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Laissez Google Agenda vous suggérer intelligemment des salles pour vos réunions

Ecrit par Thierry

Plus tôt cette année, Google a annoncé une nouvelle fonctionnalité dans Google Agenda qui, en utilisant Google AI, peut automatiquement proposer des salles pour vos réunions en fonction de l’emplacement des invités. Google lance maintenant cette fonctionnalité avec de nouveaux moyens plus simples.

Attribuer des emplacements de travail principaux
En tant qu’administrateur, vous pouvez ajouter des informations sur l’emplacement de travail principal pour tous les utilisateurs. Les principaux lieux de travail sont l’emplacement du bureau ou de l’immeuble où l’utilisateur passe le plus clair de son temps. Pour les utilisateurs ne disposant pas d’un bureau principal, le lieu de travail peut être défini sur «Travailler à distance». Si vous connaissez les emplacements de travail de tous vos utilisateurs, vous pouvez mettre à jour ces informations via GCDS ou l’API Annuaire.

Si vous ne disposez pas de l’emplacement des utilisateurs, vous pouvez laisser les employés définir leur propre emplacement. Allez simplement dans la console d’administration et cliquez sur Applications> G Suite> Paramètres pour l’annuaire> Modification du profil et sélectionnez « Emplacement de travail ».

Avec ce paramètre activé:

  • Le calendrier essayera d’inférer les emplacements des utilisateurs . En fonction de l’activité de réservation de salle précédente, Google Calendar peut déduire le bâtiment et le lieu de l’utilisateur et le définir automatiquement. Il peut également détecter les changements dans le comportement de réservation des salles de réunions et déduire lorsque le lieu de travail a changé (c’est-à-dire que le bureau a déménagé) et suggérer à l’utilisateur de mettre à jour son emplacement.
  • Vos utilisateurs peuvent eux-mêmes mettre à jour leurs emplacements de travail principaux. Les utilisateurs peuvent définir et mettre à jour leur propre emplacement dans les paramètres du calendrier.

Veuillez noter que vous devez avoir déjà saisi les informations sur le bâtiment et l’étage de votre domaine pour saisir les emplacements de travail principaux des utilisateurs.

Suggestions automatiques de salle.
Les suggestions automatiques de salle peuvent aider les organisateurs de réunions à réserver des salles pour tous les invités, n’importe où, éliminant les frictions et créant une tranquillité d’esprit lors de la planification des réunions. Une fois que les emplacements des utilisateurs ont été ajoutés, ces utilisateurs commenceront immédiatement à voir les suggestions de salles.

Ce lancement inclut un nouvel onglet amélioré de résa de sallles et de ressources qui suggère intelligemment la meilleure salle disponible pour chaque participant. Cette suggestion est basée sur l’emplacement du bâtiment et de l’étage du participant, l’historique des réservations antérieures, les besoins en équipement audio / vidéo et les besoins en capacité de la salle.

Dans cet onglet, les utilisateurs verront les critères pris en compte pour suggérer une pièce. Ils peuvent adapter ce critère à leurs besoins.

Pour déverrouiller cette fonctionnalité, les administrateurs doivent ajouter des informations détaillées sur les salles de réunion dans le calendrier et les utilisateurs doivent disposer d’un emplacement de travail défini.

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A propos de l'auteur

Thierry

Thierry VANOFFE, consultant, formateur, coach G Suite.
Passionné et fasciné par Google, ce blog me permet de partager cette passion et distiller tutos, trucs, astuces, guides sur les outils Google.
N'hésitez pas à me solliciter pour vos formations en ligne ou en présentiel.

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