Google Sheets / Google Forms : créer un gestionnaire d’inscriptions à plusieurs réunions avec nombre de places limité

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Une cliente m’a demandé de gérer un système d’inscription à des rendez-vous réguliers en visio-conférence. Peut-être avez-vous besoin de construire un outil de gestion similaire ?

J’expose dans cet article les étapes suivies pas à pas et les différents outils utilisés : #Sheets, #Forms, #Autocrat, #Form Ranger, #Join(), Filter()

Contexte

Le besoin est de recueillir et gérer les inscriptions d’environ 1000 personnes à une ou plusieurs rencontres en visio-conférence qui ne doivent pas accueillir plus de 10 personnes à la fois.

  • Comment permettre à chaque invité de choisir une date parmi une liste de propositions disponibles ?
  • Comment obtenir rapidement la liste des inscrits à chaque réunion ?
  • Comment mettre à jour automatiquement la liste des dates disponibles sur le formulaire ?

Pour répondre à ces besoins d’un processus d’inscription classique, j’ai choisi de créer une fichier Sheets et un formulaire Forms qui communiqueront ensemble.

Résultat final du tableau de bord des inscriptions

Voici la démarche que j’ai mise en place, à vous d’adapter à vos besoins spécifiques.

Suivez le guide :

Lister les rendez-vous

J’ai construit une base de données des rendez-vous sous Google Sheets :

Chaque réunion a une date, une heure de début et une heure de fin

J’ai ensuite construit la formulation de la réunion en concaténant les trois informations de base.

Pour que le système fonctionne, il faut que chaque formulation soit unique pour chaque réunion.

J’ai donc choisi de présenter la date, avec le nom du jour de la semaine et les horaires.

(NB : si deux réunions se passent le même jour et à la même heure, pensez à différencier chaque réunion en ajoutant l’animateur par exemple.)

Concaténation des informations

Voyons cette formule d’un peu plus prés :

= arrayformula( reproduire la formule sur toute la colonne
IF(A2:A<>"" si la date est renseignée dans A
; ALORS :
TEXTE(A2:A;"dddd d mmmm" écrire la date au format nom du jour (dddd) jour(d) nom du mois (mmmm)
&" de " ajouter  » de « 
&TEXTE(B2:B;"HH:mm") ajouter l’heure de début au format heure(HH):minutes(mm)
&" à " ajouter  » à « 
&TEXTE(C2:C;"HH:mm") ajouter l’heure de fin au format heure(HH):minutes(mm)
; SINON
"" ne rien écrire
) fin du « si »
) fin du « arrayformula »

Créer le formulaire

Il est possible de créer un formulaire directement depuis le sheet. Les réponses du formulaires seront automatiquement insérées dans une nouvelle feuille du sheets.

Créer un formulaire Forms depuis Sheets

Le formulaire doit récupérer :

  • l’adresse mail de la personne qui s’inscrit ;
Paramétrer le formulaire pour recueillir l’adresse mail
(si vous utilisez une GSuite, l’adresse mail sera automatiquement récupérée)
  • la date et l’horaire de la réunion choisie parmi les propositions disponibles :

Pour automatiser la liste des dates disponibles qui est fournie par la feuille de calcul qui gère les réunions, je vous propose d’installer un module complémentaire : FORM RANGER édité par New Visions Cloudlab.

Avant de lancer le module, créez une colonne dans le Sheets qui listera les dates disponibles. Faites pour l’instant une simple copie du titre des réunions, nous mettrons les conditions d’affichage plus tard.

Une fois le module installé et la colonne du sheet créée, lancez FORM RANGER :

Un volet d’administration apparaît en bas à droite de l’écran.

Activation de FORMRANGER

Ce volet permet de relier une question de type « Choix multiples » ou « cases à cocher » de votre formulaire et une colonne d’une feuille d’un sheets.

1. Sélectionner le sheets
Sélectionner la feuille et la colonne
(Attention :si vous changez le nom de la colonne dans la feuille de calcul,
il faudra le changer à nouveau dans Form Ranger)
3. Nommer la plage pour Form Ranger

Actualiser la base de données à chaque inscription

Testez à présent votre formulaire en vous inscrivant à une des réunions disponibles :

Choisissez une date et validez le formulaire.

Retournez sur le sheets, dans la feuille « réponses au formulaire 1 »

Il faut à présent rapporter les emails des inscrits et le nombre d’inscrits dans la feuille « réunions ».

Dans une nouvelle colonne de la feuille « REUNIONS », je vais ajouter dans une cellule l’ensemble de emails inscrits à la même réunion.

Voici une formule qui permet de fusionner dans une seule cellule le résultat d’un filtre :

= IF( SI…
B2:B<>"" … la date est renseignée
; alors…
JOIN( fusionner dans une seule cellule
";"; en les séparant par un « ; »
IFNA( si il n’y a pas d’erreur
FILTER( toutes les cellules…
'Réponses au formulaire 1'!C:C; … de la colonne « email » de la feuille « réponses » 
'Réponses au formulaire 1'!B:B = D2; dont le nom exact de la réunion correspond à celui de la ligne 
) fin du « FILTER »
) fin du « IFNA »
; sinon…
"" ne rien afficher
) fin du « SI »
N’oubliez pas d’étirer la formule sur toute la colonne.
(la fonction FiLTER n’est pas compatible avec ARRAYFORMULA)

Il reste à créer une colonne comptabilisant le nombre d’inscrits.

Je propose de reprendre la formule précédente, en modifiant la fonction « JOIN() » par « NBVAL() ». (vous pouvez aussi utiliser NBSI())

 =SI(A2<>"";NBVAL(IFNA(FILTER('Réponses au formulaire 1'!C:C;'Réponses au formulaire 1'!B:B=D2)));"") 

Enfin il reste à conditionner l’affichage des options de la colonne F (la fameuse colonne des dates mises à jour dans le formulaire) en fonction du nombre d’inscrits et de la date de la réunion à venir.

Conditionner l’affichage de la réunion en fonction de la date du jour et du nombre d’inscrits
= ArrayFormula( reproduire la formule sur toute la colonne
SI( Si…
A2:A>AUJOURDHUI(); la date de la réunion est dans le futur
SI( …et si…
F2:F<= 10 …le nombre d’inscrits est inférieur ou égal à 10
; ALORS…
D2:D écrire le nom complet de la réunion
; SINON
"" ne rien écrire
) fin du 2eme SI
; SINON
"" ne rien écrire
) fin du 1er SI
) fin du ArrayFormula

 

En espérant que cet article vous aura permis d’élaborer un premier outil de gestion d’inscription à des réunions. Merci pour vos retours.


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