Google Tasks et rappels : voici les différences.

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Souvent demandé lors des formations, voici un article exhaustif présentant les différences entre les tâches et les rappels dans les applications Google.

Depuis quelques mois, on trouve deux fonctionnalités très proches, mais qui ont quelques différences d’usages. En effet, je vais vous parler aujourd’hui des tâches (task) et des rappels.

Les tâches – Google task

Les tâches sont accessibles depuis de nombreuses applications, comme Gmail, l’Agenda, Drive ou encore Docs, Sheets et Slides en cliquant sur l’icône TASK dans le bandeau visible à droite de chaque application.

Vous pouvez créer des LISTES DE TÂCHES , dans lesquelles vous pouvez créer des tâches principales et secondaires, ajouter des détails et éventuellement une échéance en précisant la date et depuis peu, vous pouvez ajouter une heure précise sur une tâche.

NB: le fait de préciser la date et l’heure d’une tâche la fera apparaître dans votre agenda, si vous affichez l’agenda des tâches. N’oubliez pas de cocher cette case et de mettre une échéance, sinon vous ne verrez rien !

Pour terminer sur les tâches, il est possible de lier un email à une tâche afin de pouvoir retrouver facilement le mail lorsque vous aurez besoin d’exécuter la tâche.

Pour cela, depuis Gmail, sélectionnez le mail à ajouter à vos tâches.

Puis, cliquez sur les 3 points > Ajouter à Task.

De la même manière qu’une tâche classique, vous allez pouvoir la classer dans une liste, lui ajouter des détails et une échéance pour la retrouver dans votre agenda.

Vous aurez accès à l’email d’origine en un seul clic grâce au lien connexe, extrêmement redoutable !

Enfin, une dernière option vient d’être ajoutée à Google Task. Vous pouvez désormais répéter une tâche à intervalles réguliers, autrement dit, appliquer une récurrence à votre tâche. Génial non ?

Au moment d’ajouter une échéance, vous pouvez cliquer sur RÉPÉTER et accéder au panneau de réglage de la récurrence

Le seul inconvénient des tâches est qu’elles ne se reportent pas au lendemain de manière automatique comme les rappels quand ils ne sont pas cochés.

En résumé, vous pouvez créer des tâches (principales et secondaires) depuis toutes les applications de GSuite, que vous pouvez classer dans des listes et ajouter à votre agenda en ajoutant une échéance (date et heure).

Vous pouvez créer des tâches récurrentes, mais sans report au lendemain si vous ne les validez pas le jour J.

Les rappels :

Contrairement aux tâches, les rappels ne sont visibles et accessibles que dans Google Agenda (voire dans Keep également s’ils sont créés à l’origine dans cette application). Ils ont par conséquent obligatoirement une échéance (date et heure).

Vous ne pouvez pas ajouter de détails à votre rappel, ni le classer dans une liste, comme vous pouvez le faire avec des tâches.

En revanche, vous pouvez créer des rappels récurrents.

L’avantage fondamental des rappels (par rapport aux tâches), c’est qu’ils se reportent automatiquement au lendemain si vous ne les marquez pas comme terminés le jour prévu initialement (procrastination automatique).

Ils apparaissent également dans votre agenda en marge de l’agenda des tâches.

En résumé, les rappels sont étroitement liés à votre agenda, puisqu’ils ont obligatoirement une échéance.

Vous ne pouvez pas ajouter de rappels secondaires, ou de détails.

Il est tout à fait possible d’appliquer une récurrence à un rappel, et ces derniers seront automatiquement  reportés au lendemain si vous ne les marquez pas comme terminés.

Vous voyez que les nuances sont très fines entre les tâches et les rappels. A vous de choisir l’outil qui correspond le mieux à votre usage en évitant l’utilisation des 2 fonctionnalités.

Soit vous préférez faire des listes, ajouter des détails et des éléments secondaires, auquel cas, vous allez utiliser les tâches.

Soit vous préférez le fait d’un report automatique au lendemain et vous allez utiliser les rappels dans Google Agenda.

Une dernière chose sur les rappels.

Si vous utilisez GOOGLE KEEP, vous pouvez ajouter une échéance à vos notes.

Cela permet de retrouver vos notes KEEP dans Google Agenda au niveau des rappels.

Application mobile :

Vous pouvez installer Google task sur vos appareils mobiles, qui fonctionne très bien hors connexion.

Pour les rappels, pas besoin d’installer une autre application que Google Agenda.

En cliquant sur CRÉER , vous aurez le choix d’un nouvel événement ou d’un rappel.

A noter que sur l’application mobile Google Agenda, vous pouvez aussi ajouter des objectifs.

Pour les définir rapidement, il s’agit de rappels intelligents. En spécifiant, une fréquence, une récurrence et une quantité, c’est Google Agenda qui va positionner automatiquement vos rappels par rapport à vos événements déjà créés.

Pratique pour réserver du temps à vos activités sportives (courir pendant 20 min, 2 fois par semaine, le matin) , ou à vos séances d’apprentissage d’une langue. (30 min d’anglais , 3 fois par semaine , le soir) et bien plus encore …

Dites nous dans les commentaires de cet article, si vous utilisez plutôt les tâches ou les rappels et pourquoi vous avez une préférence entre les deux.

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Thierry

Thierry

Thierry VANOFFE, consultant, formateur, coach G Suite. Passionné et fasciné par Google, ce blog me permet de partager cette passion et distiller tutos, trucs, astuces, guides sur les outils Google. N'hésitez pas à me solliciter pour vos formations en ligne ou en présentiel.

1 comment

  1. Bonjour,

    Très bon article, très pédagogique.
    J’utilise les rappels, créés avec Keep la plupart du temps, par méconnaissance et lacunes de Task.
    Les derniers ajouts de fonctions (récurrence) vont permettre de l’utiliser davantage.

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