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Youtube Google Groupes : amélioration des groupes dynamiques
Les clients Google Workspace peuvent depuis quelques mois créer des groupes dynamiques sur l’application Groupes. Pour rappel, cette appli fait partie de l’écosystème de Google, et c’est un système de groupes de discussions. Pour y […]
Ce que vous allez découvrir
- Création d’un groupe dynamique sur Groupes
- À quoi servent les requêtes utilisateur ?
Google Groupes : amélioration des groupes dynamiques
Les clients Google Workspace peuvent depuis quelques mois créer des groupes dynamiques sur l’application Groupes. Pour rappel, cette appli fait partie de l’écosystème de Google, et c’est un système de groupes de discussions. Pour y accéder, cliquez sur son icône dans le lanceur d’applications Google, ou tapez “groups.google.com/” dans la barre d’adresse URL (aussi appelée Omnibox) du navigateur. Tous les menus sont listés sur la gauche de l’écran, à la manière des catégories de Drive ou de Gmail. Vous retrouvez vos groupes, les groupes récents, les conversations suivies, etc. Il est possible de créer des groupes avec les personnes de votre domaine, mais aussi avec des utilisateurs externes. Désormais, il est possible de créer des groupes dynamiques avec des requêtes utilisateur.
Création d’un groupe dynamique sur Groupes
Un groupe dynamique est différent d’un groupe classique. En effet, lors de leur création, il est possible d’interroger plusieurs attributs d’utilisateurs, comme son pays, son département, sa langue, son nom, etc. Toutes les requêtes possibles à la création du groupe dynamique sont indiquées dans le centre d’aide de Google, que nous vous invitons à consulter. Il faut noter que certaines requêtes peuvent être créées directement depuis l’application Groupes, mais d’autres seulement depuis la console d’administration.
Depuis le début de l’année, certaines requêtes sont possibles pour un certain nombre d’utilisateurs (que nous listerons après). Ce sont les requêtes basées sur les unités organisationnelles (groupes créés dans la console d’administration, par exemple les utilisateurs qui ont accès aux fiches de paie peuvent être placés dans une unité organisationnelle “comptabilité”). En revanche, les requêtes d’attributs utilisateurs que nous venons d’expliquer sont toutes nouvelles. Elles étaient disponibles en version bêta seulement. Désormais, les utilisateurs bénéficiant d’un compte Google Entreprise Standard, Entreprise Plus, et Education Plus ont accès à toutes ces requêtes. C’est la firme de Mountain View qui l’a annoncé fin avril dans un article de blog. Malheureusement, tous les autres (Essentials, Business, etc.) n’y ont pas droit pour le moment.
À quoi servent les requêtes utilisateur ?
Toutes les requêtes sont stockées et permettent au créateur du groupe d’appliquer une politique de sécurité adaptée. Une fois la requête affectée, l’administrateur n’a plus besoin de gérer les arrivées au sein du groupe dynamique. En effet, il est possible de générer automatiquement l’adhésion afin de tenir tous les autres membres à jour des changements.
Par exemple, vous pouvez créer un groupe dynamique de toutes les personnes de votre organisation qui habitent en Angleterre (dans l’optique où c’est le cas, évidemment, chaque cas est différent) grâce à cette requête : “user.addresses.exists(address, address.country == ‘England’)”. Encore une fois, le lien vers le centre d’aide est votre ami. Chez Numericoach, des experts peuvent également vous aider pour vos groupes dynamiques ou toute autre question à propos de l’univers Google Workspace. Tous les anglais de votre équipe seront ajoutés sans votre apport manuel.
Étant donné que les groupes dynamiques sont différents d’un groupe classique, il convient d’ajouter quelques précisions utiles lors de la création de ce groupe par l’administrateur.
Vous ne pouvez pas ajouter un utilisateur au groupe dynamique sans modifier la requête d’adhésion. De plus, il n’y a pas de rôle “important”, c’est-à-dire pas de propriétaire ou de gestionnaire dans un groupe dynamique. C’est une nouvelle fois l’administrateur système qui gère les rôles avec des requêtes. Enfin, il est impossible d’ajouter un groupe au sein d’un groupe, simplement des utilisateurs seuls.
Clairement, c’est une grande avancée pour Google Groupes, notamment pour les grands domaines avec beaucoup d’utilisateurs, qui ne travaillent pas tous dans le même pays et à la même heure par exemple. Les groupes dynamiques, ainsi que les requêtes utilisateur vont faire gagner beaucoup de temps aux administrateurs de ces domaines.
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Sylvain TORCHOT
Thierry Vanoffe
Antoine MARTIN
Journaliste et Rédacteur Web chez Numericoach
Marin Micard, 23 ans, Journaliste et Rédacteur Web chez Numericoach
