gauche de votre page d’accueil. Cliquez sur une date, maintenez enfoncé le clic gauche de la souris, et faites glisser sur une autre date. Le calendrier se modifie pour afficher toutes les dates sélectionnées.

Afficher les jours fériés et d’autres agendas intéressants

Pour compléter votre emploi du temps principal, et en ajouter d’autres, Google permet de faire apparaître dans votre agenda les jours fériés de nombreux pays, les calendriers de plusieurs compétitions sportives, les phases de la lune pour améliorer votre sommeil, et les anniversaires de vos proches. Pour y parvenir, cliquez sur la roue dentée en haut à droite et affichez les paramètres. Dans l’onglet Ajouter un Agenda, en milieu de page à gauche, cliquez sur le lien Parcourir les agendas susceptibles de vous intéresser. Vous pourrez alors activer tous les agendas qui vous intéressent parmi la liste que nous avons faite.

Connaître l’agenda de vos collègues

Si vos amis ou collègues de bureau partagent leur agenda avec vous, vous avez la possibilité de savoir en temps réel s’ils sont disponibles ou non. À gauche de l’agenda, vous pouvez voir un champ qui vous permet de renseigner le nom ou l’adresse e-mail de votre interlocuteur. Dès que vous avez écrit cela, vous verrez son agenda se superposer au vôtre, et vous saurez donc quel créneau est disponible pour organiser une réunion avec cette personne.

Recevoir votre planning chaque jour par e-mail

Google peut vous envoyer par e-mail un récapitulatif de vos événements enregistrés dans Agenda, chaque jour, entre 5h et 6h du matin. Rendez-vous dans les Paramètres, affichez l’agenda qui vous intéresse. Dans le menu “autres notifications”, vous verrez Planning quotidien. Sélectionnez ”e-mail” à la place de “aucune”.

Google Agenda : recevoir un planning quotidien
Recevoir un planning quotidien de votre agenda entre 5h et 6h du matin par e-mail.

Consulter son agenda hors-connexion

Si vous consultez Google Agenda sur un ordinateur portable ou un téléphone portable qui n’est pas toujours connecté à Internet, nous vous conseillons grandement d’activer le mode hors-connexion. Pour cela, rendez-vous dans vos paramètres, dans l’onglet hors connexion. Cochez simplement la case. Pour enregistrer les modifications, vous devrez actualiser votre page. Attention toutefois, les rappels et les tâches n’apparaissent pas dans le mode hors connexion.

Ajouter un temps de trajet sur Google Agenda

  • Ouvrez votre Agenda
  • Sélectionnez un créneau horaire pour créer un événement.
  • Cliquez sur Ajouter un lieu
  • Entrez l’adresse de votre choix.
  • Une fois l’adresse sélectionnée, cliquez sur le logo de la petite carte, vous aurez un aperçu dans Google Maps.
  • Un panneau latéral s’ouvre à droite de votre écran avec Google Maps, avec un point sur l’adresse que vous avez entrée.
  • Cliquez sur Itinéraire.
  • Si vous avez activé la géolocalisation, alors le GPS fera l’itinéraire en partant de votre position, sinon indiquez une autre adresse pour votre lieu de départ. L’heure d’arrivée indiquée est identique à l’heure du début de votre réunion.
  • Indiquez le moyen de transport souhaité, puis cliquez sur Ajouter à Agenda.
  • Automatiquement, un événement se crée dans votre Agenda, indiquant la durée de votre trajet.
  • Pensez à enregistrer votre événement, et c’est fini !

Définir des objectifs

La fonctionnalité “Objectifs” est un peu particulière, puisqu’elle n’est activable que depuis votre téléphone. Elle vous permet de planifier des créneaux pour des activités particulières. Ce sont des activités que vous voulez faire, mais vous ne trouvez jamais le temps pour les faire. Google Agenda le fera pour vous. Dans votre téléphone, ouvrez Agenda. Appuyez sur le plus en bas à droite, et sélectionnez objectif. Vous pourrez choisir entre plusieurs thématiques, comme Bouger, Apprendre, Privilégier famille et amis, Prendre du temps pour soi, et S’organiser. Par exemple, choisissez “prendre du temps pour soi”. Vous pourrez réserver un créneau pour lire, ce que vous n’avez pas eu le temps de faire depuis des mois. Agenda demandera la fréquence de cet objectif, en terme de nombre de jours par semaine, puis une durée, et enfin le moment privilégié dans la journée. L’application cherchera ensuite des créneaux disponibles dans votre agenda, et fixera ce passe-temps à ces heures-là. Vous pouvez définir des notifications pour vous rappeler quand le moment est venu. Si vous utilisez “Objectifs” pendant longtemps, Agenda pourra même apprendre vos habitudes et caler au mieux ces moments dans votre semaine. Même si les objectifs ne peuvent être créés que sur mobile, ils apparaissent partout, pas d’inquiétude.

Afficher un deuxième fuseau horaire

Si vous travaillez régulièrement avec des personnes habitant à l’étranger, un inconvénient peut vite apparaître. Les fuseaux horaires. En effet, il est possible que vous soyez en collaboration avec des collègues qui dorment quand vous travaillez, parce qu’il y a une différence de 8h entre son pays et le vôtre. Dans un tel cas, il pourrait être très utile de connaître le fuseau horaire de votre collaborateur, pour pouvoir définir un créneau commun. C’est possible avec Agenda. Vous pouvez ajouter un deuxième fuseau horaire à votre agenda. Cela permet d’ajouter une colonne qui affiche les deux horaires en même temps. Dans “Paramètres”, puis sous “Paramètres généraux”, cliquez sur Fuseau horaire. Cochez “Afficher le fuseau horaire secondaire”, puis sélectionnez les fuseaux souhaités selon la position géographique juste dessous.

Afficher l’horloge mondiale

Cette fonctionnalité suit à dessein la précédente, puisqu’elle opère dans le même contexte. C’est la possibilité d’afficher l’horloge mondiale. Vous pouvez choisir autant de villes ou de régions que vous le souhaitez. Google Agenda affichera l’heure dans toutes ces villes. Pour ce faire, dans Paramètres, sous Paramètres généraux, cliquez sur Horloge mondiale et cochez Afficher l’horloge mondiale. Ajoutez autant de fuseaux horaires que vous le souhaitez. L’horloge mondiale apparaît ensuite dans le panneau de gauche sur la page d’accueil de l’agenda.

Google Agenda : afficher l'horloge mondiale
Afficher l’heure d’une autre ville dans le monde sur Agenda.

Nous avons choisi Détroit aux États-Unis pour vous montrer le résultat. Sur la gauche de l’image, vous voyez bien l’heure de Détroit en temps réel.

Intégrer des événements depuis Gmail

L’intégration la plus pratique à Google Agenda est peut-être avec la boîte de messagerie Gmail. Si vous recevez souvent des invitations par e-mail, que ce soit des réunions en visio, ou des voyages avec des billets d’avion ou autres, vous devriez activer cette option. Toutefois, notez que cela risque de remplir votre Agenda beaucoup plus qu’à vos habitudes. Mais vous raterez moins d’événements importants, c’est le principal. Vous pouvez activer l’option via les paramètres puis, sous Paramètres généraux, dans la section Événements ajoutés à partir de Gmail, cochez “Afficher les événements créés automatiquement par Gmail dans mon agenda”.

Il existe encore de nombreuses autres fonctionnalités pratiques dans Google Agenda. N’hésitez pas à parcourir nos nombreux articles sur le sujet si vous voulez découvrir d’autres astuces.

Rédacteur

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Thierry Vanoffe

Thierry VANOFFE, consultant, formateur, coach Google Workspace CEO de Numericoach, leader de la formation Google Workspace en France. Passionné par Google, ce blog me permet de partager cette passion et distiller tutos, trucs, astuces, guides sur les outils Google. N'hésitez pas à me solliciter pour vos projets de formation.

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fabre
fabre
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bonjour,
je cherche à intégrer à google agenda l’agenda des journées mondiales mais je ne trouve pas d’url d’agenda correspondant à insérer, tu as cela ?

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