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Google Groupes : rendre les groupes dynamiques plus puissants avec des attributs utilisateur personnalisés et des requêtes OrgUnit

Google Groupes est un moyen pratique pour les utilisateurs d’espaces de travail de collaborer et un outil puissant pour les administrateurs pour appliquer des règles de sécurité et d’accès cohérentes à des ensembles d’utilisateurs ou […]

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Rédigé par Thierry Vanoffe - il y a 1 an

Ce que vous allez découvrir

  • Des attributs utilisateur personnalisés et des requêtes OrgUnit sur Google Groupes
  • Disponibilité et déploiement 

Google Groupes : rendre les groupes dynamiques plus puissants avec des attributs utilisateur personnalisés et des requêtes OrgUnit

Google Groupes est un moyen pratique pour les utilisateurs d’espaces de travail de collaborer et un outil puissant pour les administrateurs pour appliquer des règles de sécurité et d’accès cohérentes à des ensembles d’utilisateurs ou d’appareils. 

Des attributs utilisateur personnalisés et des requêtes OrgUnit sur Google Groupes

Les groupes dynamiques améliorent encore cette fonctionnalité en permettant la mise à jour automatique de l’appartenance au groupe en fonction de paramètres tels que l’emplacement, le service ou le titre du poste. 
Aujourd’hui, la fonctionnalité des groupes dynamiques a été étendue de deux manières importantes : 

  • Tout d’abord, les groupes dynamiques peuvent désormais être définis en interrogeant les attributs utilisateur personnalisés. Cette fonctionnalité est disponible en version bêta ouverte (aucune inscription requise)
  • Deuxièmement, des groupes dynamiques peuvent également être définis en fonction de l’appartenance des utilisateurs aux unités organisationnelles (OU). Cette fonctionnalité est désormais disponible pour tous

Importance des groupes dynamiques

Les groupes dynamiques peuvent être utilisés pour les listes de distribution de courrier électronique, le contrôle d’accès aux fichiers et dossiers, la stratégie basée sur les groupes, etc. Par rapport aux groupes Google classiques, ils présentent l’avantage supplémentaire que les adhésions sont automatiquement tenues à jour. L’automatisation de la gestion des membres augmente la sécurité, réduit les erreurs et atténue la frustration des utilisateurs tout en minimisant la charge des administrateurs. 
Ces nouvelles fonctionnalités étendent l’utilité des groupes dynamiques pour les organisations qui tirent parti des attributs utilisateur personnalisés et des unités organisationnelles. Ils peuvent en outre adapter les groupes dynamiques pour répondre aux besoins spécifiques de leur organisation. Par exemple, ces organisations pourraient désormais : 

  • Créez un groupe dynamique pour tous les utilisateurs d’une filiale (une unité organisationnelle) basée dans une ville ou un état particulier. 
  • Créez un groupe dynamique avec tous les utilisateurs avec un attribut personnalisé de « compétence_emploi » ou « spécialité ». 
  • Administrateurs : pour tirer parti de cette nouvelle fonctionnalité de groupe dynamique, vous devez avoir déjà défini des champs utilisateur personnalisés ou des unités organisationnelles.
    • Une fois cela en place, vous pouvez tester les requêtes d’adhésion, puis créer/mettre à jour des groupes dynamiques pour en tirer parti. 
      • Pour interroger un attribut client « EmployeeNumber » (basé sur cet exemple de schéma ) : user.custom_schemas.employmentData.EmployeeNumber == '123456789' 
      • Pour interroger tous les membres directs d’une unité organisationnelle : user.org_unit_id==orgUnitId('03ph8a2z1enx4lx') 
      • Pour interroger tous les membres directs et indirects d’une unité organisationnelle : user.org_units.exists(org_unit, org_unit.org_unit_id==orgUnitId('03ph8a2z1khexns')) 

Disponibilité et déploiement 

  • Les requêtes d’attributs utilisateur personnalisés sont désormais disponibles pour tous les utilisateurs en version bêta ouverte (aucune inscription requise) 
  • Les requêtes de groupe dynamiques basées sur les unités organisationnelles sont désormais généralement disponibles pour tous les utilisateurs. 
  • Disponible pour les clients Google Workspace Enterprise Standard, Enterprise Plus et Education Plus 
  • Non disponible pour Google Workspace Essentials, Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Education Fundamentals, Frontline et Nonprofits, ainsi que les clients G Suite Basic et Business 

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Rédacteur

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Thierry Vanoffe

Thierry VANOFFE, consultant, formateur, coach Google Workspace CEO de Numericoach, leader de la formation Google Workspace en France. Passionné par Google, ce blog me permet de partager cette passion et distiller tutos, trucs, astuces, guides sur les outils Google. N'hésitez pas à me solliciter pour vos projets de formation.

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