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Google Workspace VS Office 365

Choisir une suite logicielle de productivité pour une entreprise n’est plus un choix aussi simple qu’auparavant. Microsoft Office, autrefois la seule option, est aujourd’hui en concurrence avec plusieurs alternatives, dont la plus importante étant Google […]

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Rédigé par Thierry Vanoffe - il y a 4 ans et modifié le 31/03/2021 à 07:00

Ce que vous allez découvrir

  • Collaboration
  • Communication
  • Satisfaction à l'égard des services informatiques
  • Mobilité
  • Accès à l'information
  • Culture
  • La ligne de fond

Google Workspace VS Office 365

Choisir une suite logicielle de productivité pour une entreprise n’est plus un choix aussi simple qu’auparavant. Microsoft Office, autrefois la seule option, est aujourd’hui en concurrence avec plusieurs alternatives, dont la plus importante étant Google Workspace.

Microsoft et Google affirment chacun de leur côté que leur produit peut améliorer la façon dont une entreprise est gérée. Quadrant Strategies a examiné et comparé les effets de ces deux logiciels sur les entreprises qui les utilisent – et non pas en alignant les fonctionnalités des deux suites – en écoutant ce que disent les utilisateurs dans les entreprises qui utilisent ces logiciels, et en faisant des comparaisons entre les deux.

Pour être certain d’obtenir une comparaison pertinente, Quadrant Strategies a soigneusement équilibré les deux groupes de répondants : ceux qui utilisent uniquement Microsoft Office 365 et ceux qui utilisent Google Workspace. L’objectif était de s’assurer que les groupes avaient le même profil pour toutes les caractéristiques susceptibles d’influencer les résultats (même taille d’entreprise, même secteur vertical).

Collaboration

« Cracking the Code on Collaboration« , l’article de fond de l’édition de décembre 2019 de la Harvard Business Review, met en lumière les problèmes liés au retour d’information, à la délégation et à l’ouverture en tant qu’obstacles constants à une collaboration fructueuse dans les entreprises d’aujourd’hui. Pour améliorer la collaboration, il est important de progresser également sur ces défis subsidiaires. L’étude a révélé que si les deux suites ont un impact positif dans le domaine de la collaboration, Google Workspace a toujours eu un impact plus important, parfois avec une marge considérable. L’impact cumulé de ces avantages de Google Workspace est une culture d’entreprise et un style de travail dans lesquels les collaborateurs se sentent à l’aise.

 
Révision et modification84 %69 %
Collaboration en temps réel92 %78 %
Collaboration sur un même document95 %84 %

Le feedback est plus facile avec Google Workspace

Il est facile de demander aux membres de son équipe de donner leur avis sur les documents :

Communication

Les données du Bureau du recensement des États-Unis montrent que le travail à distance a explosé au cours des dix dernières années. Ces dix dernières années, le nombre de personnes non indépendantes qui travaillent à domicile au moins à mi-temps a augmenté de 91 %.  

Le retour d’information et les documents doivent circuler rapidement et facilement entre les collègues. Les réunions doivent relier les membres de l’équipe de manière transparente.

Une grande partie de la charge de la communication dans l’espace de travail numérique d’aujourd’hui incombe à la suite de productivité. Dans ce domaine essentiel de la productivité de l’entreprise, Google Workspace a largement dépassé Office 365. Pour les utilisateurs de Google Workspace, la communication était plus fluide, il était plus facile de garder les gens sur la même longueur d’onde ; et même la nature de leurs communications était plus riche.

Les membres de mon équipe pensent que les plateformes de communication que nous utilisons facilitent les conversations significatives.48 %38 %
Les membres de mon équipe savent quelle application ou plateforme sera le meilleur moyen de joindre quelqu’un à un moment donné.48 %36 %
S’il y a une communication entre les membres de l’équipe à laquelle mon équipe doit faire référence, il est facile de le faire.43 %29 %

L’utilisation de la visioconférence au bureau

 
Utilisation55 %43 %
Participation51 %32 %

Satisfaction à l’égard des services informatiques

Lorsqu’il s’agit de choisir une suite de productivité, ce ne sont pas seulement les utilisateurs finaux qui comptent. Les services informatiques comptent aussi beaucoup. Les résultats de cette étude montrent qu’il est plus facile de transférer les utilisateurs vers Google Workspace que vers Office 365.

À l’aise avec les logiciels77 % 66 %
Performance du département informatique44 %30 %

Mobilité

Selon un rapport de l’Intelligence Unit de The Economist, les employés qui utilisent la technologie mobile sont généralement plus productifs, créatifs, satisfaits et loyaux. L’étude de 2016 conclut que la « possibilité de travailler n’importe où et n’importe quand » a un fort impact sur la productivité et la satisfaction au travail.

Les données montrent que Google Workspace offre une expérience de travail mobile plus transparente et plus robuste qu’Office 365. Les utilisateurs de Google Workspace sont des travailleurs mobiles plus fréquents et accomplissent également plus de tâches via le mobile que leurs homologues d’Office 365. 

76 % des utilisateurs de Google Workspace travaillent souvent sur mobile, contre 61 % des utilisateurs d’Office 365. Cet impact s’étend à toute une série de tâches :

Tâches sur mobilesΔ
Modifier des feuilles de calcul ou des documents 54 %32 %+ 22 %
Modifier des documents 47 %28 %+ 19 %
Modifier des feuilles de calcul35 %19 %+ 16 %
Examiner les documents59 %43 %+ 16 %
Examiner des feuilles de calcul45 %27 %+ 18 %
Faire un feedback à un autre employé47 %31 %+ 16 %
Programme des réunions51 %38 %+ 13 %
Participer à des réunions39 %29 %+ 10 %
Répondre aux mails76 %73 %+ 3 %
Checker les mails80 %79 %+ 1 %

Accès à l’information

Avec la quantité monumentale d’informations dans les entreprises d’aujourd’hui, le stockage fragmenté des informations et les obstacles involontaires à l’accès à l’information, les silos semblent inévitables et problématiques. Les informations essentielles restent souvent entre les mains d’une seule personne ou d’une seule équipe et ne parviennent jamais aux personnes qui en ont vraiment besoin. Mais l’enquête a révélé que Google Workspace, plus efficacement qu’Office 365, permet de briser ou de traverser les silos qui entravent l’efficacité. 

45 % des utilisateurs de Google Workspace affirment que les silos sont un problème dans leur entreprise.58 % des utilisateurs d’Office 365 déclarent que les silos sont un problème dans leur entreprise.
85 % des utilisateurs de Google Workspace affirment que celui-ci aide à éliminer les cloisonnements qui nuisent à l’efficacité.74 % des utilisateurs d’Office 365 disent que ce dernier aide à éliminer les silos qui entravent l’efficacité.

Parmi les personnes qui ont adopté Google Workspace ou Office 365, 78 % déclarent qu’il est plus facile de trouver des informations depuis qu’elles l’ont adopté. 66 % de ceux qui ont adopté Office 365 disent qu’il est plus facile de trouver des informations. 

Culture

Comme l’a souligné la Harvard Business Review dans son article de février 2018 intitulé « The Culture Factor« , la culture est l’un des principaux leviers pour atteindre le succès organisationnel. La technologie est aussi un levier essentiel de la culture organisationnelle. Bien qu’il soit peu probable que les logiciels changent la culture d’entreprise par eux-mêmes, les personnes travaillant dans des entreprises utilisant Google Workspace ont attribué à leur lieu de travail une note plus élevée que les personnes travaillant dans des entreprises utilisant Office 365.

60 %Tout à fait d’accord pour dire que leurs équipes travaillent très bien ensemble49 %
59 %Sont tout à fait d’accord pour dire qu’ils prévoient de rester à long terme dans leur entreprise51 %
56 %Sont très satisfaits de leur travail44 %
53 %Sont tout à fait d’accord pour dire que leurs équipes apprécient leur entreprise43 %
50 %Sont tout à fait d’accord pour dire qu’ils ont hâte de venir travailler le matin38 %

La ligne de fond

En fin de compte, Google Workspace l’emporte sur Office 365 sur l’ensemble des facteurs critiques auxquels les entreprises sont sensibles. Mais qu’en est-il des deux indicateurs clés auxquels toutes les entreprises accordent le plus d’importance aujourd’hui : l’innovation et la productivité ? Si Google Workspace a vraiment l’impact qu’indiquent toutes les autres mesures évoquées ci-dessus, il devrait également l’emporter sur ces deux mesures fondamentales.

InnovationProductivité
Total75 %55 %39 %24 %
Grandes entreprises76 %44 %46 %25 %
Petites entreprises74 %63 %35 %23 %

Résultats pour les utilisateurs âgés de 55 ans et plus

Dans la plupart des entreprises, les cadres supérieurs sont généralement plus âgés, et ils peuvent souvent agir comme un frein sur le progrès technologique. Il est essentiel de comprendre comment cette population plus âgée réagira aux différentes suites de productivité.

Parmi les utilisateurs âgés de 55 ans et plus…

  • 63 % sont tout à fait d’accord pour dire que leur équipe peut obtenir et suivre les commentaires sur leur travail, contre seulement 26 % des utilisateurs d’Office 365 de 55 ans et plus.
  • 69 % sont tout à fait d’accord pour dire que leur équipe peut toujours accéder à la version la plus récente d’un document, contre seulement 35 % des utilisateurs d’Office 365 de 55 ans et plus.
  • 59 % sont tout à fait d’accord pour dire que leur équipe a facilement accès aux informations dont elle a besoin pour prendre une décision. Seulement 35 % des utilisateurs d’Office 365 âgés de 55 ans et plus sont du même avis. 

Résultats pour les grandes entreprises

Les solutions logicielles dans les grandes entreprises présentent souvent des défis particuliers en raison d’environnements culturels, organisationnels et informatiques plus complexes. Google Workspace et Office 365 ont obtenu des résultats très différents parmi les utilisateurs des plus grandes entreprises.

Parmi les utilisateurs des grandes entreprises…

  • 68 % des utilisateurs de Google Workspace déclarent qu’ils aiment davantage travailler depuis qu’ils ont adopté Google Workspace. Seuls 30 % de leurs homologues d’Office 365 en disent autant.
  • 76 % des utilisateurs de Google Workspace déclarent que leur entreprise est devenue plus innovante depuis qu’ils ont adopté Google Workspace. Seuls 44 % de leurs homologues d’Office 365 sont de cet avis.
  • 41 % des utilisateurs de Google Workspace déclarent que celui-ci a eu un impact positif significatif sur leur façon de travailler. Seuls 18 % de leurs homologues d’Office 365 sont de cet avis.

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Thierry Vanoffe

Thierry VANOFFE, consultant, formateur, coach Google Workspace CEO de Numericoach, leader de la formation Google Workspace en France. Passionné par Google, ce blog me permet de partager cette passion et distiller tutos, trucs, astuces, guides sur les outils Google. N'hésitez pas à me solliciter pour vos projets de formation.

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Stéphan LANDRE

L’article est intéressant mais les sources commencent à être un peu « datées » (2018 et 2019).
En effet les produits ont évolué (en particulier la suite de Microsoft) et l’usage qui en est fait (en particulier depuis la crise COVID et la généralisation du travail à distance) ont me semble-t-il rebattu un peu les cartes depuis 1 an. Mais les questions posées sont tout à fait judicieuses
Bien à toi Thierry
Stéphan

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