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Google Workspace : libérez la collaboration avec de nouvelles expériences

Il y a 16 ans, la firme de Mountain View a lancé Google Docs et Sheets et ont présenté au monde une nouvelle façon de travailler. Pour beaucoup, c’était la première fois qu’ils travaillaient ensemble dans le même […]

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Rédigé par Thierry Vanoffe - il y a 8 mois

Ce que vous allez découvrir

  • Présentation des résumés intégrés et du format sans page dans Docs
  • Accélérez les flux de travail avec des blocs de construction interactifs
  • Prenez rapidement des décisions basées sur les données
  • Libérez la collaboration axée sur les personnes

Google Workspace : libérez la collaboration avec de nouvelles expériences

Il y a 16 ans, la firme de Mountain View a lancé Google Docs et Sheets et ont présenté au monde une nouvelle façon de travailler. Pour beaucoup, c’était la première fois qu’ils travaillaient ensemble dans le même espace numérique, en temps réel, sans la charge ou le risque d’échanger des documents. Cette méthode de travail flexible est devenue une seconde nature pour des milliards d’utilisateurs de Google Workspace dans le monde. Depuis que la toile intelligente a été déployée l’année dernière, les clients ont adopté ce canevas flexible et intelligent pour la collaboration. En fait, l’utilisation du canevas intelligent dépasse désormais l’utilisation des commentaires dans Docs : plus de six millions de listes de contrôle et six millions de puces intelligentes sont ajoutées aux documents chaque semaine dans le cadre de l’expérience du canevas intelligent. 

Présentation des résumés intégrés et du format sans page dans Docs

Rester au courant de la grande quantité d’informations qui circulent sur nos bureaux et nos téléphones peut être un défi. Pour les documents, il est difficile de savoir lesquels valent la peine d’être lus plus en profondeur ou comment saisir rapidement les faits saillants sans les lire complètement. C’est pourquoi le géant de la technologie introduit dans Docs des résumés générés automatiquement qui fournissent un bref aperçu des principaux points d’un document, afin que vous puissiez analyser rapidement les informations importantes et prioriser les points sur lesquels vous concentrer. L’intelligence intégrée vous proposera un résumé, mais vous pouvez également modifier un résumé manuellement. Les résumés dans Docs sont lancés aujourd’hui et seront généralement disponibles.

Ces nouvelles méthodes de travail exigent des outils qui suppriment les limites des expériences conçues pour une ère de travail individuel sur les ordinateurs de bureau. Par exemple, les sauts de page et les marges des formats d’éditeur de documents traditionnels, conçus pour faciliter l’impression de documents physiques, peuvent compliquer la collaboration sur des éléments de contenu qui s’étendent sur une page. Pour résoudre ce problème, le format sans page dans Docs est lancé, qui vous permet de supprimer les limites d’une page pour créer une surface qui s’étend à l’appareil ou à l’écran que vous utilisez. Avec autant d’employés passant au travail hybride, avec moins de besoin d’imprimer, le format sans page permet aux équipes de collaborer plus facilement sur des documents avec de larges tableaux, de grandes images ou des commentaires détaillés. Et si vous souhaitez imprimer ou convertir au format PDF, vous pourrez facilement revenir à une vue paginée. Le format sans page dans Docs est déployé aujourd’hui et sera généralement disponible.

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Supprimer les contraintes des limites de page avec le format sans page dans Docs

Et parce que Google Workspace a été conçu pour qu’il fonctionne sur une base cloud à la pointe de l’industrie, la collaboration dans Google Workspace fournit un accès chiffré et sécurisé aux fichiers, ce qui contribue à la sécurité des utilisateurs et à la confidentialité de leurs informations.

Accélérez les flux de travail avec des blocs de construction interactifs

Avec le canevas intelligent, Google a introduit des blocs de construction interactifs, tels que des puces intelligentes, des modèles et des listes de contrôle, qui ouvrent de nouvelles capacités de collaboration puissantes. Par exemple, il est souvent utile de voir des informations supplémentaires riches et contextuelles dans un document, telles que l’emplacement, le titre et les informations sur l’équipe d’une personne, au lieu de simplement son nom. Mais, traditionnellement, trouver ces informations supplémentaires a nécessité plusieurs étapes et un changement de contexte, comme quitter le document pour rechercher la personne dans un outil d’annuaire. Avec le canevas intelligent, l’extraction d’informations riches a été simplifié, directement dans votre document en utilisant des @-mentions pour insérer des puces intelligentes pour les personnes, les fichiers et les réunions. Le menu « @ » a été élargi, ce qui facilite l’insertion d’éléments supplémentaires tels que des images, des tableaux et des modèles. Cette capacité a un scénario courant au travail : collaborer avec d’autres sur un e-mail qui sera envoyé à grande échelle. Le processus actuel est maladroit, les collaborateurs créant l’e-mail dans un éditeur de documents, puis le transférant manuellement vers l’e-mail. C’est pourquoi la collaboration sur un brouillon d’e-mail dans Docs a été simplifié, grâce au nouveau modèle de brouillon d’e-mail. Lorsque vous êtes prêt à envoyer, cliquez simplement sur un bouton pour exporter le contenu dans un brouillon d’e-mail dans Gmail, avec tous les champs pertinents remplis automatiquement. Les modèles de brouillon d’e-mail seront déployés dans les semaines à venir. 

De même, Google a récemment lancé un modèle de notes de réunion qui importe automatiquement toutes les informations pertinentes d’une invitation à une réunion de calendrier, y compris les puces intelligentes pour les participants et les fichiers joints, éliminant ainsi les étapes manuelles traditionnellement requises.

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Importez facilement les informations d’invitation aux réunions du calendrier avec le modèle de notes de réunion dans Docs.

Des puces intelligentes supplémentaires ont également été lancées, ou des objets cliquables qui extraient les informations pertinentes directement dans le canevas de collaboration, vous aidant à réduire le changement de contexte et à créer des documents plus riches. Avec la nouvelle puce intelligente Maps, vous pouvez facilement prévisualiser un lien Google Maps directement dans Docs. Lorsque vous cliquez sur la puce intelligente, vous verrez une vignette contenant des informations utiles, comme une image de l’emplacement dans Maps et l’adresse, ou cliquez sur la vignette pour ouvrir un aperçu dans le panneau latéral Docs. Pareil pour les puces de contact dans Sheets, pour vous aider à afficher rapidement des informations utiles telles que l’emplacement, le titre du poste et les coordonnées d’une personne.

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Prévisualisez les liens Google Maps directement dans Docs avec des cartes intelligentes.

Prenez rapidement des décisions basées sur les données

Alors que les entreprises cherchent à évoluer plus rapidement, il est de plus en plus important que tous les employés, et pas seulement les analystes de données, puissent prendre rapidement et facilement des décisions fondées sur des données. Cependant, il n’est pas toujours facile de savoir quoi analyser ou de produire rapidement des résultats sans erreur. C’est pourquoi Sheets continue à être doté d’intelligence, ce qui permet à chacun d’obtenir plus facilement et plus rapidement des informations à partir des données. L’année dernière, les suggestions de formules ont été déployées, qui recommandent intelligemment les formules et les fonctions à utiliser en fonction des données que vous analysez, et maintenant, plus de 3 millions de suggestions de formules sont acceptées chaque semaine. Et bientôt, la correction des formules fournira des suggestions intelligentes pour vous aider à résoudre les problèmes de formules, à détecter les erreurs et à fournir plus rapidement des informations à partir de vos données. Les corrections de formules seront lancées en disponibilité générale dans les semaines à venir.

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Accélérez l’analyse et réduisez les erreurs grâce aux corrections de formules dans Sheets.

Libérez la collaboration axée sur les personnes

Soutenir de nouvelles méthodes de travail est devenu un mandat pour les organisations de toutes les régions et de tous les secteurs, que ce soit pour les employés distants, hybrides, au bureau ou de première ligne. Ils cherchent à adopter des technologies qui réduisent la friction des personnes qui basculent entre d’innombrables outils et onglets pour rendre la collaboration possible. Avec Smart Canvas, les utilisateurs auront toujours la possibilité de rester plus facilement connectés là où ils travaillent déjà ensemble et d’enrichir leur collaboration avec l’IA leader du secteur de Google. 

Et Google poursuit sa vision qui a commencé lorsque il a lancé Docs et Sheets il y a 16 ans : aller au-delà des documents en ligne vers des expériences collaboratives inspirées par le Web.

Commencez à transformer la collaboration dans votre organisation avec Smart Canvas. Inscrivez-vous dès aujourd’hui pour un essai gratuit de Google Workspace.

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Rédacteur

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Thierry Vanoffe

Thierry VANOFFE, consultant, formateur, coach Google Workspace CEO de Numericoach, leader de la formation Google Workspace en France. Passionné par Google, ce blog me permet de partager cette passion et distiller tutos, trucs, astuces, guides sur les outils Google. N'hésitez pas à me solliciter pour vos projets de formation.

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