Google Sheets / Agenda : créer des événements dans Google Agenda depuis un Google Sheets

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J’évoque dans cet article l’utilisation d’un module complémentaire très efficace et la mise en pratique de fonctionnalités de Sheets FILTER et QUERY pour récupérer des données pertinentes d’une autre feuille #FastCalendar ; #GoogleSheets ; #GoogleAgenda ; #Filter() ; #Query()

Voici un fichier Sheets qui liste les dates de formations.

Planning des journées de formations

Comment créer les événements correspondant à chaque date de formation dans un agenda partagé ?

Le but est d’obtenir un agenda contenant toutes les dates et les détails de chaque journée afin de les communiquer aux formateurs et aux apprenants.

Exemple d’agenda des formations
Représentation des liens entre le planning « Sheets » et l’agenda.

Nous allons voir pas à pas comment installer un module complémentaire répondant à ce besoin et comment récupérer efficacement les informations pour créer des événements dans un agenda dédié.

Installer et lancer le module complémentaire FastCalendar

Info : Le module est gratuit pour 10 événements créés par jour, au delà il faut soit créer les événements chaque jour, soit faire une petite ouverture dans la tirelire.

Nombre d’événements par jour10 événements/jour500 événements/jour
PrixGratuit14.99$/an
39.99$/ 3 ans
49.99$/lifetime

Ajouter des évènements

L’extension a créé deux feuilles dans votre fichier : 

  • La feuille “data” qui doit restée masquée ;
  • La feuille « FastCalendar » dans laquelle vous devez lister tous les événements à créer.

Description de la feuille FastCalendar :

Colonnes de la feuille Fast Calendar

Colonne “Calendrier”

Colonne “Titre”

Indiquez le titre de l’événement.

Colonne “Date”

Indiquez la date de l’événement, au format de votre choix.

Colonnes “heures début et fin”

Indiquez les heures, au format “13:00” (en non 13h00). Bien sûr, l’heure de fin doit être supérieure à l’heure de début.

Colonnes “Nb fois” et “Répéter”

Colonnes facultatives mais qui doivent être remplies conjointement ou pas du tout : indiquer le nombre de fois qu’il faut répéter l’événement et la récurrence de la répétition (NB : la création de n répétitions ne consomme qu’une seule création.)

Comment remplir ce tableau ?

Voici plusieurs méthodes possibles : 

Saisir les informations manuellement

Il vous suffit de saisir le calendrier, la date, les horaires et informations de chaque événement. L’inconvénient, outre le temps perdu à retaper des informations déjà existantes, est le risque d’erreur dû à la saisie manuelle. 

OU Copier / Coller les colonnes. 

Récupérez les informations du tableau initial en copiant (CTRL+C) collant (CTRL+V) les bonnes colonnes. Plus rapide que la méthode précédente, elle manque de synchronisation en cas de modification du planning.

De plus cette méthode copie colle toute la colonne avec les samedi et dimanches et risque de provoquer des erreurs dans l’agenda.

OU Synchroniser les colonnes de votre fichier de saisie avec la fonction FILTER()

La fonction FILTER() permet d’alimenter automatiquement le tableau FastCalendar avec les données pertinentes du planning de formation.

Le planning de base
Les colonnes de la feuille « Fast Calendar » à remplir

Colonne Calendrier : sélectionnez manuellement le bon calendrier dans toute la colonne ;

Colonne Titre : filtrer les titres qui ne sont pas vides ;

= FILTER ( afficher
DATES!F3:F; la colonne F de la feuilles DATES
DATES!F3:F<>”” qui n’a pas de cellules vides
)  
FILTER dans la colonne « Titre »

Colonne Date et heures : Comme les trois colonnes sont présentées dans le même ordre et ne sont pas disjointes dans notre feuille de dates, nous pouvons les filtrer ensemble :

= FILTER ( afficher
DATES!C3:E; les colonnes C, D et E de la feuille DATES
DATES!F3:F<>”” qui ont un titre dans la colonne F
)  
FILTER dans les colonnes Dates et Heures Début et Fin

Colonne Description : pour cette colonne, on peut concaténer les colonnes “Formateurs” et “Description”, avec un saut de ligne entre le deux (CAR(10)) :

= FILTER ( afficher
DATES!G3:G&CAR(10)&DATES!H3:H; La colonne G et H dans la même colonne,séparées par un saut de ligne.
DATES!F3:F<>”” qui n’a pas de cellules vides
)  

OU Synchroniser les colonnes avec la fonction QUERY()

La fonction Query permet d’effectuer une recherche sur plusieurs critères et d’afficher plusieurs colonnes d’un autre tableau même si elles sont discontinues. 

Contrairement à FILTER, QUERY permet de récupérer des colonnes disjointes. Les filtres de recherche sont aussi beaucoup plus souples.

La syntaxe comprend deux arguments : 

  • La source (indiquer le tableau source de données)
  • La requête (à rédiger selon la syntaxe SQL)

Exemple concret : 

=QUERY( lancer la recherche :
DATES!A3:I; dans les colonnes A3 à I du tableau de données de la feuille DATES 
"  
SELECT F,C,D,E,G Sélectionne les colonnes Titre, Date, Heure début, Heure Fin, Description
WHERE F <>'' où le titre n’est pas vide
"  
)  
=QUERY(DATES!A3:I;"SELECT F,C,D,E,G WHERE F<>''")
Exemple de récupération de colonnes d’une autre feuille avec QUERY()

Créer les événements.

Quelle que soit la méthode de remplissage de votre feuille « FastCalendar » il faut à présent générer les événements dans l’agenda.

Création des événements par le menu du module complémentaire
Création des événements par le bouton « Ajouter » du volet Fast Calendar.

Les lignes vertes indiquent que l’événement a été créé.

Si vous modifiez un événement et que vous le créez à nouveau n’oubliez pas de supprimer l’ancien sur l’agenda.

Bonne utilisation 🙂


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