Google Keep : 10 astuces pour gagner en productivité

Google Keep est une application de prise de notes développée par Google et disponible depuis 2013. L’application propose divers outils de prise de notes tels que du texte, des listes, des images et même des dessins. Cette application offre de nombreuses fonctionnalités et reste pourtant très simple d’utilisation, ce qui fait sa grande force. De plus, elle s’intègre à la suite bureautique Google Workspace, donc à toutes les autres applications telles que Docs, Sheets, Drive, etc.

Vous pouvez utiliser Keep sur votre ordinateur ou votre smartphone. Keep n’est pas l’outil le plus utilisé aujourd’hui parmi ceux proposés par Google, nous vous encourageons donc à l’essayer. Il est aussi possible d’intégrer seulement du texte. Vous pouvez même définir un rappel pour que la note apparaisse sur votre appareil à une heure précise, par exemple. Google Keep dispose d’un espace de stockage illimité, alors profitez-en et utilisez-le ! Vous pouvez également partager vos notes avec vos amis et votre famille.

Avant de vous délivrer nos astuces, n’oubliez pas de télécharger Google Keep sur le Chrome Web Store. Google Keep est une extension Google. 

Gérer plusieurs notes en même temps

Vous avez la possibilité de gérer plusieurs notes à la fois, et donc de gérer vos notes sous forme de blocs. Pour ce faire : 

• placez votre souris sur une note ;
• cochez la case à valider en haut à gauche ;
• sélectionnez toutes les autres notes que vous voulez ;
• vous pouvez également utiliser le raccourci clavier Ctrl + A pour tout sélectionner.

Avec cette astuce, vous pouvez faire une tâche commune comme : 

• épingler les notes ;
• créer un rappel ;
• archiver les notes ;
• intégrer une couleur d’arrière-plan ;
• copier les notes ; 
• supprimer les notes.

Insérer des notes dans Google Docs

Nous allons ensuite vous montrer comment insérer des notes dans Google Docs à partir de la barre latérale. Cette dernière se situe à droite de l’application Docs. Il s’agit de l’icône ampoule dans un carré jaune. 

En cliquant dessus, une version raccourcie de Keep apparaîtra, avec toutes vos notes. Pour inscrire le texte de votre note dans le corps du texte Google Docs, faites glisser une note directement dans votre document. Vous constaterez que votre texte ne perdra pas sa structure, avec des en-têtes séparés, des liens fonctionnels, des images, etc. Cette astuce est très utile si vous utilisez Keep en déplacement avec votre smartphone, et que vous voulez tout retranscrire sur votre ordinateur à votre retour. 

Il est également possible d’insérer des notes dans Docs directement depuis Keep. Pour cela : 

• sélectionnez une ou plusieurs notes ;
• cliquez sur les trois petits points en haut à droite ;
• appuyez sur “Copier dans Google Docs”. 

Une notification va apparaître tout en bas à gauche de Keep. Vous pourrez ouvrir le nouveau Google Docs, qui contiendra toutes vos notes à l’intérieur.

Appliquer de nouveaux arrière-plans personnalisés

Google Keep propose de personnaliser vos arrière-plans. Vous pourrez choisir entre de nombreuses options, que cela soit une couleur unie ou des motifs. Vos arrière-plans pourront donner des indices quant au sujet de votre note. C’est un bon moyen de vous retrouver dans vos documents. Pour changer d’arrière-plans, rien de plus simple ! : 

Sélectionnez une note > cliquez sur l’icône peinture en haut à droite.

Notez cependant que si vous donnez une couleur, vous ne pourrez pas faire apparaître d’arrière-plan personnalisé, car il ne s’affichera tout simplement pas. En revanche, quand vous faites l’opération dans l’autre sens, à savoir insérer un arrière-plan, puis une couleur, cela fonctionne parfaitement.

Créer des notes grâce à Google Assistant

Cette astuce va vous faire gagner en productivité ! C’est une option à laquelle on ne pense pas beaucoup, cependant elle est très utile. Google Assistant va écrire vos notes pour vous. Il faudra simplement synchroniser les deux applications avant. Pour cela : 

• dites simplement « Hey Google, prends note » ;
• racontez à l’oral ce que vous voulez inclure dans la note. Une fois que vous avez prononcé une phrase, l’assistant va l’enregistrer dans Keep, où vous pourrez la visiter sous forme de note quand vous voudrez.

Pour afficher vos notes, dites « Hey Google, montre-moi mes notes ».

Définir et afficher des rappels dans Google Agenda

L’une des meilleures fonctionnalités de Google Keep est la possibilité d’enregistrer des rappels qui seront intégrés dans Google Agenda. Sélectionnez simplement la note et cliquez sur l’icône de la sonnette avec le plus dans le coin supérieur droit de l’écran. Une fois terminé, vous verrez un rappel à la date et à l’heure que vous avez définies dans votre agenda Google.

Basculer en mode sombre

Basculer en mode sombre, permet de reposer vos yeux surtout si vous passez de longues périodes de temps devant vos écrans. C’est une astuce pour éviter les maux de tête en fin de journée ! 

Pour activer le mode sombre pour Keep, il suffit de : 

Cliquer sur l’icône en forme de roue dentée (Paramètres) en haut à droite de Keep > sélectionner “Activer le thème sombre”.

Afficher les aperçus de lien enrichis

Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour un type particulier de notes, à savoir celles avec des liens intégrés. Habituellement, vous devez ouvrir la note pour ouvrir le lien. Cette option agrandit la note vers le bas afin que vous puissiez cliquer directement sur le lien sans ouvrir la note.

En plus de vous simplifier la vie, cette astuce ne dénature pas l’esthétique de la page. Pour faire cela : 

• rendez-vous dans les « Paramètres » ;
• cochez la case correspondant à “Afficher des aperçus de liens enrichis”.

Utiliser le moteur de recherche

Google Drive vous permet de retrouver une note directement parmi toutes vos notes grâce au moteur de recherche de l’application. Cliquez simplement sur la barre de recherche et un nouveau menu s’ouvrira où vous pourrez sélectionner dans la note que vous recherchez. Vous pouvez choisir parmi des liens URL, des couleurs spécifiques, des rappels, des images, des dessins, avec qui vous avez partagé vos notes, et plus encore.

On vous révèle les meilleurs raccourcis clavier de Keep

Chez Numeriblog, nous adorons les raccourcis clavier. Ils simplifient tellement la vie, même si vous n’en connaissez que quelques-uns. Cliquez sur la roue dentée en haut à droite, et sélectionnez “Raccourcis clavier”. Tous les raccourcis utilisables dans Keep apparaîtront. Mémorisez ceux qui vous semblent les plus utiles. Par exemple :

• J et K vous permettent de naviguer vers la note suivante ou précédente ;
• C vous permet de créer une nouvelle note ;
• / vous permet d’accéder aux filtres du moteur de recherche.

Il y en a beaucoup d’autres, mais ceux-ci sont généralement les plus utilisés par les utilisateurs. Il y a beaucoup d’autres raccourcis tout aussi utiles, mais ceux-là sont les plus fréquemment sollicités.

Passer du mode grille au mode liste

C’est bientôt la fin de l’article, alors on vous a réservé une dernière astuce. Pour visualiser plus clairement vos notes, vous pouvez passer du mode classique (grille) au mode liste. Dans la vue par défaut, chaque note est alignée sur la largeur de l’écran, les unes à côté des autres. Appuyez sur Ctrl+G sur votre clavier pour passer en mode liste et afficher vos notes empilées les unes au-dessus des autres au milieu de l’écran.

Vous pouvez également cliquer sur l’icône à côté des paramètres (la roue dentée), qui ressemble à deux rectangles. Choisissez votre vue préférée, même si le mode liste semble plus clair à l’écran.

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